近年紙による契約が電子化され、電子契約による取引が増加しています。

電子契約には多くのメリットがありますが、セキュリティ面で心配がある、書面契約とはどう違うのか知りたいという方も多いのではないでしょうか。

今回は、電子契約のセキュリティ対策をどのように行うべきか、事例を挙げながら解説いたします。

セキュリティ対策するなら電子契約を導入しよう

まずは書面契約と電子契約のセキュリティ対策についてご説明いたします。

書面契約もセキュリティ対策が必須

書面契約の場合、不十分なセキュリティ対策によって紛失や盗難、コピーなどの偽造、社外への持ち出しといったことが挙げられます。

覗き見防止用のファイルなどを使用していても、うっかりデスク上に出しっぱなしにしていると管理している人の目を盗んで誰かが持ち出してしまう可能性があります。社外への漏洩はもちろんですが、社内だからといって安心をするのは非常に危険なことなので、厳重なセキュリティ対策や管理を徹底する必要があるといえます。

また、書類のやり取りを行う際も、郵送だと紛失の可能性が出てくるため、自社で行うことができるセキュリティ強化には限界があります。

電子契約導入のメリット

電子契約の場合、サイバー系の犯罪に対するセキュリティの強化が必要になります。

電子契約はサイバー系の犯罪に対するセキュリティが明確で、書面の契約書に比べて対策がとりやすいことがメリットといえるでしょう。

ほかにも紙の契約書のように郵送することがないため、郵送による紛失リスクをなくすことができます。また、電子契約のサービスを扱っている業者のセキュリティ対策はどんどん向上しています。電子契約を取り入れるにあたってセキュリティ面で不安を感じている場合は、電子契約のサービスを行っている業者のセキュリティ部分を比較してみると良いかもしれませんね。

電子契約のセキュリティ対策事例

実際に電子契約で取り入れられているセキュリティ対策について、4つの事例をご紹介いたします。

災害に対するセキュリティ

セキュリティ対策が必要な理由は人による損害だけではありません。

日本は地震や台風など、自然災害が多いため災害に対するセキュリティ対策も必須といえます。

自然災害の被害に遭わない場所での保管として、インターネット上は非常に優れています。PCやスマートフォンなどの媒体が使えなくなっても、インターネット上で保管しているデータが直接影響を受けることは少ないからです。

サイバー攻撃に対するセキュリティ

電子契約においてサイバー攻撃は非常に厄介なものです。

インターネットの普及によってサイバーテロなどが起こりやすくなっているため、厳重なセキュリティがなければ情報を抜き取られてしまいます。

不正な大量アクセスを行うことで大手企業のサイトが見られなくなってしまうということは度々テレビなどでも報じられていますよね。

サイバー攻撃への有効な手段として、該当するIPアドレスの拒否が挙げられます。また、サイバー攻撃は発信元が外国になっていることが多く、日本国内のサイトであれば外国からのアクセスを禁止するという手段も有効です。

情報漏洩に対するセキュリティ

情報漏洩は1度でも起こると、社会的信用度が落ちてしまい、会社に大きな損害を与えかねません。

紙は暗号化ができないので人目に触れやすく、情報が漏洩してしまう可能性があります。

一方、電子契約書などのデータは紙書類に比べて情報漏洩のリスクが低めだともいわれており、管理不十分などのヒューマンエラーをなくすためには、データを電子化する方が安全なのかもしれません。

とはいえ電子契約に切り替える際には情報漏洩を防ぐために記録媒体やスマートフォンの持ち込み禁止、セキュリティソフトの見直しなどが必要になります。

ウィルスに対するセキュリティ

最近ではSNSなどを通じてウィルスに感染することもあるため、法人などの団体だけではなく個人ですら脅威にさらされていると考えた方が良いでしょう。

ウィルスに感染すると、自社に被害が広がるだけでなく、自社のPCを経由して他社に送信したメールから受け取った相手のPCを感染させてしまうこともあります。そうなると自社だけでなく他社へも損害を与えてしまいかねません。

ウィルスに対策は専門的な知識が必要なこともあり、対応が難しいという問題があります。

専門知識を持つ人材を確保する、社員をセキュリティ対策セミナー等に積極的に参加させるなどの方法で対策を打つ必要があります。

最新のセキュリティ対策動向

最後に最新のセキュリティ対策動向をご紹介いたします。

標準対型攻撃対策

大手企業であってもサイバー攻撃を受け、サイトがダウンしてしまうことは珍しくありません。そのため、自社で取り入れているセキュリティ対策の穴はどこなのか、どのような改善点があるのかを把握しておく必要があります。また、導入しているセキュリティソフトは常に最新のデータに更新することが重要です。

人的対策

専門家の確保や育成を行い、企業や団体の規模によって専門部署の立ち上げも考えておきましょう。サイバー攻撃やウィルスもセキュリティと同じく日々進化をしています。いくら専門的な知識を持つ人がいても攻撃してくる相手がさらに豊富な知識を持っていることもありますので、完全な対策できるとは限りません。そのため、最新の情報を入手し対策することが必要です。

独立行政法人情報処理推進機構では最新のセキュリティ情報が掲載されています。サイバー対策の担当者はもちろん、重要なポジションの方は目を通しておき、可能な情報対策について考えるようにしましょう。

今後のセキュリティ対策

「セキュリティソフトを入れたから大丈夫」と簡単には安心できません。まずはセキュリティ対策に特化した人材によって社内への最新の情報提供と対策方法について共有することが必要不可欠です。

状況に応じてセミナーの受講などを取り入れ、企業全体で取り組むことが必要といえるでしょう。

まとめ

電子契約には大きなメリットが豊富にありますが、安心して利用するためにはセキュリティ対策が必須です。セキュリティ対策においてできることを考え、実行していく積極性が今後の情報社会で生き残るために必要といえるでしょう。