働き方改革の推進や、新型コロナウィルスの感染拡大によりテレワークが推進されるようになり、電子契約書の需要と注目が高まっています。

実は、請求書も契約書と同様に電子化できることをご存知でしたか？今回は請求書を電子化した際のメリットや注意点について解説いたします。

請求書を電子化するメリット

収入印紙税が非課税

請求書を電子化することで、収入印紙税が非課税になります。というのも、電子化された文書はあくまでも電子データとしての扱いになり、収入印紙税の課税対象である「作成された文書」には当てはまらないためです。収入印紙税が非課税になることで、請求案件数が多いほどコストカットを実現することができます。

コスト削減

請求書を電子化することで、これまで必要だったコストが削減できます。代表的なのは郵送費です。請求書に関してのやり取りを郵送にて行っていた場合、封筒代や切手代などのコストがかかっていました。積み重なっていくと大きな出費になってしまいますが、請求書を電子化することで、インターネット上でのやり取りが可能になり、コストを削減することができます。それにともない印刷代も削減することが可能です。

管理が簡単

請求書を電子化することで、保管や管理が簡単になります。書面にて保管していた場合は保管スペースが必要になり、内容を確認したい時にも検索が大変であるといったデメリットがありました。しかし、電子化によって管理スペースが必要なくなり、検索もコンピューター上ですぐに検索できるようになります。また、請求書の電子化システムに対応した会計ソフトを併せて利用することで、データの連携が容易になり、データの二重管理や転記の手間などが削減され、より業務を効率化させることが可能になります。

ペーパーレス化

請求書の電子化によりペーパーレス化を実現させることができます。ペーパーレス化により、先述したようなコスト削減や業務の効率化が可能になります。ペーパーレス化によりテレワークなど、社外でもやり取りが可能になるため、場所を選ばずにスピーディに請求書の業務を行うことが可能になります。

請求書を電子化する際の注意点

タイムスタンプと電子署名で改ざん防止

請求書を電子化する際は、改ざん防止のために電子署名とタイムスタンプを付与する必要があります。電子署名により請求書を作成した本人確認を、タイムスタンプにより書類作成の日時を証明することができ、この2つが付与されてからは改ざんが行われていないことを証明することが可能になります。電子署名とタイムスタンプはそれぞれ認証機関が発行した物を利用するため、法的な証拠力も十分に備えることができます。

e-文書法について

e-文書法は2005年に施行された法律です。それまで書面での保存が義務付けられていた書類の一部を、要件を満たしさえすればスキャンした電子データとして保存することが可能になりました。これにより、電子文書をプリントアウトして保存する手間やコストの削減ができるようになりました。請求書の電子化を考える際はe-文書法について認識しておくようにしましょう。

請求される側の視点

請求書の電子化には非常に大きなメリットがありますが、こういった電子文書の保存に対応している企業は一部に限られているといった現状があります。電子データで請求書を送付した場合でも、相手側は結局のところ書面にてプリントアウトする作業を必要とする可能性もあります。こうした事情を踏まえ、請求書を電子化する際は必ず相手先から同意を得るようにしましょう。また、請求書を電子化する際も、従来通り書面での対応が必要になる場合に備えておきましょう。

請求書を電子化するデメリット

導入にコストがかかる

請求書を電子化してデータ保存するためには、e-文書法などで定められた要件を満たす必要があります。そのための設備投資や、電子署名とタイムスタンプのシステム導入など、その他にも何かと初期費用がかかってしまいます。新しい様式に対応するための社員の研修やテストなどにもコストがかかる可能性もあることを認識しておく必要があります。

フローを見直す必要がある

請求書の電子化により、従来の業務フローを見直す必要があります。導入の際にはフローの見直しの手間やコストが場合によっては必要になってしまうことを認識しておく必要があります。

まとめ

請求書を電子化することで、これまでの業務を効率化させることができたり、コストを削減することが期待できます。どのようなメリットがあるのかを認識しておくことで、請求書を電子化する際に、より業務を効率化させることにつながります。導入の際に注意点やデメリットについてもしっかりと認識をし、適切な対応を心がけるようにしましょう。特に、請求書をやり取りする相手への配慮を欠かさないよう、しっかりと対策を考える必要があるといえます。