今まで紙文書で取引・保管されていたものを電子契約に代えれば、確かに大きなメリットが得られます。しかしそれをよりスムーズに導入し、運用するためには携わるスタッフとの情報や手段の共有が欠かせません。

そこでこの記事では、電子契約導入にあたりどのように社内規定を定めるべきかについて解説します。

電子契約導入は社内のすべてに影響する

電子契約の導入は、社外との取引はもちろん社内のあらゆる書類の取り扱い・管理方法のすべてに影響を与えます。まずはその必要性を詳しく見てみましょう。

スムーズな運営には適切な社内規定が必要

電子契約では契約書だけでなく注文書や納品書、社内で処理するだけのものも含め様々な書類も取り扱います。またそれらは取り扱う部署によって認識や量も異なるものです。

そのため、文書Aはどの部署が作成してどのような部署を経由し、どこが決裁して最終的にどの部署が保管するのかといった流れも、関わる全員が同じ認識を持つ必要があります。それは文書ごとに議論・検討して統一し、社内規定として社内で共有しておかなくてはなりません。

電子契約にまつわる社内規定があらゆる事態を想定し、適切に定められてはじめて導入後の業務がスムーズに流れるようになるのです。

電子契約になると何が変わるか

電子文書と電子化文書には違いがあります。前者はもともとがコンピュータ上のデータですが、後者は紙文書などをスキャンし電子画像化した文書をいいます。電子契約を導入すると原則として前者だけになり、決裁もコンピュータ上で行われ、取引先へも電子メールに添付して送られます。

実体としての「紙」はほぼなくなり、輸送や作成にかかるコストは大幅に削減され、その分業務が簡易になります。また文書はすべてサーバー上に保管されるため倉庫が必要なくなり、検索も取引先名や日時・取扱商品などのキーワードを指定すれば一瞬で絞り込み、探し当てることができます。

電子契約は、これらのコストに悩まされているすべての企業・組織に大きなメリットがあるのです。

電子契約の社内規定策定のポイント

では実際に社内規定を策定するにあたり、どのようなことに留意するべきなのでしょうか。ここでは3つのポイントを、理由を合わせて解説します。

どの契約書類を電子化するか

最も重要になるのが、どの契約書類を電子化するのかということです。特に社外とのやりとりが頻繁なものの場合、社内だけでなくすべての取引先から同意を得なくてはならず、コスト負担を強いることにもなりかねません。

その書類を電子化することのメリットが、双方にどれくらいあるのかを充分に検討する必要があります。

電子契約で業務フローがどう変わるか

電子契約では紙文書での契約と同じように、書類が不正に改ざん・削除されることを防ぐために管理者を決め、また管理者が勝手に契約を進めないようルールも定めましょう。機密性を保持するため、社内規定でアクセス権限を持つ人数をできるだけ少なくすれば、よりスムーズに運営できます。

併せて業務フローがどのように変わるかにも充分配慮しましょう。例えば高額な売買契約など重要度の高い書類は、あらかじめ複数人での承認が必要な稟議機能を活用し、これを業務フローとして共有すれば紙文書と同じように厳重に取り扱うことができます。

契約書の保管・廃棄ルールを定める

自社では導入できても取引先によっては電子契約を導入できないこともあり得ます。取引先ごとに「紙文書」「電子契約」のどちらをベースにするのかを定め、その保管方法も社内規定に明記する必要があります。

また文書の廃棄についても同様です。保存年数や保管の要・不要を誰が何を基準に判断するのか、誰がどのように廃棄するのかも社内規定で明確に定めましょう。これらの保管・廃棄には、情報が重要視される現代社会では大きな責任が伴います。間違いなくスムーズに運営できるようチェック体制も整えておく必要があるでしょう。

電子契約導入に必要な手続き

電子契約にまつわる社内規定を定めたら、次は正式に運用するためすべての関係者と情報を共有し、理解を得ます。大きく社内と社外に分かれますが、それぞれの事情によって重点を置くポイントが異なることに注意しましょう。

社内の関係部署に説明する

社内の関係部署への説明は、全体への説明会や部署別のミーティングなどその方法は比較的自由に選ぶことができます。

ただ大切なのは、導入について充分理解を得ることと業務負担が維持もしくは軽減されることです。たとえ一部であっても業務が集中したり負担が拡大したりすることは避けるべきです。その場合はより広い視野で部署を俯瞰し、関係する管理職に相談するなど先回りして改善できることを示しましょう。

取引先へ説明し同意を得る

社外である取引先に同意を得るのは、それぞれ事情が異なることや、電子契約には一定のコスト負担を強いる場合もあることを考えると、社内に比べかなり難しいといえます。

ここで重要なのは、取引先の事情をしっかりと踏まえることと、好意的に同意を得るよう努めることです。取引先の得られるメリットがコストに見合う以上のものでなければ、現状を維持しなくてはならない場合もあるでしょう。最終的に自社がどのように運用できるのか、どのような業務フロー・負担増減になるのかを具体的に想定して導入に踏み切る必要があります。

電子契約の運営には社内規定が欠かせない

文書の取り扱い方法の変更は広い範囲の関係者に大きく影響します。社内だけでなく社外の取引先の事情も踏まえ、紙文書と同様にスムーズな運営・管理をするには的確な社内規定が欠かせません。

社内規定には、どの文書を電子化するか、業務フローや保管・廃棄方法などを明確に定め、社内・社外それぞれから同意を得る必要があります。適切な社内規定を定め、電子契約をスムーズに導入・運営しましょう。