従来の紙の契約書は、契約者の押印とサインにより法的な効力をもっています。最近導入が増加している電子契約書は、電子署名とタイムスタンプが必要です。その2つがあることで、法的効力をもち、紙の契約書と同等に値します。ここでは、電子契約書に必須となるタイムスタンプについて解説します。

電子契約書にはタイムスタンプが必須！

電子契約書には、なぜタイムスタンプが欠かせないのか、取得するにはどのようにすればいいのかなどを紹介します。

電子契約に欠かせないタイムスタンプの紹介

タイムスタンプは、第三者機関で発行され、電子書類に対して正しい日時の情報を付与します。なぜ電子契約に欠かせないのか、その役割を解説しましょう。

1つ目は「存在証明」です。タイムスタンプに記載されている時刻に電子データが存在していたという事実を証明します。

2つ目は「非改ざん証明」です。タイムスタンプの日時以降に、電子データが改ざんされていないということを証明します。

このように、タイムスタンプは、さまざまな電子化された書類に付与され、電子契約書や電子取引の証明に欠かせないものです。

電子書類にタイムスタンプが必要な理由

電子化された書類の完全性を保証する技術としては、電子署名が一般的に利用されていますが、それに加えてタイムスタンプが必要なのはどういう理由からなのでしょうか。電子署名は、電子書類が署名した本人によって作成されたこと、署名時点から電子書類が改ざんされていないこと、それらの2点を証明するものです。

しかし、電子署名に記載される時刻は、書類を作成したPCが発行した時刻です。例えば、PCの設定を変えることでデータを改ざんできる可能性も考えられます。したがって、電子署名の日時が、正確であることを証明するためには、信頼性のある第三者機関が発行するタイムスタンプが必要です。

タイムスタンプの取得のしくみを解説

それでは、どのようにしてタイムスタンプを取得するのか説明します。利用者は、必要な電子書類のハッシュ値を取得し、それをタイムスタンプ局に送りタイムスタンプを要求します。次に、タイムスタンプ局はハッシュ値に原子時計から入手した正確な時刻情報を付与した「タイムスタンプトークン」を作り、電子署名をつけて利用者に発行します。

利用者側で、タイムスタンプの検証を行う場合は、電子書類とタイムスタンプ内のハッシュ値を比べることで、正確な時刻と非改ざん性を証明することが可能です。ここでいうハッシュ値とは、電子書類の指紋の役割を果たしているものです。

タイムスタンプを付与するタイムスタンプ局とは

タイムスタンプ局とは、一般財団法人日本データ通信協会による「タイムビジネス信頼・安心認定制度」の認定を受けたスタンプ発行業者のことです。この制度では、同協会が、技術・システム・運用において、タイムスタンプ発行業務が厳正に行われているかどうかの基準を定めています。

ですので、この制度の認定を受けた業者の発行するものは信頼性が高いということになり、そのようなタイムスタンプをのせることが、e-文書法の要件にもなっています。

タイムスタンプの導入の注意点

タイムスタンプサービスを利用する場合にはどのような点に注意すべきなのでしょうか。

タイムスタンプが必要な書類を紹介

タイムスタンプが必要な書類は、電子帳簿保存法でスキャナ保存が認められている書類です。適切な処理を行うためにも、どのような書類にタイムスタンプの付与が必要なのか確かめておきましょう。具体例としては、契約書、領収書、預かり証、借用証明、預金通帳、契約の申込書、請求書、納品書、検収書、見積書、注文書など、資金や物の流れに関わるような書類にはタイムスタンプが必要です。

タイムスタンプの導入で期待できる効果

書類を電子書類に変更していくことで、保管場所の確保の必要がなくなること、ペーパーレス化が進み、収入印紙代や郵送代などのコスト削減、業務における効率化のアップ、コンプライアンスの遵守の効果があります。企業が発展していくうえで、さまざまな業務のスピード性、信頼性、簡易化が期待されるでしょう。

長期保存できるタイムスタンプと電子署名の利用

電子署名は通常1～3年、最大で5年の有効期限があります。電子契約書は、その期限より長期の保存と証拠力が必要です。したがって、10年の有効期限のあるタイムスタンプにより延長ができ、その後もタイムスタンプを更新していけば、電子署名の有効性を延長できる「長期署名」が可能です。

電子契約書の作成にはタイムスタンプが重要！

現代においては、医療機関や官公庁の文書まで、あらゆる場所でタイムスタンプが発行されています。信頼できる第3者機関が発行する証明がタイムスタンプとなり、これを電子契約書に電子署名とともに付与することで、より信頼性が高く、また有効期限を長期に延長することもできます。電子契約書には、タイムスタンプを活用することが欠かせないといえるでしょう。