企業において契約書の管理は大変重要な課題であり、契約書の数が増えてくると、有効期限の管理なども煩雑になってきます。作業の煩雑さや、探す手間を効率化するためには、どのようなファイリングの仕方がいいのでしょうか。ここでは、管理しやすい契約書のファイルの種類や、より効率的な契約書の管理の方法について紹介していきます。

契約書を整理する上でのポイントを解説

契約書は、ルールを決めて整理することで、欲しい時に確実に見つけることが可能になります。

契約書を整理するメリット

契約をかわした相手、内容、有効期限もそれぞれ異なる契約書をそのまま放置しておくと、どんどん数も増えていき、後で探す際に見つからないという状態になる可能性があります。他に優先すべき業務があれば、契約書の整理は後回しになる場合もあるでしょう。

しかし、契約書をその都度きちんと管理することで、さまざまなメリットが享受できます。例えば、問い合わせや監査時の調査に関する迅速な対応、契約書紛失などの情報漏洩の防止、契約内容確認などの検索の手間の省略など、どこに、どのような状態で、いつまでの有効期限のものが存在するという、基本的な情報をしっかりと管理するだけで、業務効率をアップすることが可能になります。

このように、本来あるべき状態で契約書を管理することで、探す手間を省くことができます。

契約書を一元化で管理する

企業の中には、部署ごとに契約書を管理しているところも多くあるでしょう。しかし、会社全体として契約書を一元管理することで、企業としてどのような内容の契約をしているのかを全て把握することができます。そのことにより、部署ごとの連携も可能になります。会社全体を把握しておくためにも、契約書を一元管理することをおすすめします。

契約書のファイルを管理するポイント

契約書を効率よく管理するためには、どのようなことをポイントにして整理するのがよいのでしょうか。

主な4つの分類方法を紹介

さまざまなタイプの契約書を大きく分けて4つの分類の仕方で整理することができます。

①名称や名前別：契約相手の名称、プロジェクト名、製品名など、すぐに分かる名前や名称別に分けましょう。一般的には、50音順に並べるなどの方法があります。

②テーマやサービス名別：契約書のテーマやサービス別に整理します。1つの企業で複数のサービスが存在する場合などは、サービス別にすると分かりやすいでしょう。

③プロジェクト別：例えば建設会社のように1つのプロジェクトが大きな場合に役立ちます。プロジェクトの数が多くなると、時系列を加えたり、混乱しないような工夫をしたりすることが必要です。

④数字別：契約書の有効期限や、締結した日など、日付で管理する方法です。

このように、まず大きくどのような分類方法にするのかを決めて、さらにその中で細分化して整理できるとより明確に管理が可能になります。

契約書のファイル名の決め方

ファイル名やフォルダ名で探せないという経験はないでしょうか。名前の付け方をルール化しておくようにしておきましょう。件名、相手先の名称、日付、版番号などで構成されるファイル名を、ルールに従って決めておくことで、探しても見つからないということは軽減されるはずです。

3種類のファイルタイプとおすすめのファイリング方法

ファイルには主に3種類のタイプがあります。

①書類を挟むだけのタイプ

②穴をあけてバインダーに綴じるタイプ

③ファイルをボックスに入れるタイプ

これらのファイルタイプにはそれぞれ使い方や綴じ方が異なるので、状況に応じて使い分けるといいでしょう。簡単に整理できるおすすめの方法は、書類を挟むだけのタイプに入れて、それをボックスタイプに入れる方法です。ボックスタイプにラベルをしておくと、誰が見てもどの書類が入っているか分かるので便利です。

長期保存には高級感のあるファイルがおすすめ

契約書などの重要な書類を保管するのには高級素材のファイルがおすすめです。高級な素材を採用することで堅牢さと格調さを兼ね備え、インク写りなどから保護し、大切な書類を長期間保存するのに適しています。

契約書を効率よく管理するには？

契約書を整理する際はぜひ紹介したファイリング方法を実践してみてください。

また、電子契約書を導入することで、このような作業を減らせるため効率よく管理できるようになります。

電子契約書の活用で無駄な手間を省く

契約書を電子契約書にすれば、コスト削減や保存スペースが不要になり、業務の効率化を実現することができるでしょう。電子契約書の場合は、印紙や郵送代、ファイル代などのコスト削減ができます。ファイリングをするという手間も省けますので、その分他の業務を効率よくこなすことができ、企業の生産性アップにつなげることができるでしょう。

電子契約書の導入で契約書のファイリング業務の効率アップ

契約書を管理する方法は大きく分けて2つあります。ファイル名やフォルダ名を作成し、ファイルで管理する方法と電子契約書にする方法で、電子契約書ならデータ上で管理することができ、ファイリングをする手間も省けます。その他にも、コスト削減や管理スペースが不要になりますので、電子契約書の導入でさまざまな効果が期待できるでしょう。