契約書を作成すると、多くの場合で複数ページにわたって用紙が必要になってしまいます。そのような場合は製本することで体裁を整えますが、裏表紙をつけるのかどうか悩む人が多いです。
そこで本記事では、契約書に裏表紙が必要なのかどうかや、契約書に裏表紙をつけるときの注意点について説明します。
目次
契約書に裏表紙は必要ではない
結論からいうと、契約書を作成するときに裏表紙を付けなければならないという決まりはありません。書類が複数枚にわたってしまったり、契約書を裏返したときに文書の内容が見えてしまうことが気になったりなど、「裏表紙をつけた方が良いのではないか？」と悩む人は多いようです。
ここからは、契約書に裏表紙が必要でない理由や、裏表紙を使うかどうかを検討する場面について説明します。
契印が文字と重なる可能性があるから
契約書に裏表紙をつけるということは、それだけ必要な用紙が増えるということなので、最終的には書類を製本しなければなりません。用紙が複数になると、書類が差し替えられたり改ざんされたものでないことを証明するために、「契印」を押す必要があります。
しかし、契印を押すと印影と文字が重なってしまい、文章が読みづらくなってしまう可能性があるので注意が必要です。電子契約書であれば、そもそも製本の必要がないため裏表紙は必要なくなります。
見栄えを良くしたいなら裏表紙を使っても良い
紙媒体の契約書の場合、きれいに製本されていなかったり、書類としての体裁が整っていなかったりすれば、書類を受け取る取引相手も良い気分がしないという場合があります。もちろん、裏表紙がなくても契約書として成立しますが、体裁にこだわった契約書を作りたい場合は裏表紙を使っても良いでしょう。
慣習に合わせて裏表紙を使うか検討して良い
契約書に裏表紙が必要はないということが分かっていても、昔からの慣習で契約書には必ず裏表紙をつけることが決まっているという会社もあります。そのような慣習になっている会社や取引先の場合は、契約に関する作業がスムーズに進むよう裏表紙をつけても良いでしょう。ただし、コスト面や書類作成の手間などを考えると、電子契約書を導入して用紙を使わない契約方法を検討するのがおすすめです。
契約書に裏表紙をつけるときの注意点
紙媒体の契約書では必ずしも裏表紙をつけなければならないというわけではありません。しかし、適切な契約書を作成するためには、裏表紙についていくつかの注意点を知っておくことが大切です。
ここからは契約書に裏表紙を追加した方が良い場合や、裏表紙を追加する際の注意点を説明します。
裏面まで文字がある場合は裏表紙を追加すると良い
契約書を裏返したときに見える最後のページに、何も文章が記載されていなければ良いのですが、そこに文字が記載されている場合は裏表紙を追加した方が望ましいです。裏表紙を追加することで契約書の見た目が良くなることはもちろんですが、契約書の最終ページには契約者双方のサインや印鑑が押されていることがほとんどなので、大切なページを保護するためにも裏表紙の追加を検討してみましょう。
裏表紙に追記されないようにする
契約に関する文書に裏表紙を付け加える場合は、裏表紙自体が空白のページになってしまう場合が多いです。そのため契約した後に裏表紙に文字を書き足せる状態になっていると、契約内容が後から変えられてしまう可能性があります。
このような事態を避けるために、文書の終わりの部分がはっきりとわかるよう「止め印」を押しておきましょう。電子契約書にしておくと、契約書の作成日時が客観的に証明できるようになるため、後から文言を書き足すといった改ざん行為を防ぐことができます。
ページ数が多くなる場合は袋とじで製本する
契約に関わる文書に裏表紙を追加するということは、ページ数が多くなることが予想されます。もちろんホチキスで止めて製本しても良いのですが、ページ数が多いとホチキスで止めきれなかったり、ホチキスから外れて書類がバラバラになってしまうリスクがあるため、袋とじで製本することがおすすめです。
契約書の表紙と背表紙をまたぐように「契印」する
また、製本しておけばそれぞれのページが帯で糊付けされるので、契約書の表面と裏面それぞれに対して、製本テープにまたがるように印が押されていれば、ホチキスで書類をまとめるときのように全てのページに契印を押さなくても良いのです。
電子契約書を導入して製本の手間をなくそう
本記事では、契約書に裏表紙が必要なのかどうかや、裏表紙をつけると良い場合、裏表紙をつける際の注意点について説明しました。
電子契約書を導入すれば、裏表紙を使わなくても良くなるため、見栄えやコストの問題、改ざんなどの安全性のリスク回避といった、幅広い課題を解消してくれます。
ここで説明した内容を参考にして、契約書の電子化を検討してみてください。
