クラウドサービスは近年急速に普及し、生活に欠かせないツールになりつつあります。
取引先がクラウドを導入したことをきっかけに、自社でも導入を検討しているという方も多いのではないでしょうか。
しかし、大きくクラウドサービスといっても具体的にどのようなことができるのかわからないという方のために、業務で活用できる便利な機能をご紹介いたします。
業務効率化を図るクラウドの活用方法
業務を行う上で活用すると効率アップに繋がるクラウドサービスのツールをご紹介いたします。
カレンダーの共有
オンラインのカレンダーツールは、予定を入れると他の端末と同期することができ、社内でスケジュールの共有が可能になります。カレンダー単体のものもありますが、タスク管理のクラウドサービスに付属していることも多く、業務内容と日付をリンクさせるのが容易なため、チームでプロジェクトの締め切りなどを設定するのに有効活用できます。
ストレージでファイルの共有
クラウドのストレージサービスを活用して、社内でファイルを共有することができます。
電子メールの場合、フォーマットにファイルを添付して送信すると、容量やサイズの制限があり圧縮する手間がかかったり、文字化けを起してしまったりする可能性があります。また、Webページからアップロードするという場合でもダウンロードに期限が付いていることが多く保存することができないという心配もあります。
クラウドを活用すれば、ハードディスク同様データをアップロードする手間が少ない上に送信する必要もないため、すぐに共有することが可能です。
メモ
クラウドのメモツールは多種多様で、テキストメモを残すシンプルなものから音声や写真を付けることができるもの、リスト化できるものなどがあります。カレンダーツールに似ていますが、リマインダー機能がついていて、予定を書き込む仕様になっているものもあり上手く使い分けるとよりスムーズに業務が進みます。
書類を作成できるクラウドサービス
書類の作成に活用できるクラウドサービスもあります。書類の種類ごとにご紹介いたします。
電子契約書
電子契約書はクラウドサービスを活用して、契約から管理までを行うことができます。
契約書や申込書をPDFで扱い、押印をして相手に送信します。すべてインターネットを経由して行うため、人件費や郵送料などのコストを削減することができ非常に効率的であるといえます。契約が締結された請求書はクラウド上で一元管理が可能です。
請求書
クラウド請求書は取引先の情報や金額を設定するだけで、簡単に請求書を作成することができるサービスです。インターネット環境が整っていれば出先でもPCやスマートフォンから作成することができます。また、クラウドを活用することによってオンライン上に取引先情報や金額の履歴が残るため、わざわざリストを作る必要がありません。
見積書
見積書の作成もクラウドサービスを活用して行うことができます。帳票や見積書が送付されているかの状況確認や、取引先の登録、一括メール送信など様々な機能が搭載されているソフトウェアもあります。社内共有ができますが、閲覧できる権限が設定できるため安全性にも優れています。
その他の活用方法
その他にどのような活用方法があるのかご紹介いたします。
写真の管理
業務上、写真を扱うという企業もあるのではないでしょうか。簡単な写真の管理や編集もクラウド上で行うことができます。写真をアップロードするだけで見やすく一覧で表示され、無制限にアップロードすることができるサービスもあります。PCの容量を圧迫することなく社内で共有できるため非常に便利なツールです。
チャットツール
クラウドを社内のコミュニケーションツールとして活用することもできます。
ビジネスチャットは、SNSのように手軽に連絡を取ることができ、タスク管理やファイルの添付など業務をサポートしてくれる機能を持っています。
社内PCだけでなくスマートフォンとも連携されているものが多く、どこでも連絡ができます。グループチャットの機能もあるため会議や打ち合わせをする時間を削減することも可能です。
オンライン会議
新型コロナウイルスなどの影響により、テレワークを導入したという企業が増えています。その際に活躍するのが対面する必要なく会議が行えるオンライン会議ツールです。
利用できるサービス内容はシステムによって様々ですが、画面が分割され複数人で同時に会話ができるというのが特徴です。また、ファイルの共有やホワイトボード機能など会議に不可欠な要素を持ち合わせているサービスもあります。ソフトウェアによってメリットは様々なので、企業に合ったものを選びましょう。
まとめ
クラウドサービスを活用する際に便利なツールをいくつかご紹介しましたが、共通するメリットは「共有する際に手間が省け、業務が効率よく進むこと」です。
最適なソフトウェアは取り扱う業務内容によって異なる場合があるため、よく考えてから選ぶことをおすすめします。
