取引関係者同士が約束を結んだ場合、文書で証拠を残すために契約書を作成します。しかし、近年ペーパーレス化が推進されてきたこともあり、画像やメールといった電子データで契約内容を保存するパターンが増えてきました。

しかし、このような方法で正式な書類を保管することに疑問を持つ人も多く、文書の保存方法について正しい知識を持っておかなければ、思わぬトラブルに巻き込まれてしまう恐れがあるため注意が必要です。

そこで本記事では、契約書のデータ保存について、保存方法別に詳しく説明します。

契約書は複数作成するのが一般的

取引関係にある人同士が契約を結んだ場合、契約書は複数作成するのが一般的です。しかし、必ずしも複数作成しなければならないという法的な決まりは無いため、1部しか作成しないケースもあるようです。

しかし、契約書を複数作成することは、契約後のトラブルを抑えるために重要になります。

紛失や改ざんのリスクを抑えられる

契約書を複数作成しておけば、紛失や改ざんのリスクを抑えやすくなります。

もし1部しか発行していなかったら、書類を紛失することで契約内容や契約の有効性が確認できなくなってしまうからです。また、原本を所持している側が一方的に文言を追加して改ざんする可能性があるというのも、トラブルを引き起こすリスクを高めてしまいます。

原本でなければ証拠力が落ちる

万が一契約者同士でトラブルが発生し裁判で争うことになった場合、そもそもどのような契約内容だったかを立証しなければなりません。

そのために必要になるのが契約書ですが、原本でなければ証拠としての信ぴょう性が下がってしまい、不利な状況になる可能性があります。

電子媒体で保存した契約書の効力

契約書として確実な効力を発揮してもらうためには、原本であることが重要です。しかし、書類の保存や郵送の手間、コストといった問題を軽減するために、最近は契約内容を電子データで取り扱うところも増えてきています。

ここからは、電子データの種類別に、契約書の効力について説明します。

画像データで保存されている場合

書面で記された契約書の内容を、スマートフォンやデジタルカメラで撮影して、画像データとして保管する場合、保存するために場所を確保しなくてよかったり、デバイスがあればいつでも契約内容を確認できたりするというメリットがあります。

画像データを印刷すれば、裁判で証拠として提出できますが、証拠力を高めるためには、撮影日時や撮影場所を確認できる画像、解像度の高い画像である必要があります。

動画や音声データの場合

動画や音声データは、画像データと比較すると改ざんが難しくなるため、証拠力が高くなります。

しかし、実際に裁判所に提出する場合、記録されたデータを所定の書式の反訳書に書き起こさなければなりません。記録されたデータの量や質にもよりますが、内容によっては反訳書への書き起こしに膨大な手間と時間がかかってしまうため、記録方法としては不向きかもしれません。

メールで契約を交わした場合

取引関係にある人同士が遠方にいる場合、わざわざ出向いて対面で契約を結ぶよりも、メールで締結したいという人もいます。

契約が成立する条件は「当事者同士の合意があること」ですので、たとえメールであっても、双方が合意しているのであれば契約として成立するのです。

ただし、画像データと同様、改ざんのリスクがあることを覚えておかなければなりません。契約日時、場所などをはっきりさせておくことや、メールが確実に相手に届いているか確認することを徹底しましょう。

ファックスで送信された文書の場合

最近はファックスを使用する場面が減ってきましたが、こちらもメールと同様に、双方が合意していることが確認できれば契約として成立します。

また、自筆で文書を送受信することも可能なので、パソコンで入力した文章よりも信ぴょう性が高くなるという特徴もあります。

電子契約書の法的な有効性

契約が成立した証拠を残すためには様々な方法がありますが、近年では契約書自体を電子化した「電子契約書」が徐々に普及しています。

電子契約書を利用すれば、電子署名やタイムスタンプといった機能によって、契約書の作成日時や本人確認を信頼性のある外部機関が保証してくれます。

それによって、画像データなどの保存方法で課題となっていた契約日時の証明ができるだけでなく、本人の意思に基づいて作成された書類であることも証明でき、裁判においても通常の契約書と変わらぬ証拠力を持てるようになるのです。

証拠力が高い方法で契約書を交わそう

本記事では、契約書の原本は複数作成した方がよいということや、契約内容を画像やメールなどの電子データで保存した場合の法的効力について説明しました。

契約にかかる手間やコストをできるだけ抑えたいという人は、書面の契約書と同等の証拠力がある電子契約書の導入がおすすめです。

ここで説明した内容を参考にして、確実な方法で契約した証拠を残せるようになってくださいね。