紙媒体の契約書に押印することは、文書の正しさを担保するために必要です。しかし、電子契約書の場合、電子署名が施されていることで契約書としての正しさが担保されているため、印鑑を押したり使用したりする必要性がないようにも思えます。

そこで本記事では、電子契約で印鑑が不要になる理由や、契約書における電子印鑑について、詳しく説明します。

電子契約で印鑑が不要になる理由

紙媒体の契約書では、署名に加えて押印が必須となります。しかし、電子契約においては、電子媒体上で書類が完成するため、そもそも押印をする必要がないのです。契約によっては、電子媒体の文書作成であっても印影を施す場合もありますが、必ずしも必要なものではありません。

ここからは、電子契約で印鑑が不要になる理由について説明します。

暗号技術で文書の真正性を証明している

電子契約で印鑑が不要になる理由は、暗号技術で文書の真正性を証明しているからです。

具体的に用いられている証明方法は、以下の2つです。

1.電子署名で証明する方法

2.タイムスタンプで証明する方法

ここからは、電子契約書における文書の真正性を証明する方法について、詳しく説明します。

■電子署名で証明する方法

電子媒体で契約を締結する際、信頼性のある認証局に電子証明書を発行してもらうことで、作成者の同一性や、署名者の意思が確認できるようになります。

具体的には、電子文書のハッシュ値を署名者本人が持つ秘密鍵で暗号化し、暗号を受け取った人が、渡された公開鍵で複合したハッシュ値と電子文書のハッシュ値が一致するかを検証することで証明できるのです。

■タイムスタンプで証明する方法

電子署名に加えて、タイムスタンプを使用することで、文書を作成した日時が証明できるようになるため、契約締結後の改ざんを防止することができます。

認証局によって偽造防止の仕組みは異なりますが、信頼性のある認証局が文書の真正性を証明してくれるため、契約書として十分成立するのです。

電子署名に疑似印鑑が使用される意味

電子署名やタイムスタンプのように、客観的に文書の真正性を証明する方法があるにも関わらず、擬似印鑑を使用する会社が多いのが現状です。

必ずしも印影が施される必要はないのですが、擬似印鑑があることで、契約が成立した文書なのかを分かりやすくしたり、契約書としての体裁が整っているように見えたりするというユーザーのニーズから、擬似印鑑の使用を選択する人が多くなっています。

契約書における電子印鑑とは

契約書によっては、電子印鑑を使用して契約が成立したことを証明するケースもあります。

あまり馴染みのない電子印鑑ですが、電子印鑑の特徴や使用方法を理解しておくことで、事業の方針に合った契約書の作成方法が選択できるようになるのです。

ここからは、契約書における電子印鑑について詳しく説明します。

作成者やタイムスタンプが付与された印鑑

電子印鑑は、印影だけでなく文書の作成者やタイムスタンプといった情報が付与されているものです。

そのため、契約書としての体裁を維持しながらも文書の真正性が証明できるため、社内文書だけでなく、取引先との契約手続きにも使用できるというメリットがあります。

ペーパーレスの推進や業務の効率化が求められているこれからの時代には、電子印鑑の利用者が増えることが予想できます。

注意点を理解して使用することが大切

導入すれば便利な電子印鑑ですが、注意点を理解した上で使用しなければ、思わぬトラブルが発生してしまう可能性があるため気をつけておく必要があります。

電子印鑑を導入するためには、電子印鑑に対応したソフトを取り入れなければなりません。そのため、導入コストや社内システムの整備にある程度の時間や費用がかかってしまうことを知っておきましょう。

また、契約相手が法人の場合や、複数の取引先を抱えている場合、相手が電子印鑑について理解を示してくれるかどうかが重要です。せっかく電子印鑑を導入したにも関わらず、相手が契約書として認めてくれなければ、電子印鑑のメリットを活かせなくなってしまいます。

電子印鑑の種類と作り方

電子印鑑を導入するソフトには、無料のものから有料のものまで、幅広いラインナップがあります。

フリーソフトでも印影の形や日時の入力、表示方法のアレンジができるものもあります。しかし、セキュリティ面での安全性が担保されていない場合があるため、社内文書だけでなく社外でも電子印鑑を使いたいという人は、有料の電子印鑑を作成した方が良いでしょう。

電子印鑑の仕組みを理解して契約書を作成しよう

本記事では、電子契約書に疑似印影が使用される理由や、電子印鑑の概要について説明しました。

電子印鑑の使用用途や、求めるセキュリティシステムの強さによって、選ぶべき電子印鑑が異なってきます。ここで説明した内容を参考にして、あなたの事業にあった文書を作成できるようになってくださいね。