書面契約書は、取引で決めた内容を文書に記したものです。書面契約書の手続きには、契約当事者が対面して作成する場合と郵送で取り交わす場合の2通りが考えられるでしょう。契約内容によっては、高額な金額の契約書も多く、その取り扱いには注意が必要です。

特に郵送の場合は、郵送の間における紛失リスクなどが考えられ、より一層慎重に取り扱わなければなりません。

そこで今回は、契約書を郵送する場合の正しい方法を紹介します。無用なトラブルで契約相手に迷惑をかけないように、この記事を参考にしてください。

契約書は法人・個人にとって大事な書類

契約書というと、高額な不動産を扱うものから個人の保険契約まで様々な種類があります。金額にかかわらず、契約書は大切な書類であることをよく理解して扱うことが大切です。

法人にとっての契約書は重要な取引書類

法人間で取り決めた内容を記した契約書は、何かしらのトラブルが生じた場合、法的証拠書類となるものです。内容によっては、極秘の類のものも含まれるでしょう。

このような重要な取引書類は、郵送より対面で交わす方が一般的ですが、契約相手方が遠方であればやむなく郵送という手段もあり得ます。

郵送の場合は、マナーを守ることは当然ですが、紛失したり配達が遅れたりすることがないよう細心の注意を払います。

個人にとっての契約書は個人情報満載

契約書は、法人だけでなく個人とも取り交わす場合も多いものです。クレジットカードの申し込みや通信販売の保険などがその代表的なものです。

契約書には、年収や家族構成、場合によっては資産などを記入することもあります。また、家族にも知られたくないという契約書もあるでしょう。

個人との契約書は、個人情報が満載です。契約書を紛失したとなると、企業の信頼は失墜します。そのような状況にならないよう、個人情報の取り扱いにも細心の注意が必要です。

契約書の郵送は簡易書留か配達記録郵便

契約書は、郵便法や信書便法によれば信書に該当し、郵送方法は決まっています。一部の宅配業者も取り扱っていますが、やはり郵便局から郵送する方が安心でしょう。契約書を郵送する場合は、紛失などのトラブルに対処できるように、発送した履歴と相手方が受領したことが記録に残る簡易書留か配達記録郵便を利用します。この郵送方法により、郵便ポストへ投函されることがなく、確実に相手方に届くことが期待できます。

簡易書留か配達記録郵便で送るメリット

郵便ポストに投函される普通郵便では、気付かれずいつまでも契約書がポストに入ったまま、という状況もあり得ます。相手方から、契約書が届かないといったクレームに発展する可能性もあるかもしれません。配達記録は、何らかのトラブルが生じた時に証拠として非常に役に立ちます。

普通郵便より割高ですが、簡易書留か配達記録郵便で郵送することで、紛失や盗難のリスクを防げます。より安全により確実に相手方に書類を届けることができます。

契約書を郵送する時の注意点とは

ここでは、契約書を送る場合のマナーや注意点について詳しく説明します。

送付状を付けて郵送

送付状は、同封の契約書内容を知らせる文書です。特に法人であれば、普段から多くの文書を取り扱うので、契約内容を要約した送付状は必須です。

また個人への契約書であれば、先々商品の購入やサービスの利用へ繋がることも考えられるでしょう。必要な場合に相手方がいつでも連絡が取れるように、連絡先を必ず記載しておきましょう。

返信用封筒を同封して郵送

書類をスムーズに返送してもらうために、返信用封筒の同封は欠かせません。切手を添付したものか料金後納郵便の封筒を利用し、切手代は送付する企業側が負担します。

また、送付先が記載された封筒を同封し、相手方の負担にならないように配慮しましょう。

折り曲げずに厳重に梱包して郵送

契約書は重要な書類であり、返送されてきた書類は企業に保管されます。折り目がつかないよう、折り曲げる必要のない封筒に入れて郵送しましょう。

クリアファイルに入れて郵送することで、雨でも書類自体が濡れる心配はありません。クリアファイルは未使用のものを使用するようにしましょう。また文書の性質から、中身の見えない封筒で郵送するようにしましょう。

電子契約書は郵送する必要はない

契約書を郵送する場合、郵送途中の紛失や盗難のリスクは常にあります。たとえ相手方に届いてもすぐに返送してもらえず、そのうちに契約書の期限が切れてしまうなどのトラブルはつきものです。

電子契約書は、電子データでの情報のやり取りなので、契約書を郵送する必要はありません。郵送による手間を省け、郵送代や印紙代などの大幅な経費削減に繋がります。また相手方もインターネット上ですぐに返信できるので、契約の締結までスピーディーに行え、業務の効率化も図れるでしょう。

契約書を郵送するときのマナーを知ろう

契約書を郵送する場合は、郵送途中の紛失や盗難対策に、簡易書留か配達記録郵便で郵送しましょう。契約書は、個人情報や企業の大事な情報が記載されているので、扱いには細心の注意が必要です。また契約書を相手方に郵送するときには、送付状を付けるなどのマナーが大切です。

電子契約書であれば、書面契約書のような手間ひまを省け、経費削減もできるなどメリットが多いといえるでしょう。契約成立スピードも図れる、便利な電子契約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。