契約書を送るときに、郵便ではなく宅配便を利用するという人もいるのではないでしょうか。契約書を送る方法は決まっており、うっかり間違えると違法となり罰金が課せられることもあります。

普段、仕事上で契約書をよく作成するという人もいるでしょう。ビジネスマナーとして、契約書の送り方をしっかり理解することは大切です。

そこでここでは、契約書をどのように送るべきかその方法を詳しく説明します。契約書の正しい送り方を知りたい人は、この記事を参考にしてください。

契約書を宅配便やメール便で送ると違法

契約書は、宅配便やメール便で送付するのは違法です。ここでは、その根拠を詳しく説明します。

信書とはどういう書類？

信書とは、郵便法や信書便法によれば「特定の人に対して、差出人側の意思や事実内容を通知する文書」のことをいいます。次のような文書が、信書にあたります。

・請求書の類：納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申告書、依頼書、契約書など

・証明書の類：印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写しなど

・会議招集通知の類：結婚式の招待状、業務を報告する文書など

・許可書の類：免許証、認定書、表彰状など

信書には、ビジネス上だけでなく普段からよく使う文書も含まれるので、どのような文書が信書にあたるのかしっかりと把握することは大事です。よくやりがちですが、荷物と一緒に領収書や印鑑証明書などを送ってしまうと違法なので注意しましょう。

契約書は信書にあたり宅配便で送付不可

先述したとおり、契約書は宅配便で送ることはできません。近くに郵便局がない場合など、ついつい宅配便で送ってしまうという人も多いのではないでしょうか。契約書の内容によっては、分量も多く持ち運びするのも大変という状況もあるでしょう。どのような状況であれ、契約書は信書にあたるということを忘れずに、正しく送ることが大切です。

契約書を宅配便で送ったときの罰則は？

契約書を宅配便で送った場合の罰則は、3年以下の懲役か300万円以下の罰金です。非常に厳しい罰則内容です。「知らなかった」という言い訳は通用しませんので、日頃から契約書の取り扱いには気を付けなければなりません。

信書の配達は日本郵便が独占

契約書などの信書は、日本郵便の郵便（レターパック）で送付すべきと、郵便法に定められています。そのため信書の配達は、特別法が制定されるまで日本郵便の独占状態でした。しかし、特別法が平成15年に施行され、民間事業者の参入が認められるようになったのです。

契約書は書留郵便かレターパックで配達

先述したとおり、許可を取った宅配業者も信書の配達が可能となりましたが、やはり郵便局からの配達が安心でしょう。契約書は大事な書類ですので、番号追跡できる送付方法が適切です。そうなれば、書留郵便かレターパックがおすすめです。利用しやすさを考えれば、全国どこへ送付しても一律360円で送付できるレターパックライトが一番のおすすめといえるのではないでしょうか。

特定信書便とは

信書の配達は日本郵便が独占状態でしたが、特別法として信書便法（特定信書便）が施行され民間業者も参入できるようになりました。

ここでは、特定信書便がどのようなものかを解説していきます。

特別法である「信書便法」とは

信書便法とは、契約書や請求書などの信書の配達業務を民間業者にも開放する法律です。信書を3日以内に配達する一般信書便事業と特定信書便事業の2種類が認められました。特定信書便事業とは、縦、横、高さの合計が90ｃｍを超える信書を、3時間以内に集配することを義務付けられた事業のことです。

契約書の配達に民間業者が参入

特定信書便事業には、バイク便などを手がける数社の民間業者が参入しました。高い付加価値をつけサービスを充実させることで、ビジネスの場での利用しやすくなったといえるでしょう。

電子契約書は郵送代は不要

電子契約書は、電子データで契約書を作成しインターネット上で相手方に送るので、郵便で送るという手間はかかりません。書面契約書のように、「間違って宅配便で送ってしまった」ということはそもそもありえないのです。

作成の段階から、インターネット上で契約相手と何度もやり取り・修正しながら、スピーディーに契約書作成が可能です。郵送代も印紙代も必要なく、コストを大幅に削減することができます。

電子契約書は、郵便代のコスト削減から事務作業の効率化まで図れるなど、非常に便利な契約書作成システムといえるでしょう。

契約書は宅配便で送れないので気をつけよう

契約書は信書にあたり、通常の宅配便での配達はできないので気をつけましょう。日本郵便以外では、特定信書便事業を認められた一部の民間業者が、信書の配達業務に参入しています。信書を正しく送付しないと違法にあたるので、取り扱いは慎重にすべきでしょう。

その点電子契約書なら、法律違反となる心配もなく、さらに郵送代もカットできるなどメリットも多いといえます。このように、メリットの多い電子契約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。