契約書紛失時はこれをすればOK!緊急事態を乗り切る完全ガイド

カテゴリ:契約書

契約書紛失時はこれをすればOK!緊急事態を乗り切る完全ガイド

「契約書を紛失してしまった」「契約書紛失時ってどんな対応をすれば良いの?」

このように悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

契約書って使用頻度が少ないため、書類をどこに保管したか分からなくなりがちですよね。

この記事では、契約書紛失時の乗り切り方についてご紹介します。

契約書の紛失リスクを低減する方法についてもご紹介しているため、契約書を紛失して上司に怒られることもなくなりますよ。

ぜひご一読ください。

 

万が一契約書を紛失しても意外に大丈夫?

この記事をご覧のあなたは、もしかしたら実際に契約書を紛失し焦っているかもしれません。

実は契約書を紛失しても問題ない場合が多いです。もちろん、しっかり保管されているに越したことはありませんが。

まもりの種さんの調査によると重要書類を紛失、または紛失しかけたことがあると約3割の方が回答しています。

参照:まもりの種 https://www.mamoru-kun.com/tips/document-loss/

 

契約書は契約者同士で契約内容の理解に相違が生じないよう作成する書類です。

契約書の原本がないと契約が認められないなどということはありません。

契約書の内容が分かる契約書のコピーやスキャンデータなどがあれば、原本の代わりに十分なり得ます。

契約書を紛失してしまっても対処法が数多く存在するのです。

契約書を紛失して、取り乱しているかと思いますが、一度落ち着いてから後述する契約書紛失時の対処法を実践していただければと思います。

 

契約書を紛失した場合の対応方法を紹介

契約書を紛失した場合は非常に動揺し、何をすれば良いのか頭が真っ白になるほど焦ると思います。

ここでは契約書を紛失した場合の対処法を3つご紹介します。

 

・契約書の電子データがないか確認する

・契約書のコピーや再発行の手続きをする

・契約書紛失に対する謝罪メールを作成する

 

それぞれ詳しく見ていきましょう。

 

契約書の電子データがないか確認する

契約書紛失時の対応方法一つ目は、契約書の電子データがないか確認することです。

契約書は契約内容の理解が契約者間で違いが生じさせない目的で発行されるため、紙ではなく電子データでも契約書の効果を発揮するためです。

相手側から送付された電子データやPDFファイル、契約書の内容がわかる写真などが該当します。

そのため契約書を紛失した際は、まず契約書の電子データがないか確認することをおすすめします。

 

契約書のコピーや再発行の手続きをする

契約書紛失時の対応方法二つ目は、契約書のコピーや再発行の手続きをすることです。

契約書は原本が必要な場合は少なく、契約書のコピーや再発行した書類でも効果を発揮する場合が少なくないためです。

原本受け取り時にコピーしていた書類を捜索するか、相手側に契約書を紛失した旨を報告し、再発行願いをするなどの手続きを速やかにしましょう。

契約書の再発行は、ほとんどの場合において可能なため、一度相手側に報告してみることをおすすめします。

契約書を紛失した際は、コピーの捜索や再発行の手続きを進めましょう。

 

 契約書紛失に対する謝罪メールを作成する

契約書紛失時の対応方法三つ目は、契約書紛失に対する謝罪メールを作成することです。

契約書を紛失した旨を相手に報告するためにも謝罪メールは必要になります。

契約書を紛失したことに気づきながらも、その状況のままに放置してしまうと、いざトラブルが生じた時に対応することが困難になります。

そうならないためにも速やかに相手側に契約書を紛失したことを報告し、少しでも誠意を見せる必要があるのです。

 

契約書の紛失リスクを抑える書類管理方法

契約書を紛失した時の焦りを感じないために、しっかりとした書類管理術を知りたいと思う方は少なくないでしょう。

ここでは契約書を紛失するリスクを低減する書類管理方法を3つご紹介します。

 

・書類を都度ファイリングする

・契約書管理台帳を作成する

・クラウド契約書サービスを導入する

 

それぞ詳しく見ていきましょう。

 

書類を都度ファイリングする

契約書の紛失リスクを低減する管理方法一つ目は、書類を都度ファイリングすることです。

契約書を他の書類と同様に、そこらのデスク上に置いておくと紛失のリスクが高まるためです。

ファイリングしている書類と、ファイリングしていない書類では、どちらの紛失リスクが高いのかは一目瞭然です。

ファインリングしておくことで、より綺麗に契約書を保管できるというメリットもあります。

契約書を作成した際は、都度ファイリングする癖を身に付けましょう。

 

契約書管理台帳を作成する

契約書の紛失リスクを低減する管理方法二つ目は、契約書管理台帳を作成することです。

契約書管理台帳を作成することで、書類をどこに保管しているのか一目でわかるためです。

先ほどご紹介したファイリングでも紛失リスクを低減できるのですが、契約書が増えてくるとお目当ての書類がどこにファイリングされているのか、そのファイルはどこにあるのか管理できなくなります。

そうならないためにも契約書ごとにどのファイルに入れ、そのファイルをどこにしまっているのかしっかりと分かる台帳を作成することがおすすめです。

 

クラウド契約書サービスを導入する

契約書の紛失リスクを低減する管理方法三つ目は、クラウド契約書サービスを導入することです。

書類だと紛失のリスクを伴いますが、電子契約書だとパソコンさえあれば紛失することがなく、かなり紛失リスクを低減できるためです。

クラウド契約書サービスだと登録さえすれば、いつでも契約書を呼び出すことができ、膨大な契約書の管理が非常にスムーズになります。

 

まとめ

この記事では、契約書紛失時の乗り切り方についてご紹介しました。

契約書は、契約者同士で契約内容の理解に相違が生じないよう作成する書類です。

再発行も可能ですので、焦らずに落ち着いてできる作業からこなしていきましょう。

また契約書を紛失して良いことはないため、しっかりと契約書を紛失しないための管理方法も導入すると良いです。

今回ご紹介した管理方法が少しでも役に立てれば幸いです。

 

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