これまでは、紙の契約書を作成し保管するのが一般的でした。近年、契約書を電子化した電子契約書が普及し広がりを見せています。そのような背景もあり、電子契約書へ切り替える検討をしている企業も増えつつあります。

また、契約書の電子化に伴い、法の整備も進んでいるのが現状です。電子契約書は利便性もある一方で、取り扱いには注意も必要です。電子契約書に関する法律や正しい運用ポイントについて紹介します。

法的に電子契約書での運用は問題ない

企業間の契約の内容は、明文化して記録しておく必要があります。最近では、インターネットの導入に伴い電子契約書が普及しつつあります。法的に問題ない電子契約書の運用において、注意すべきポイントを紹介します。

電子署名の証拠力を解説

企業間における契約締結は、後々のトラブルを避けるためにも証拠書類として契約書を保管しています。紙ベースの契約書の流れは、製本・郵送・返送・締結のステップを踏むため、時間とコストがかかっていました。電子契約書は、紙と比較すると、コスト削減やスピーデイーなやりとりを実現しています。

電子契約書に、紙の契約書と同等の効力を持たせるためには「電子署名」「タイムスタンプ」が必要です。2つが揃った電子契約書は、紙の押印と同等の効力を持ち、法的証拠力も有しています。

電子契約書の作成時のポイント

実際に電子契約書を作成するには、専門業者で提供している電子契約システムの利用が一般的です。導入にあたり、費用や導入期間などの問題があるので、費用対効果が期待できるのか、社内で検討する必要があるでしょう。

電子契約システムは、提供する企業によりサービスが異なります。電子契約書で必要な「電子署名」や「タイムスタンプ」に対応しているサービスもあれば、そうでない場合もあります。さらに、契約締結のためには、自社だけではなく相手の会社にもそのシステムを導入しなければ利用できないものもあります。

また、電子契約書で運用するのが禁止されている書類もあり、契約書すべてを電子契約にすることはできません。例えば、労働条件通知書の交付、宅建契約における重要事項の説明書などは、すべて書面での交付が原則です。

このように、電子契約書を作成するには、契約を結ぶ相手にも同じシステムの導入が必要になる場合があること、電子契約にできない書類があることを覚えておきましょう。

電子契約書に関する4つの法律

電子契約に関する法律として、以下のような4つの法律が制定されています。

保存手段を定めた「電子帳簿保存法」

1998年7月より施行されている電子帳簿保存法。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」であり、略称で呼ばれています。この法律は、会計帳簿や決算書などの国税関係帳簿書類に関して3つの方法による保存について定めています。「電子データによる保存」「マイクロフィルムによる保存」「スキャナによる保存」の3つの手段で保存することを認めた法律です。

書類の対象は、帳簿、現金出納帳、売上表、仕入表などの国税関係帳簿類のほかに、棚卸表、注文書、契約書、請求書などの書類も含まれています。

電子署名の法的効力を定めた「電子署名法」

2001年4月より施行されている電子署名法。正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」であり、略称で呼ばれています。電子署名法は、主に2つのことについて定めています。

1つ目は、電子署名のある磁気的記録が、手書きの署名や押印された文章と同等に通用することが記されています。2つ目は、電子署名が本人のものであることを確認する認証業務に関して、任意的な認証制度の導入について記されています。

電子的手段の利用を認めた「IT書面一括法」

2001年4月より施行されているIT書面一括法。正式名称は「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」であり、略称で呼ばれています。

従来は書面の交付が義務づけられていた法律を改正して、電子メールを始めとする情報通信機器を利用して提供することを可能にした法律です。この法律により、50もの書面による届け出が、電子的な手段による届け出でも可能になりました。

文書の電子化保存について定めた「e‐文書法」

2005年4月に施行されたe‐文書法。民間における文書の電子的保存を認めた法律です。主な内容は、「法人税法」「保険業法」「薬事法」などの法律において、紙媒体での保存が義務付けられていた文書のスキャナ保存することが認められました。それらの電子データに、電子署名やタイムスタンプを付与することで、原本性が認められています。

電子契約書の導入で得られる効果

電子契約書を導入することで、コスト面や業務効率面でのメリットが見込めます。

企業が電子契約書を導入するメリットとは？

電子契約書の導入には、主に3つのメリットがあります。

1つ目は「コスト削減」です。印紙代、コピー代、インクやテープなどの消耗品代、郵送代、保管場所の費用など多くのコスト面をカットできます。

2つ目は「業務の効率化」です。紙の契約書の場合は、製本・郵送・返送・締結の流れになり、物理的・人的コストも発生します。一方で、電子契約書の場合は、データのやり取りで完結するため業務効率が望めます。また、データを保管するための保管場所の確保やコストも不要です。

3つ目は、「検索の強化」です。紙の契約書の場合は、過去のものを探す際に保管されている場所を手作業で探す手間がかかりました。電子契約書の場合は、保存したテキスト文字で検索することができますので、探す手間がかかりません。

法律を理解して電子契約システムを取り入れよう

電子契約システムの導入は、法律に定められことを遵守すれば、コストや業務の観点から見ても非常にメリットがあります。電子契約書に関する4つの法律を理解して、正しい運用を目指しましょう。