紙の契約書には必須の印鑑。特に社印は公的な資料であることを意味づけるためにも重要なものです。
しかし、電子契約書での契約の場合は、社印を押印する必要はありません。というのも、電子契約には社印の押印以外の公的な証明の方法があるからなのです。
今回は電子契約書と社印について解説いたします。
会社印鑑の役割
代表印
会社を設立する際に必ず作成しなければならない印鑑です。
会社名や代表者の役職名などが印字されているため、サイズが大きく印影も複雑です。
重要な契約などに用いるなど、本物の代表印であることを証明したい場合は法務局から法人の印鑑証明書を取得し添付を求められます。
ゴム印
ゴム版に印字された印鑑です。会社の住所や電話番号、社名などをゴム印で用意し、日常的な業務に活用される場合がほとんどです。
役職印
役職名のみが印字された印鑑で、役職者の認印として使用することができます。
必ず役職者のみが押印できるように管理する必要があります。
個人印
個人印は社員が個々でそれぞれ使用する個人名の印鑑です。
朱肉で押印する印鑑の他にインク浸透印が使用されています。
誰でも簡単に作成できる印鑑のため、本人確認用として実印のような効力はほとんどありません。
銀行印
銀行印は銀行取引の際に使用する印鑑です。
銀行に登録しておき、お金を会社の意思で動かすことを証明するために使います。
スタンプ
承認印や領収印など日常の業務内で使用するものです。
日付が入っている場合もあります。
角印
会社の認印にあたる印鑑です。
会社の印鑑証明書を要求されないような契約や、見積書などに押印する際に使用します。
電子契約書と社印
押印の意味
契約書に押印する意味合いとしては、書類の内容に関して確認し、かつ承認した、という意思を証明するためです。契約自体は押印がなくとも成立するため、必ずしも契約の際に契約書に押印しなければならないという訳ではありません。押印自体に法的効力も存在しません。
電子契約書に印影は不要
2001年に施行された「電子署名法」という法律によって、電子契約書には印影が不要であることが正式に定められました。というのも、電子署名法3条にて、電子契約書を作成した本人によって電子署名が記された場合、紙の契約書に署名・押印した場合と同様の真正な成立を意味することが明記されているからです。電子契約書に社員の印影の画像などを埋め込む必要も当然ながらありません。
本物の印影を電子契約書で使用するリスク
電子契約書に社印などをスキャンした印影の画像ファイルを埋め込み、押印の代わりとして使用し契約をする場合には注意が必要です。普段の紙の契約書などに使用している印鑑の印影を電子契約書にデータとして埋め込むことにはリスクが伴うからです。
現在のスキャナの性能は昔に比べてかなり向上しており、高精度でスキャンすることが可能になりました。また、画像から立体物を製造できる3Dプリンタが登場し、民間が使う物でも高性能な物が入手できるようになりました。
スキャニング技術の進歩により、電子ファイルに埋め込まれた印影から印鑑の偽造や複製が簡単に行えてしまうため、むやみにスキャンした印影を電子ファイルに埋め込むことは避けるべきであるといえます。
電子署名とタイムスタンプの組み合わせがおすすめ
電子契約において、安全かつ法的効力を保持させて署名をするには、電子署名とタイムスタンプの両方を電子契約書に付与することで実現できます。
認証局が発行した電子証明書に暗号化されたパスワードと電子署名を付与することで、契約書を作成した本人だということを証明できます。さらに、タイムスタンプを追加することで、契約した日時に加えて、その時刻以降にデータの改ざんが行われていないことも証明できます。
電子契約書に電子署名とタイムスタンプを用いることは、セキュリティと法的効力のどちらも強化することができます。また、電子帳簿保存法では、電子契約をデータ保存する場合には、ファイルに認定タイムスタンプを付与することが必要であると定められています。電子契約書を利用する際には、電子署名とタイムスタンプを付与し、契約を証明するべきであるといえます。
まとめ
印鑑には様々な種類があり、それぞれ使用する場面や持っている意味合いが異なります。
紙の契約書に押印していた社印などの印鑑の印影も、電子契約書での契約では必要ありません。押印そのものには法的効力は存在せず、あくまでも確認・承認のための行為となります。
今回ご紹介したように、社印などの印影をスキャンして電子契約書に付与することにはリスクが伴います。電子契約書で契約を締結する際は、電子署名とタイムスタンプを用いることで、信頼性と法的効力を発揮することができます。
働き方改革を進めていくのであれば電子契約書の導入をご検討ください。
