契約書の作成は、取引先との契約や社内における取り決めなど幅広いシーンで行われます。契約書の作成をする際には様々な過程がありますが、中でも契約書のドラフト作成は大事な過程の1つです。

今回は、契約書のドラフトとは何を意味するのか、作成する理由や目的は何なのか、またその修正方法を紹介します。ぜひ参考にしてください。

契約書のドラフトが意味するものは？

契約書のドラフトとは何を意味するのかを知っていますか？ここでは、契約書のドラフトが意味するものについて紹介します。

下書きの契約書

契約書のドラフトとは、下書きのことをいいますが、本番を作成する前には一度下書きを作成する人が多いでしょう。下書きは契約書を作成する際の重要な工程の1つで、間違いがあったときに修正しやすくするためのものです。下書きを作成することで契約書の稟議や承認、製本する過程で上司などに確認してもらえます。

契約書のドラフトを作成する理由

下書きを作成する理由は、大きく3つあります。ここで詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてください。

書き直しの手間を省く

ドラフトを作成することによって、書き直しの手間が省けます。いきなり本物の契約書を書いても、それが間違っている場合には全てを書き直さなければならないですよね。全てが書き直しになると、手間がかかって大変です。そのため、一度ドラフトを作成しておけば何度も書き直す手間が省けます。

気軽に修正できる

ドラフトは下書きですから、気軽に修正することができて便利なのです。相手先に提出する必要がないので、ドラフトにそのまま書き込んで修正することができます。何度でも修正事項を加えて書き直せるので、納得がいくまで修正できるのです。他方で、ドラフト版の契約書を作成して内容が確定する前に相手先へ提案することもあります。それを使用して相手先との打ち合わせを行うといった便利な使い方もできます。

上司への確認が必要なため

契約書は、多くの場合相手に提示する前に一度上司の確認を受けますよね。契約書には自社の権利や義務を盛り込むわけですから、当然自分の判断のみでは決めることなどできません。上司の確認を受けないまま相手先に提示すると、後で問題になることもあるでしょう。契約書のドラフトを作成しておけば上司からの修正事項も確認しやすく、変更点などは上書きや追記をすればいいので、丸ごと書き直すといった手間を省くことができるのです。

契約書のドラフトを修正する方法

ドラフトとは下書きであることは先に述べたとおりです。では、その下書きを修正する際にはどうしたらよいのでしょうか。ここでは、契約書のドラフトを修正する方法について紹介します。

修正する方法は2つありますが、そのどちらを用いても問題ありません。下書きの修正とはいえ、ひととおりの手順があるのでよく覚えておきましょう。

変更履歴から確認する

ドラフトをwordで作成し、その内容を誰かが変更した場合、変更履歴を見ればそれを確認することができます。上司の確認において変更点が示された場合、また相手との打ち合わせの中で変更が生じた場合には、どこをどう変えたかが履歴として残るのです。変更履歴の記録は、wordのバージョンによっても違いますが、アイコンをクリックすればすぐに閲覧できるので、ぜひ活用してみましょう。

相手が行った変更を元に戻したいとき

相手が行った変更を元に戻したいときには、「元に戻す」機能を使います。相手が行った変更事項にカーソルをあて、「元に戻すボタン」をクリックするだけでいいのです。これで変更される前の状態に戻すことができます。

相手が行った変更に対してさらに追記する場合

契約書のドラフトには２つの修正方法があります。

1つ目は、変更履歴で修正された箇所を確認し、修正された箇所を消して上から書き直す方法です。しかし、この方法は相手にとって見にくいので、少し大変です。

2つ目は、変更履歴で修正された箇所を確認し、新しく追記します。この方法は、相手も修正された箇所がすぐに分かるので、おすすめの方法です。相手が行った変更に対してさらに追記するような場合、相手が加えた変更点はそのままにして追加事項を追加したい場所に盛り込んでいきます。

相手が修正した箇所は変更せずにそのまま残すことで、新たに変更が加えられた点が分かるのでおすすめです。

契約書のドラフト修正の方法を知っておこう

契約書のドラフトとは、下書きであるので、何度も修正が必要になった場合にはとても役に立ちます。いきなり本番の契約書を作成しても、丸ごと修正することになってはたまりません。ドラフトを作成して内容を確認してから、本番の契約書を作成するのがおすすめです。

今回は契約書のドラフトについて詳しく紹介しました。作成する際にはぜひ参考にしてください。