紙の契約書には、契約締結後の書類保管中にトラブルが発生することがあります。電子契約書は、そのようなトラブルのリスクを減らす期待ができます。今回は、契約書のリスク削減にかかわる、紙の契約書で起こり得るリスクと電子契約書が持つ特有のリスクを解説します。

紙の契約書で起こり得るリスクとは

ビジネス上の契約に、紙の契約書のみを使用しているという企業はまだまだ多いのではないでしょうか。紙の契約書の使用では、自社の信用性にもかかわるさまざまなトラブルの原因となるリスクが起こる可能性があります。例として、以下のようなリスクが挙げられます。

契約書の改ざんリスク

紙の契約書は、基本的に紙の状態で保管をします。一見管理しやすく思われますが、現在は技術が発達し、3Dプリンターなどを使用すれば簡単に契約書を複製できてしまいます。

また、押印や署名なども電子契約書の電子署名よりも複製しやすく、契約書の内容が改ざんされやすいリスクもあるといえます。

契約書の紛失・破損リスク

紙の契約書は、原本の保管中に紛失するリスクが大きいといえます。きちんと保管をしていたとしても、他の書類と混同したり管理漏れが発生したりすると、紛失に繋がる恐れがあるでしょう。

そして、紙の状態で保管する契約書は、時間の経過による風化や、出し入れすることによって破れてしまうなど、破損のリスクも大きく、万が一火災が発生した場合には、一度に大量の契約書が破損してしまうことも考えられます。

電子契約書導入で減らせるリスク

近年、多くの企業で導入が進められている電子契約書は、紙の契約書に代わる方法として注目されています。先ほど挙げた紙の契約書で起こり得るリスクも、電子契約書の導入によって減らせる可能性があります。

電子署名やタイムスタンプで改ざんを防ぐ

電子契約書では、紙の契約書で起こる可能性がある改ざんのリスクを減らすことができます。その理由として、電子契約書では「電子署名」と「タイムスタンプ」を用いることが挙げられます。

電子署名を使うことにより電子契約書を暗号化し、さらに事前に届け出をおこなって使用する電子署名を付与することで、第三者による改ざんなどの予防効果があります。そして、契約締結した日時を示すタイムスタンプも併用することで、タイムスタンプを押した時点以降に不正や改ざんがおこなわれていないことを証明できます。

データの一元管理で紛失・破壊を回避

電子契約書は、電子データで一元管理をします。紙の契約書と異なり、物理的に保管するわけではないので、破損や紛失のリスクを回避しやすくなります。もちろん、火災などの災害でも契約書そのものが破損する心配もなくなるでしょう。

強固なセキュリティ機能でデータを守れる

電子データで契約書の内容を保管する電子契約書は、データの流出やハッキングなどが起こるのでは、という不安もあるでしょう。しかし、現在普及している電子契約システムでは、強固なセキュリティ機能を搭載しています。

100％リスクを避けられるとはいえませんが、厳重なセキュリティ対策が施されているため、不正アクセスや改ざんなどのリスクから契約書を守りながら安全に使用できるでしょう。

電子契約書で想定されるリスク

紙の契約書で起こり得るリスクを減らすことが期待できる電子契約書ですが、もちろん完璧にリスクをゼロにできるわけではありません。電子契約書には、紙の契約書にはない特徴やメリットがある一方で、これらが新たなリスクを生むこともあるのです。では、電子契約書の使用でどのようなリスクが想定されるのでしょうか。

サイバー攻撃・データ流出のリスク

どのようなセキュリティ対策をしていても、ネット上にあるデータは常に不正アクセスのリスクがあると考えていいものです。

電子契約書は電子データで一元管理できるのがメリットである一方、保管先のクラウドやサーバーへのサイバー攻撃のリスクは避けられません。多くの場合はしっかりとセキュリティ対策が講じられていますが、それでもリスクがゼロになることはありません。ハッキングなどにより万が一データ流出が起こってしまった場合、自社だけに限らず契約相手の企業からの信頼を失うことも考えられます。

セキュリティ対策は必須

上記のように、電子データで管理をおこなう電子契約書は自社のファイルサーバーや電子契約サービス会社が提供するデータセンターで一元管理をします。つまり、自社で紙の書類を管理するのとは異なり、外部に自社の情報を保管することとなります。電子契約書を利用する企業ができることは、サイバー攻撃や不正アクセスに備えたセキュリティ対策が万全な電子契約サービスを選択することといえます。

紙の契約書のリスクを電子契約書で減らそう

電子契約書にも多少のリスクはありますが、厳重にセキュリティ対策がなされている場合が一般的です。セキュリティ対策を十分におこなっていれば、紙の契約書のような改ざんや紛失、破損などのリスクを減らせます。紙の契約書と電子契約書のリスクを知り、契約書にかかわるリスクを減らして契約書を保管しましょう。