会社同士だけでなく、会社と個人でも契約手続きはあります。契約内容を証拠として残すため、契約書を作成することがほとんどです。そんな契約書を適切な作成方法で作らなければ、無効になってしまうのではないかと心配になる人も多いのではないでしょうか。

本記事では、契約書を裏表に印刷しても大丈夫かどうかということや、裏表に印刷するメリットデメリットを紹介します。

契約書は裏表に印刷しても問題ない

結論からいうと、契約書を裏表に印刷したとしても、契約時に交わした内容が無効になってしまうことはありません。とはいえ、契約書を両面印刷する場合は、契約書に書かれている内容も多い場合がほとんどなので、いくつかの注意点を知っておく必要があります。

用紙が2枚以上に増えると契印が必要になる

契約書の用紙が2枚以上に増えると、書類がバラバラになったときに本当に1つの書類になっていたかを確認したり、契約締結後に書類が差し替えられるリスクを避けたりする必要があります。ホチキスで書類をとめる場合は「契印」をして、それぞれの用紙が1つの書類になっていたことを証明することが大切です。

ページ数が多いと製本する必要が出てくる

裏表に印刷したにも関わらずページ数が多くなる場合は、製本する必要が出てきます。製本することで契約書としての体裁を整えることにもなり、契約書の正面と裏面それぞれが帯とかぶるように契印するだけで、ほかのページに契印する必要がなくなるのです。

具体的に何ページ以上から製本しなければならないという決まりはありませんが、社内の慣例や契約先と相談しながら決めましょう。

契約書を両面印刷するメリット

契約書を裏表で両面印刷することには、メリットとデメリットがあります。

まずは、両面印刷するメリットから説明します。

契約書作成のコストを削減できる

裏表に契約書を印刷すると、紙代を削減できます。用紙の枚数にもよりますが、契約内容が多岐にわたるような場合は、両面印刷にするだけでかなりのコスト削減につながります。会社の無駄な支出を減らすことにもなるため、より生産性の高い事業運営につなげられるのです。

契約書類を保管しやすくなる

書類が多くなればなるほど、保管スペースに悩むようになります。社内の保管スペースが限られている会社にとっては、書類によって場所が圧迫されることは仕事の生産性の低下にも繋がりかねません。

書類を片面印刷から両面印刷に変えれば、使用する用紙の量が大幅に削減できるようになります。契約書の保管スペースに余裕を持たせることができれば、空いたスペースにほかのものを置くこともできるようになるため、よりすっきりした職場づくりができるようになるのです。

契約書を両面印刷するデメリット

契約書を両面印刷することにはデメリットもいくつか存在します。これから両面印刷に変更しようと考えている会社は、ここから説明する内容を参考にしてよく考えてみましょう。

両面印刷に対応したプリンターが必要

両面印刷をするためには、用紙の裏表に印刷できる機能を備えたプリンターが必要です。会社においているプリンターが片面印刷しか対応してないものであれば、手作業で裏表に印刷しなければならないため、印刷するだけで膨大な時間がかかってしまいます。

契約書は製本の手間がかかる

両面印刷であっても、契約書の用紙が多ければ多いほどホチキスで留めにくくなってしまうため、製本の手間がかかります。部数が限られていれば良いのですが、たくさんのページ数がある契約書を何部も製本しなければならないとなると、印刷時間に加えて製本の手間やコストがかかるため、本来の業務に支障をきたしかねません。

電子契約書化する作業が大変になる

時代はペーパーレスを推進するようになってきているため、環境面やコスト面を考えると契約書も電子化した方が良いのではと考える会社が増えているようです。

とはいえ、これまで紙媒体で保管していた契約書を電子化するためには、スキャナーで読み込む作業が必要になります。両面印刷の書類をスキャナで読み込もうとすると、どのページまで読み取ったのか分からなくなったり、印刷ミスが発生してうまく電子化できなかったという事態も起こり得るため、より慎重に作業しなければならないのです。

電子契約書を導入して印刷のコストを削減しよう

本記事では、契約書を裏表で印刷しても問題ないということや、両面印刷するメリットデメリットを紹介しました。今まで通り紙媒体で両面印刷をしても良いですが、契約書を電子化することで両面印刷のデメリットをほとんど解消することができます。また、改ざん防止機能やセキュリティ面での安全性など、安定的な契約作業を実行するための機能も備えているため、両面印刷を検討すると同時に、電子契約書の導入も考えてみてはいかがでしょうか。