紙の契約書から電子契約書へ移行する際、紙の契約書そのままの文言が使用できないケースが出てきます。この2種類の契約書の違いに沿って、文言を変更しなければなりません。では、電子契約書ではどの部分を変更すればいいのか、今回は文言の変更ポイントについて解説します。

電子契約書と紙の契約書の文言の違いは？

契約書では、同じような文言や言い回しが使用されることも多いのではないでしょうか。ところが、紙の契約書から電子契約書に変更する場合、紙の契約書で使用していた従来の文言がそぐわないことがあります。そのため、電子契約書の導入時には、契約書の文言を見直す必要が出てきます。

法律上の「書面」とは紙を意味する

契約書では、「書面」という単語を使うことが多いものです。民法や下請法などの法律において「書面」という文言が出てきますが、これは紙の書類を意味します。つまり、書面という単語は紙の契約書を前提とした文言です。紙を使用しない電子契約書には書面は存在しないため、契約書の文言で使用すると矛盾が生じます。

このことから、電子契約書には紙の契約書と同じ文言は使わず、紙の契約書を示す表現を変更する必要が出てきます。

有効な電子契約書には一定の要件を満たす必要がある

上記で示したとおり有効な電子契約書を作成するには、従来の契約書にあった「書面」という部分は、電子契約書に適した言い回しに置き換えなければなりません。

そこで注意したいのが、単に単語を置き換えればいいというわけではない点です。電子契約書を有効にするためには、電子署名法などに基づいた要件を満たさなければなりません。この一定の要件を満たした上で、文言を置き換えましょう。

電子契約書の文言は運用前に修正しておく

電子契約書では、紙の契約書そのままの文言が使用できません。電子契約書を導入する際は、運用する前にあらかじめ「書面」と表記されている部分を確認し、修正しておくことが大事です。

電子契約書で変更するべきポイント

電子契約書の文言は、実際にどの部分を変更するべきでしょうか。電子契約書の取り扱い方に応じて変更をおこなうほか、以下に挙げる書式や押印の位置なども、導入前に確認しておきたいところです。

「書面」の文言を電子契約書の取り扱いに応じて変更

電子契約書では、まず紙の契約書特有の文言を変更します。たとえば、「書面で交付」または「書面で保存」などの表現があった場合は、すべて紙を想定している文言であるため、電子契約書では変更しなければなりません。

また、契約書では2通作成し押印の上で契約を交わした双方で1通ずつ保存するという文言が含まれることもあるでしょう。このような文言も、電子契約書での取り扱いに合わせて変更します。

書式の変更

文言を変更すると同時に、電子契約書を導入する際は契約書の書式も変更しておきましょう。

多くの紙の契約書では、押印を文末に設定していることが多いものです。これを、電子契約書への移行時に契約書の文頭に移すのがおすすめの方法です。

電子押印は契約書の文頭に移すのがおすすめ

押印を文末に設定したままである場合、契約書の内容によって異なる押印場所となってしまいます。しかしあらかじめ押印の場所を文頭に設定しておくと、押印する場所を固定しやすく、複数の電子契約書の一括押印もしやすくなるメリットがあります。

契約相手が紙で保管する場合の文言変更例

電子契約書で契約締結をしようとしても、契約相手から「電子データではなく紙で契約書を保管したい」との希望が出てくる可能性があります。

契約相手の契約書保管方法が異なるケースでは、契約書の保管に関する文言を変更する必要があります。紙の契約書では押印、電子契約書では電子署名を付しますが、電子契約書での契約でいずれか一方が紙で保管する際は、契約書の体裁を「書面および電磁的記録」とします。

契約相手が紙で保管するのであれば、「甲が書面、乙が電磁的記録を保管」と文言を変更しましょう。

電子契約書の取り扱いに合わせて文言を変更しよう

契約書にある「書面」という単語は、紙の契約書を示します。また、電子契約書を使用する場合は、従来の紙の契約書と異なる取り扱いとなるケースがあるため、文言も変更しなければなりません。紙と電子データの取り扱いの違いにより文言を確認し、必要に応じて変更をしましょう。