仕事や日常生活において、「覚書」という言葉を聞いたり、仕事で実際に「覚書」を締結したりしたことがあるかもしれません。普段はあまり気にせず、覚書を結んでいるかもしれませんが、そもそも契約書と何が異なるのでしょうか。

覚書は契約書とは異なる状況で締結されるものですが、その意味を理解せずに、署名捺印していてはリスクがあります。そこで、双方の違いや覚書に印紙が必要かについて解説していきます。

契約書と覚書の違いは？

覚書に効力が弱いものという印象を持っている方もいるでしょう。実際「覚書ならいいか」と安易に締結したことで、トラブルのもとになる例もあるようです。

注意したいのが、覚書であっても中身次第では契約書としてみなされる場合もあるということです。ここからは、契約書と覚書の違いが何かを具体的に理解するため、それぞれの定義を紹介します。

 覚書とは

本来、覚書とはその言葉通り、備忘録のように、ある事柄に関する事項を双方の取り決めで記録しておくものです。既存の契約内容を確認したり、修正する際に活用されます。

しかし、その内容が法的要件を満たしていれば、法的効力を持つ公的書類となります。正式な書類として認められるためにも、表題や作成日、当事者名を必ず記載することが必要です。

契約書との違い

一方、契約書は、契約締結時に双方の同意事項や契約条件をまとめた文書で、当事者が署名捺印するものです。上述したように、覚書は契約書の内容を確認・修正する際に用いられます。

そこで、覚書は契約前に双方の確認事項をまとめる際や契約後に契約内容を変更する際など、契約書に対応して作成されるものと理解すると違いをイメージしやすいでしょう。

契約書と覚書どちらが優先？

契約内容に対応する形で作成される覚書ですが、その内容によっては契約書と同等の効力を持ちます。そのため、契約後に覚書で契約内容の変更が記載されれば、覚書の内容が優先されることもあるので、締結時には細心の注意を払うようにしましょう。

覚書の作り方

では、既存契約内容に追加したり、内容を変更したいと考えた場合、どのように覚書を作成すれば良いでしょうか。難しいように見えるかもしれませんが、一定の決まりを理解すれば覚書を作成することは比較的容易です。

覚書の書き方

契約書同様、覚書は双方の同意に基づき締結するので、まず事前に変更内容について相手方の同意を得る必要があります。その後、どの契約内容を変更するかを明確にするために、対象の契約書について明記しましょう。具体的には、「〇年〇月〇日付けで〜（以下「甲」）と〜（以下「乙」）との間で締結した〜契約書」などの形式で指定します。

さらに、変更する項目と内容を記載し、どのような点が変更されるか双方が理解できるようにしましょう。上述した通り、契約日や当事者の署名捺印も必要です。

覚書の製本方法

覚書が1枚の場合は特段処理は必要ないですし、複数枚ある場合でもそれぞれを重ねて割印することで対応可能です。しかし、文書が多くなった場合はその割印も面倒になるので、製本する必要があります。

まず、重ねた書類をホッチキス留めします。その後、ホッチキス留めされた部分を製本テープで包み込みます。最後にテープと書類の間の両面に割印をすれば完成です。割印は当事者双方の印鑑が必要になりますので注意してください。

覚書と印紙の関係

ここまでは、覚書と契約書の違いを中心に解説してきました。では、印紙との関係はどうなるのでしょうか。契約書には大半が印紙が必要となりますが、覚書は印紙不要なので締結しやすいという誤った考えを持つ方もいます。しかし、覚書でも印紙が必要になる場合もあるので注意しましょう。

 内容によっては印紙も必要に

印紙税が課税されるのは、紙税法に定められた文書に限ります。裏を返せば、この法律に該当すればすべて印紙税が必要ということになります。なお、1.課税事項が記載されている、2.課税事項を証明する文書である、3.非課税文書でない、という3つの条件すべてに該当すると課税文書になります。

金額によって異なる印紙

必要になる印紙税額は、対象文書の内容によって異なります。例えば、契約金額を変更する場合、減額する場合は記載金額のないものとして200円のみが必要になりますが、増額する場合はその増額金額分が記載金額として印紙税額が計算されます。印紙税額を判断する際には、国税庁で発表している印紙税額一覧表を参考にしてください。

電子契約なら面倒な手続きや印紙も不要に

ここまで説明したように、覚書は契約書の内容を確認したり、変更する際に作成されるものです。ただし、その効力は弱いものではなく、要件を備えれば法的効力も持ち、変更前の契約内容より優先される場合もあります。

つまり、場合によっては契約書同様に印紙貼付の作業も必要になります。しかし、印紙代も決して安くないですし、都度印紙税額を確認するのも面倒なはずです。

そこで、近年注目を集めているのが電子契約です。電子契約は、紙の書面に書いて交付するという作成行為を経ておらず、課税文書に該当しないとされます。契約書や覚書の手続きの煩雑さを解消したい場合は、ぜひ電子契約を検討してみてはいかがでしょうか。