オフィスのプリンタは、A4、A3、B5など様々なサイズで印刷できるようになっているため、契約書の準備をする際、どのサイズで印刷すべきか悩んだ経験はないでしょうか。レジュメや資料ではA4を使用する機会が多いかもしれませんが、契約書となるとA3で印刷されたものが少なくありません。

実は、契約書をA3両面印刷するには理由があるのです。そこで、この記事では契約書をA3両面で印刷するメリットを、割印の意味などとあわせて解説していきます。

契約書をA3両面印刷するメリット

契約書をA3両面印刷するにはいくつかのメリットがあります。まずは、A3両面印刷のメリットをしっかり把握した上で、どのサイズで印刷すべきかを考えるようにしましょう。

1枚なら割印や製本も不要

A4で複数枚印刷した場合、割印や製本した上での契印が必要になります。割印とは、複数の契約書全てに重ねて写るように印鑑を押印するもので、これにより同じ内容の契約書であることを確認したことになります。

一方、契印はページを見開きにしてそれぞれのつなぎ目に押印するものです。契約書の全ページを袋綴じした後に、表表紙と裏表紙部分に押印する場合もあります。

割印も契印も、同じ内容の契約書であることを示すためにおこなわれます。A3両面印刷1枚であれば、割印や契印をしなくても同じ文書であることは明らかなので、その作業を省くことができます。

■ただし最低限二つ折りにはする

気をつけていただきたいのが、A3両面1枚に印刷するだけで構わないといっても、二つ折りにするなどして見栄えを良くするということです。A3はサイズが大きく、カバンやクリアファイルにもそのままでは入りにくいので、取引先への最低限の配慮は欠かさないようにしましょう。

時間や経費の無駄を削減

A3両面にした場合、A4片面だと最大4枚にもなった書類が1枚におさまります。紙などの資源やコスト削減が叫ばれる昨今、重要なポイントです。

また、上述したとおり、割印や製本が不要になるため、労力や時間を削減でき、働き方改革の観点からも重要といえるでしょう。

契約書をA3両面印刷するデメリット

実は、A3両面印刷にもデメリットはあります。そのため、あえてA3両面印刷を避けているという上司や取引先もいるはずです。メリットデメリットをしっかり把握した上で、双方納得のいく形で契約書を準備しましょう。

 印刷方法が面倒な場合がある

まず、A3両面で印刷する際には向きに気をつけなくてはいけません。プリンタによって手順が異なることもありますが、一度印刷に失敗して再印刷することになれば、結果的にもう1枚印刷しなくてはいけなくなり、紙も時間も無駄が発生します。

対応していないプリンタがある

オフィス向けであれば大抵は対応しているはずですが、中にはA3両面に対応していないプリンタもあります。せっかく書類をPCで用意しても、印刷できなければ意味がないため注意が必要です。

また、最近では締結した契約書をスキャンして電子保存する例も増えています。A4片面であればスムーズにできるスキャンも、A3両面だと手間がかかるということもあるので、確認が必要です。

A3両面契約書の作成ポイント

ここからは実際にA3両面で契約書を作成する際のポイントを説明します。印刷の向きについては、細かく気にする方もいますので、ミスのないようにしっかり覚えておきましょう。

長辺短辺印刷の区別に注意する

いざ両面で印刷しようと思った際、PCに長辺や短辺の表示が出て「何がどう違うの？」と戸惑った経験はないでしょうか。さらに、縦向きと横向きまで考慮するとさらに混乱するはずです。

この場合、どこを綴じるかに注目するとわかりやすくなります。例えば縦で長辺綴じであれば文書が縦長の状態で左側を綴じます。本の見開きをイメージしてみてください。

一方、横で短辺綴じであれば、横長の文書の左側で綴じるイメージです。横書きにした時短い部分はどこかと考えてみると、左側だとわかるのではないでしょうか。つまり、横の長辺綴じだと、長い部分の上が綴じられることになります。

複数枚になるならA4印刷する方法もある

先ほどすでに述べたように、A3両面印刷にはデメリットがあります。また、A3両面でも複数枚になるのであれば、結局割印や契印が必要になるため、A4で印刷する方が得策です。

その際は、1枚1枚割印を押していくよりは、製本テープを使い袋綴じした上で、契印を押すのが効率的でしょう。

電子契約なら両面印刷で悩む必要もない

以上、契約書をA3両面で印刷することでコストや時間を削減できることなどを解説してきました。ただし、この方法にもデメリットがあり、確認がしにくいと敬遠する方たちもいます。

電子契約なら、製本の手間や印刷の向きで相手に気を使う必要もありません。もっと効率的な契約事務を目指したいという方は一度検討してみてはいかがでしょうか。