電子契約はクラウドとオンプレミスのどちらを選ぶべき?

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電子契約はクラウドとオンプレミスのどちらを選ぶべき?

電子契約を結び、電子契約書を管理するにあたり、クラウドとオンプレミスのどちらを利用すればいいのか悩むことはありませんか?

オンプレミスとクラウドの詳しい違いについて知りたいという方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、クラウドとオンプレミスの違いや、電子契約にはどちらを利用すればいいのかについて解説いたします。

 

オンプレミスとは?

オンプレミスは、自社内の設備によって運用される社内情報システムのことを指します。

クラウドなどの外部のサーバーを使用するサービスが登場するようになり、区別化を図るべく、オンプレミスという名前が定着しました。

 

オンプレミスの仕組み

オンプレミスはサーバーシステムを自社内に設置し、社内で管理・運用をする仕組みで、「自社保有」や「自社運用」などと呼ばれることもあります。

オンプレミスは情報システムへの投資が既に完了していて、利用者が限定されていたり非公開であったりするサービスが想定されます。メールサーバーや機密情報を扱うサーバーなどが主な使用例です。

 

オンプレミスのメリット

オンプレミスのメリットとしてカスタマイズの自由度が高いことが挙げられます。

自社による管理・運用を行うため、使い勝手が良いようにシステムをカスタマイズすることができます。ハードウェアからソフトウェアまで全てを自社で保有できるため、ビジネスに最適化したシステムを構築することが可能です。知識のある従業員がいる場合は大きなメリットであるといえます。

 

オンプレミスのデメリット

オンプレミスのデメリットとして、コストがかかる点が挙げられます。

導入にあたって一からシステムを構築せねばならず、初期費用と時間が必要になってしまいます。また、新たな機能やセキュリティ対策などを組み込む際にも自社にて全てのシステム構築を行わなければならず、日々の運用コストが大きくなってしまう可能性があります。

 

クラウドとは?

クラウドとは、インターネット回線を介してブラウザにてサーバー機能を利用できるサービスのことです。オンプレミスとの大きな違いとしては、自社でサーバーを保有しないことが挙げられます。

 

クラウドの仕組み

クラウドは、サーバーの中に仮想的なサーバーを複数作成することができます。この仮想サーバーの中でCPUやメモリが作成されるため、他者からの影響を受けずに情報を共有することができます。オンプレミスとの違いは、先述したように自社でサーバーを保有しないことのほかに、インターネットを介して外部のサーバーを利用する点です。

 

クラウドのメリット

クラウドのメリットとして、初期費用があまりかからない点が挙げられます。

クラウドは自社でシステムを構築したり運用・管理をしたりする必要がないため、コストを抑えることが可能であり、なおかつ利用開始までの時間もかかりません。また、オンプレミスほどの自由度はありませんが、ユーザーが使いやすいように独自にカスタマイズしたり、ソフトウェアサービスなどと連携させたりすることも可能です。また、クラウドはサーバーを利用した分だけ料金が発生するシステムです。サービスのスペックの変更に関しても柔軟に対応することが可能です。

 

クラウドのデメリット

クラウドのデメリットとして、ハードウェアを直接自社で管理できないということが挙げられます。利用したい機能がクラウドサービスでは利用できない可能性があったり、自社のビジネス形態に必要な要件を満たせなかったりする可能性があります。また、料金形態がサービスを使った分だけ課金されるシステムのため、長期的な運用を考えた際に、結果的にコストが割高になってしまう可能性がある点にも注意が必要です。

 

電子契約にはどっちを使う?

 

オンプレミス型の特徴

オンプレミス型の電子契約サービスは、自社に設置したサーバーに直接サービスのソフトウェアをダウンロードし、社内設備にて電子契約書を管理します。初期費用やメンテナンス費用が必要になりますが、外部へ情報が漏洩するリスクを減らすことが可能になります。

また、システムのカスタマイズがしやすい特徴も持ち合わせています。既にサーバーを保有しており、セキュリティ面に万全を期して利用したい場合は、オンプレミス型を選ぶと良いでしょう。

 

クラウド型の特徴

クラウド型の電子契約サービスは、システムを提供している企業が保有するサーバーを利用します。インターネット環境さえ整っていれば、導入コストを抑えることが可能であり、サーバーの運用・管理が不要です。初期費用を抑えて手軽に電子契約サービスを利用したい場合は、クラウド型の電子契約サービスを選ぶと良いでしょう。

 

まとめ

電子契約サービスにはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ特徴やメリット・デメリットが異なります。自社のビジネスに最適なサービスを選ぶことで、業務をより効率化させることが可能になります。

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