契約書は片面印刷が一般的ですが、両面印刷をすれば紙の節約になるので便利です。今回は、両面印刷の利点や懸念点などを紹介します。

契約書の両面印刷とは

契約書は通常片面印刷が普通です。例えば、両面印刷では1枚に収まるのを片面で印刷して2枚にします。片面印刷は紙が何枚も使われるので、両面印刷に比べて少し不便です。そこでおすすめするのが両面印刷。両面印刷は行政事務所や弁護士事務所の実務でもよく使われており、両面印刷してもマナー的に問題ありません。片面だと2枚の契約書が両面だと1枚に収められ、片面で4枚の契約書が2枚に収まります。また、両面の印刷だけでなく大きい紙1枚を印刷するのも問題ありません。A4サイズの契約書の場合、倍の大きさの紙を印刷すれば1枚で済みます。紙を削減できるだけではなく、大きいと見やすいなどのメリットもあります。

製本しなくて済む

片面印刷の場合は枚数が多くなるので、製本する必要があります。しかし、片面の場合は製本しなくても良い場合があるので便利です。例えば、片面で2枚の契約書があるとします。これを両面印刷すれば1枚のみになるので、製本の必要がありません。

契約書の両面印刷の利点と懸念点

契約書の両面印刷は良い点も悪い点もあります。世間一般的には片面印刷が多い分、両面だと珍しがられる場合もあるでしょう。これからどのようなメリットやデメリットがあるのかを紹介します。

契約書の両面印刷の利点

まずは契約書の両面印刷の利点からです。契約書の両面印刷の利点は以下の2つあります。

コストや保管スペースの削減になる

契約書は両面印刷にするとコストが減ります。単純に考えて両面印刷にすると紙の使用量が半分になります。その分の紙を減らせるのでコストが減り、その分のお金を節約できます。会社のコストを浮かせられるのはもちろん、環境面でも紙資源の無駄使いを減らせるので良いです。また、保管スペースが減るのも大きなメリットの1つで、両面印刷により紙の使用量が減るため、保管スペースもかさばりません。契約書によっては数年間保存しなければいけないので、何通もある契約書を保存していると結構な保管スペースが必要です。そのため、両面印刷はスペースが減らせておすすめです。

捺印の必要がない

両面印刷の場合は先ほども簡単に解説しましたが、1枚に収まれば捺印の必要がありません。捺印は2枚以上ある場合に必要なので、片面で2枚の契約書も両面印刷すれば1枚になります。そのため、捺印や製本の必要がなくなります。製本は袋とじ作業がとても大変で、手慣れている方でも10分以上時間がかかることが多いです。製本の必要がないと時間短縮にもなるので、業務の効率が上がります。

このように、契約書の両面印刷には保管スペースが少なくて済む、捺印や製本の必要がない、紙を減らすことでコストが下がるなど、業務を行う上で嬉しいメリットがたくさんあります。時間短縮やコスト軽減ができると他の業務に時間やコストをかけられるのでおすすめです。

契約書の両面印刷の懸念点

次は契約書の両面印刷の懸念点です。契約書の両面印刷の懸念点は以下の2つがあります。

レビューがしにくい

契約書は作成後のレビューが大事です。重要な書類は弁護士や行政書士にレビューしてもらうこともよくあります。レビューを怠ると契約書の不備が見抜けず、後で問題になったり、不利な契約を結んでしまったりする可能性もあります。片面印刷の契約書は1枚ずつ並べてレビューできるため、便利です。しかし、両面印刷の契約書は何度も裏表めくる必要があるため、どこまで読んでいたのか分からなくなったり、並べて見たりすることができなくなります。

PDFスキャン作業が大変

両面印刷の契約書はPDFスキャンするのも一手間です。製本して押印した契約書はデータとして保存するために、スキャンしておくことが一般的です。そのため、両面印刷された契約書は製本されている場合、袋とじを壊さないようにそっと扱う必要があり、スキャニング作業が難しくなります。

このように、契約書の両面印刷は裏表なのでレビューしたりスキャニングしたりする作業が大変です。メリットもたくさんありますが、その分上のような手間も出てくるので、頭に入れておきましょう。

両面印刷でコスト削減などのメリット

契約書の両面印刷はコストの削減や保管スペースを減らせるなど様々なメリットがあります。その分レビューやスキャニングの手間がかかるなどのデメリットもありますが、とても便利なのでおすすめです。ぜひここで紹介した情報を参考に、両面印刷について検討してみてください。