契約書の原本とは?保管の仕方や原本証明の方法も解説

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契約書の原本とは?保管の仕方や原本証明の方法も解説

契約を交わす上で欠かせない契約書。契約書には原本というものが存在しますが、そもそも原本とは何かご存知でしょうか?この記事では契約書の原本について、その重要性と保管方法、原本証明の方法について解説します。

 

契約書の原本とは?

契約書の原本とは、契約した当事者が署名あるいは記名して作成した最初の契約書のことです。契約の内容を確定的に表示できるわけですが、原本は1通とは限りません。

例えば、ある物の売買における契約書を買った人と売った人のそれぞれが管理する場合には、それぞれが持っている契約書が原本です。つまり原本が2通ということです。

 

契約書はコピーや写しでも効力はある?

契約書の原本は、契約が締結したことを証明するとても重要な書類です。では、もしもそんな大切な原本をうっかり紛失してしまい、コピーや写ししか手元に無い場合、コピーや写しには契約書としての効力はあるのでしょうか。

答えは完全な効力は無いですが、契約書が存在した証にはなります。しかし、万が一相手側から「コピーされた契約書は偽造だ」と言われてしまった場合は、明確な証拠を提示できない限り反論が難しくなってしまいます。

このことからも、原本がいかに大切かが分かりますね。

 

電子契約書は紙の原本と同等の効力がある

電子上で作成され、やり取りされる電子契約書。現在では利用する人も確実に増えつつありますが、電子契約書は物理的には存在しないので、どの程度の効力があるのか気になる人は多いでしょう。

電子契約書は「電子帳簿保存法10条」という法律で、一定の条件を満たすことで紙の契約書等の原本と同等に扱われると定められています。その条件とは以下の通りです。

 

1.「真実性の確保」  認定タイムスタンプまたは社内規程があること

2.「関係書類の備付」 マニュアルが備え付けられていること

3.「検索性の確保」  主要項目を範囲指定および組み合わせで検索できること

4.「見読性の確保」  納税地で画面とプリンターで契約内容が確認できること

 

契約書の原本の保管や送付方法はどうするべき?

契約書の原本が契約においてとても重要なことが分かりましたが、そのように重要な原本が1通の場合、当方と取引相手、どちらが保管するのが適切でしょうか?

ここでは契約書の原本の保管や送付方法について解説します。

 

原本が1通の場合、当方と取引相手どちらが保管?

何らかの契約の締結において原本を1通しか作成しなかった場合、原本は当方と相手方、どちらが持つべきでしょうか?

どちらが原本を持つかは、両者を交えた話し合いで決めるべきです。それが決まったら、原本を持たない方は原本のコピーを所持するようにしましょう。

契約書には予め、「契約書の成立の証に本書1通を作成する。甲がこれを保有し、乙はその写しを保有するものとする。」という文言を入れておくと、コピーを作成した証となり、なお良いでしょう。

 

電子契約書なら原本紛失のリスクが減る

契約書の原本はとても重要なので、紛失してしまうと重大な問題です。そのため、原本は紛失しないように大切に保管しておく必要があります。

とはいえ、大切に保管していたつもりでも、「ついうっかりなくしてしまった…」ということもあるかもしれません。

そこでおすすめなのが、電子契約書です。電子契約書は電子上で保管するので、紛失のリスクを減らすことができるのです。

 

契約書をPDF化して送る理由とは?

PDFとは「Portable Document Format」の略で、データを紙に印刷した状態をそのまま保存できるファイル形式のことです。PDF化することで、どんな環境のデバイスから見ても内容を見ることが可能になります。契約書を電子上で送ろうと思った時には、PDF化する必要があるのです。

 

契約書の原本証明の仕方とは?

原本証明とは、それが確かに原本のコピーであるということを証明することです。何らかの理由によって原本が提出できない場合には、原本証明があるコピーや写しを提出することになります。

ここでは、契約書の原本証明の方法を説明します。

 

余白・裏面に原本であることを直接記入する

原本証明するためには、契約書の余白や裏面に「この写しは原本と相違ないことを証明します。」という文言とともに、署名・捺印を直接行います。

このことによって、コピーや写しが確実に原本のコピー、写しであることを証明できるのです。

 

ファイリングした際に割印する

もし原本証明したい契約書が複数枚に渡ってある場合、1枚1枚に記入するのは大変ですよね。そのような場合は、まずはすべてのページを複写します。まとめてファイリングした際に、綴じ目に割印をすれば、原本証明は最後のページにのみで済ませることができます。

 

電子契約書であればリスクも減らせる

契約書の原本はとても重要な物で、万が一紛失してしまうと契約に重大な問題が起きかねません。そのため、原本は厳重に保管するべきですが、人が管理する以上、ついうっかり紛失してしまったということもあるでしょう。

原本紛失のリスクを減らすには、電子契約書の利用がおすすめです。電子契約書であれば、作成から管理まで電子上で行うので、紛失のリスクを下げることができますよ。また電子契約書は、紙の契約書にかかる印紙代などのコストも減らすことができるので、ぜひこの機会に電子契約書の利用を検討されてはいかがでしょうか?

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