契約書は締結する契約の内容を明文化し、契約の該当者が作成したことを証明するため、お互いの署名や記名押印がされるのが一般的です。契約書に記載される内容の一つに契約期間の記載がありますが、当事者が合意する場合は自動更新とする記載も可能です。こちらでは、自動更新とするメリットや書き方についてお伝えし、さらには電子契約書システムを利用する利点についても記載します。

契約を締結する際の期間の考え方

契約を締結する場合には、契約の有効期限を記載することが多くあります。逆に契約期間を定めないものとしては、1回限りで売買が終了する契約があります。この場合、契約期間を記載するというよりも、「いつまでにいくらを支払う」などと言う履行期限を記載することになります。対して契約期間は、同じく売買契約であっても、継続的に取引をする場合や、雇用契約や合弁契約など継続的な関係となる場合にも、契約書には記載が必要となる項目です。契約書には契約期間として、「始期」と「終期」を具体的な日時で特定できるようにして、誰がみても分かるように記載します。期間を明らかにすることで、トラブルなどを回避することができることでしょう。

この場合の年月日の書き方は、西暦でも和暦でも構いません。そして契約期間が満了した際に、当事者双方が継続して契約を結びたいのであれば、新たに契約を交わす必要があります。しかし、契約は更新することを前提に契約書を作ることも可能です。

自動更新とする場合のメリット・デメリット

継続的な契約である場合には、契約書に期間の定めが記載されます。期間が定められている契約書は、契約期間が満了した時に効力を失うため、新たに契約を結ぶ必要がありますが、契約書の記載方法を工夫することで自動更新できるようにすることも可能です。お互いが長期にわたって契約することを望んでいる場合、契約を自動更新にすることで大きなメリットがあります。

たとえば賃貸住宅に長期で住み続けることを希望している場合は、契約満了時に特に何もしなくても契約が継続されますから、契約にかかるコストや時間が軽減されます。自動更新するデメリットは、契約を終了するための告知期間内に終了する旨を伝えないと、自動的に契約が更新されてしまいます。そして、契約を継続したくない場合には告知を含めて手間がかかります。ですので、更新するつもりであれば、新たな契約書の作成が必要ないため有用な仕組みですが、契約を継続する意思がない場合には解約時期などには注意が必要です。

自動更新あり・なしの書き方

期間の定めがある契約書では、継続的に契約したいのであれば自動更新を可能にする記載ができます。期間の定めがあって、継続的に契約することが前提ではない契約書の書き方の一つには、「本契約は、令和2年4月20日から令和3年4月19日まで有効とする。」のように、契約期間を明文化する方法があります。また、契約締結日と契約開始日が一致する場合には「本契約は、締結日から発効し、以後1年間有効とする」と記載することもあります。

対して、当事者双方に異論がない場合に、契約を一定期間ごとに延長するための自動更新条項として記載することもできます。

書き方としては、「本契約は、契約締結日から1年間有効とする。ただし、契約期間満了の1か月前までに、いずれの契約当事者からも異論がない場合には、本契約と同一の条件でさらに1年間更新されるものとし、その後も同様とする」となります。

この自動更新条項は、条件を明確化することと更新拒絶権を行使できる期間を明確に記載することがポイントです。

契約期間を管理するには電子契約書システムが役立つ

契約書を取り交わすことはビジネスでは大切なことですが、契約締結と共に期間満了時の適切な対応のために、契約を適切に管理することは非常に重要です。契約をきちんと管理できていなかったために契約が切れてしまい、ビジネスに空白期間ができてしまうことも考えられますし、更新する意志がなかったのに更新拒絶期間を過ぎてしまったため、余分な手間やコストがかかる場合もあります。

しかし、ビジネスに絡む契約は多岐にわたるため、人の手だけで存続期間を管理している場合ミスが発生してしまうこともあるでしょう。このような契約の管理不備を無くすために電子契約書システムが非常に役立ちます。

たとえば、契約期間が満了する時期や自動更新契約を結んでいる場合の更新拒絶権行使期間が一目でわかり、契約書の数が多い場合でも、キーワードで検索することができる仕組みも備わっています。契約書を作成する段階でも、調印のために相手の会社に足を運んだり、郵送したりする工数や手間などが省けるメリットもあります。

継続的な取引などの契約書では、契約期間を定めるのが一般的ですが、自動更新を前提とした契約書を作成することも可能です。自動更新とすると新たな契約書を作成する手間や工数が省けるメリットがあります。書き方のポイントは、自動更新条項を入れることにあります。契約を自動更新するにしてもしないにしても、契約の管理はビジネス上、とても大切です。その点、電子契約書システムは人間のミスをカバーして適切に契約の管理ができるので、導入するメリットがあります。