電子契約書は、契約書作成から締結までスピーディーに行えると普及が進んでいます。しかし、その一方でメリットばかりではなくデメリットはないのだろうかと疑問に思う人もいることでしょう。電子契約システムをビジネスで利用するにはそれなりに費用もかかります。メリットも重要ですが、それ以上にデメリットも把握しておくことが大事です。

そこで、電子契約書のデメリットに焦点を当てて説明します。電子契約書のデメリットについて知りたいという人は、この記事を参考にしてください。

ビジネス上で普及している電子契約書とは

電子契約書とは、電子データで作成された契約書のことをいいます。電子署名とタイムスタンプを付与することで、書面契約書と同等の法的証拠力を有しています。

電子契約書の主なメリットとは

電子契約書の主なメリットは、3つ挙げられます。1つ目は印紙税の削減です。電子契約書は課税文書にあたらないので、印紙税を納める必要はありません。2つ目は、契約書作成の業務をインターネット上で効率よく進めることができる点です。3つ目は、コンプライアンス遵守の強化です。電子契約書はシステム上、誰かが改ざんしようとするとその記録が残るため、不正や偽造を未然に防ぐことができます。

電子契約システムのデメリットとは

電子契約システムのデメリットとは、どのようなものでしょうか。詳しく説明します。

電子契約書にできない文書がある

多くの文書を電子契約書として作成できますが、一部の契約書は書面での作成を義務づけられています。書面契約書として作成しなければならないのは次の契約書です。

・定期借地契約

・定期建物貸借契約

・特定商品取引法で書面交付が義務づけられているもの

このように、書面契約書で作成しなければならない文書もいくつかあるので、当面は書面契約書と電子契約書を併用することも必要でしょう。

社内の業務フロー変更が必要

電子契約書は取引先だけではなく社内でも、導入に対して抵抗のある社員もいることでしょう。インターネット上で作成から締結までできてしまうので、それまでの社内フローとは大きく変わることも予想されます。

契約システムは社員が利用するものなので、関係部署の社員に時間をかけて丁寧に説明することが大事です。社員が最大限に活用できるように、サポート体制を充実させましょう。

電子契約書作成に慣れるのに時間がかかる

電子契約システムでの契約書作成は、書面契約書とはまったく異なるため、慣れるのに時間を要するでしょう。特に電子契約書は電子署名とタイムスタンプという新しい技術を利用するので、そのような技術の理解も必要です。電子契約書をまだ見たことがないという人も使い慣れれば、その便利さに驚くのではないでしょうか。

ただし、業務でコンピューターを利用しない人は、まずコンピューターを操作できるようになることが先決です。電子契約システムは、慣れてしまえば誰でも使える仕様になっています。

取引先の理解を得ることが難しい

電子契約書は、相手先企業もシステムを利用していることが前提です。多くの企業が、電子契約書の法的証拠力やセキュリティにまだまだ不安を抱いています。新しい技術が浸透するには、時間がかかります。電子契約書の導入に踏み切れない取引先には、根気よく丁寧に説明していくことが大切でしょう。

セキュリティ面で不安が残る

電子契約書は電子データで作成するためメリットも多いのですが、その反面、電子データは常にサイバー攻撃にさらされる不安が残ります。電子データを中央集権型で保管しているシステムであれば、1ヶ所の保管場所を攻撃されるだけで、すべてのデータを破壊される可能性があります。

このようなサイバー攻撃のリスクを低減させるため、分散型の管理システムを採用する企業が多くなっています。電子契約システム会社は、最新のブロックチェーン技術を使用しセキュリティ対策に力を入れています。

導入や運営管理にコストがかかる

電子契約システムを導入する際には、ほとんどのシステム会社で導入コストがかかります。年間基本料金は、システム会社によって契約書数やサービス内容によって異なり、料金体系はさまざまです。

多くの契約書作成を必要とする企業であれば、印紙税削減のメリットの方が大きいですが、契約書をあまり必要としない企業では、導入コストの方が高くつくことも考えられます。

導入した場合のコストと普段の印紙税や郵送代を比べて、導入する価値があるのか慎重に検討しましょう。

電子契約書のデメリットを理解しましょう

電子契約システムを導入している企業は増え始めているとはいえ、導入に踏み切れない企業も多いのが現実です。セキュリティ対策への不安や導入コストなど、いくつかのデメリットもあります。

しかし、このようなデメリットを上回る多くのメリットがあります。今後も、電子契約書の普及は進むことが予想されるので、導入を検討する価値があるといえるでしょう。