電子契約書で業務の生産性をUP!押さえておきたいポイントを解説

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電子契約書で業務の生産性をUP!押さえておきたいポイントを解説

普段の業務の生産性を上げることができれば…と考えている経営者の方も多いのではないでしょうか。

業務の生産性をあげるにはまず、業務を効率化させることが必須です。電子契約書は、普段の契約業務を効率化し、コストカットやコンプライアンス強化にもつなげることができます。

今回は電子契約書で向上する生産性についての解説をいたします。

 

従来の契約書の問題点

 

やり取りに時間とコストがかかる

紙の契約書は郵送にて契約業務のやり取りを行わなくてはならず、契約締結まで通常で2~3週間の時間がかかってしまいます。また、郵送に必要な封筒代と切手代、契約書の印刷に必要なインク代と用紙代など、やり取りするだけでもさまざまなコストがかかってしまいます。その他にも管理にかかる人件費や収入印紙税などのコストがかかります。

 

管理が大変

紙の契約書は管理が非常に大変です。

契約書を保管するスペースは契約の案件数が増えていくたびに拡張しなければならず、契約書紛失のリスクも高まっていきます。また、契約の見直しなどで契約書が必要になった場合、膨大な契約書の中からいちいち自らの手で検索しなければならず、時間がかかってしまいます。

 

社内でしか契約業務が遂行できない

紙の契約書は社内のみでしか契約業務を遂行することができません。というのも、紙の契約書には社印をはじめとした印鑑の押印が必要だからです。公的な印鑑を社外に持ち出すわけにはいかず、テレワークにて契約業務をしていても結局は押印のために出社しなければならない、といったケースも見受けられます。

 

電子契約書で生産性up

 

時間削減

電子契約書は、すべて電子データでのやり取りで契約業務を行います。そのため、郵送で書類をやり取りする必要がなく、数時間で契約を締結できる場合もあります。

このように、電子契約書は契約業務にかかる時間の大幅削減が可能になるため、生産性の向上が期待できます。

 

コスト削減

先述したとおり、電子契約書は郵送を必要としません。そのため郵送に必要な封筒や切手、印刷に必要なインク、用紙といった諸費用のコスト削減を図ることができます。

また、紙の契約書に課税されていた収入印紙税は電子契約書には課税されません。というのも、電子契約書は印紙税法が定める課税対象の文書に当てはまらず、あくまでも電子データとしての扱いになるからです。よって印紙税分のコストも削減することができます。

このように、電子契約書は契約業務に関するあらゆるコストを大幅に削減することができるため、生産性の向上につながります。

 

場所を選ばない

電子契約は契約業務を全てオンライン上で行うことができます。そのため契約業務の場所を選ばずどこからでも契約締結を行うことができます。また、クラウドサーバーを利用して契約書のデータを管理することで、社外からでも契約書の管理・検索が可能になります。

このように、電子契約書は場所を限定せずに契約締結までの業務や契約書の管理・検索を行うことができるため、生産性を向上させることができます。

 

電子契約書による生産性をより高めるには?

 

社内理解をしっかり得る

電子契約書について社内の理解を得ることで生産性の向上につなげることが可能になります。電子契約書はさまざまなメリットを持ち合わせていますが、導入の際には初期費用や業務内容の変更がどうしても必要になります。

そのため、何のために電子契約書を導入するのか、導入によってどのような部分が変わるのか、どのような効果が生まれるかなどをしっかりと説明し、社内で共有しておくことが重要といえます。理解を得ることで契約業務がよりスムーズに行うことができるようになります。

 

業務フローの見直し

業務フローの見直しは電子契約書を導入するにあたって重要なポイントです。電子契約による契約業務は紙の契約書で行っていた契約業務とは異なる点があるため、それまで必要だった業務内容が不要になったり、新たな人員が必要になったりする可能性もあります。しっかりと業務フローを見直すことで生産性の向上につなげることができます。

 

オンラインツールの活用

オンラインストレージサービスや電子稟議などを電子契約書と合わせて活用することで、契約業務をよりスムーズに行うことができるようになります。

相手方とのやり取りや自社内での情報共有など、用途に合わせて活用することで、契約業務の生産性を格段に上げることにつながります。

 

まとめ

電子契約書を導入することで、契約締結までにかかる時間の削減やコスト削減など、契約業務の生産性を大幅に向上させることが可能になります。導入の際にいくつかのポイントを押さえておくことで、生産性の向上をより高めることができます。

業務の生産性をアップさせたいと考えているのであれば、ぜひ電子契約書の導入をご検討くださいね。

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