近年、多くの企業で電子契約書の導入が進んでいます。では、実際に社内で電子契約書を導入するには、どのようなやり方が最適なのでしょうか。正しいやり方と導入に備えて知っておきたい知識について、解説します。

電子契約書を導入する方法

紙の契約書とは使用方法や取り扱いが異なる電子契約書は、大きなメリットがある反面、導入までにはこれまでとは違う知識や取り扱いが必要です。電子契約書を導入するにあたってはまず、紙の契約書との違いを知っておきましょう。

紙の契約書との違いとは

電子契約書と紙の契約書で最も大きな違いは、署名の方法です。紙の契約書では、署名捺印をして契約を交わします。これに対し、電子契約書は電子署名やタイムスタンプを使用します。

また、紙の契約書は対面または郵送で原本を送付して署名捺印をしますが、電子契約書はWeb上ですべての手続きを完結できます。

電子契約書は基本的にペーパーレスなので、社内に保管場所が必要ない点も、紙の契約書との違いです。電子契約書はクラウドまたはサーバー上に保管ができるので、物理的な保管場所の確保が不要となります。

電子契約に必要な法律を知っておこう

電子契約書を含む電子データでの書類の保存に関しては、いくつかの法律があります。電子契約をおこなう際は、関係する以下の法律について知っておくべきでしょう。

電子帳簿保存法、電子署名法

「電子帳簿保存法」とは、契約書をはじめとして会計帳簿や見積書などの取引内容を記載した国税関係書類を電子データで保存することを認めた法律です。この法律で定められた要件を満たした電子データであれば、紙の書類の原本と同等に扱うことができるとされています。

電子契約書では、押印や手書きの署名の代わりに電子署名が用いられます。この電子署名について定めた法律が、「電子署名法」です。電子契約書では電子署名やタイムスタンプが用いられますが、電子署名法ではこれらの法的有効性を認めるための水準を示しています。

 e-文書法、印紙税法

2004年に制定された「e-文書法」は、従来は紙で保存が義務付けられていた書類の電子データでの保存を認めた法律です。電子帳簿保存法は国税関係書類に限定した法律であるのに対し、e-文書法は国税関係に限らず、すべての文書を対象にしている違いがあります。

「印紙税法」は、紙の契約書を取り扱っている場合にも把握しておくべき法律ですが、電子契約書が紙の契約書と同じように課税されるのかどうかも、電子契約を利用する前に把握しておきたいところです。基本的に、印紙税法は紙の契約書のみを対象とした法律であるため、電子契約書は印紙税法で定められた課税対象の書類ではないといえます。

電子契約書の導入前後におこなうべきこと

上記のように、電子契約書の使用に関しては契約書そのものの取り扱い方だけに限らず、関係する法律も変わってきます。電子契約書を本格的に社内に導入する前には、あらかじめ以下のポイントを押さえて実行しておくことをおすすめします。

社内の契約書管理体制の把握

電子契約書を導入する場合は、契約書の管理体制を把握して自社の状況に必要なシステムにカスタマイズする必要が出てくるでしょう。契約書は、社内で保管が必要な書類です。

そして、あらかじめ自社で管理している契約書の種類や件数、契約内容や取り扱いができる部署の権限付与など、電子契約書を導入する前にはこれらの管理体制を確認しておくべきでしょう。

メリットとデメリットを把握しておく

電子契約書には、紙の契約書と異なる点やメリットが多くあります。従来かかっていたコストを削減できたり、大量の契約書でも管理を容易にすることも可能です。しかし、電子契約書はそれらのメリットだけではなく、デメリットがあるのも事実です。

単なるコスト削減や管理の簡便化だけの目的だけではなく、デメリットをしっかりと把握してから導入するべきです。

社内外に電子契約書の理解を深めておく

電子契約書を導入する際は、担当部署や担当社員の電子契約書への理解が重要です。スムーズに電子契約書に移行するために、電子契約書に関する十分な知識と理解を持っておきましょう。

契約相手が電子契約を拒否した場合、従来の紙の契約書を使うこととなるでしょう。そのため、自社だけではなく、契約相手となる社外へも、電子契約書への理解を深めてもらうことも大事なポイントです。

契約相手に電子契約についての説明をしっかりとおこなう、電子契約の資料やマニュアルを渡しておくなど、契約相手にも理解を深めてもらうことも、電子契約書の導入前に必要です。

正しい電子契約書の使い方を把握して導入を進めよう

電子契約書はこれまで使用していた紙の契約書と異なる取り扱い方や使用方法となることも多く、導入がスムーズにいかないこともあります。事前に電子契約書の導入方法を知り、円滑に電子契約書への移行を進めましょう。