最近では働き方改革やITの発展により、ネット上で完結できる業務が増えています。その1つとして、契約書などの書類の保存が挙げられます。従来は紙での保存が一般的でしたが、最近ではe-文書法により、紙の使用が減りました。ここではe-文書法がどのような法律なのか、e-文書法を取り入れる利点、e-文書法適用外の文書について詳しく解説します。

そもそもe-文書法とは

e-文書法は簡単に言うと紙の文書を電子データで保存することをいいます。最近ではITの発達により、ネット上で契約書を作成したり保存したりすることが増えつつあります。電子データで保存することで様々なメリットもあります。これから、電子データについて詳しく解説します。

法定保存文書などを電子データで保存可能

書類の中には、法令により保存が義務付けられている法定保存文書があります。今までは紙で保存していましたが、電子帳簿保存法やe-文書法により電子データでの保存が認められるようになりました。

電子データで保存が認められている書類は、情報やオブジェクトなどの一般文書、法的な業務や業務処理の証拠として残す非法定保存文書、建築図書や人事関係、医療情報、国税関係書類などの文書など幅広いです。国税関係書類は原本の保存を必ず行わなければなりませんが、これも電子データで保存できます。

見読性、完全性、検索性の3つの要件

国税関係書類や医療情報は機密データや重要なデータがあるため、e-文書法適用の要件に沿って保存しなければなりません。要件は各府省によって様々なので一定されていませんが、主に見読性、完全性、検索性の3つがあります。

見読性は明確な状況で見られることを言い、完全性は明確な証拠です。例えば、原本を保管している場合、電子化するまでのプロセスや文書に改ざんが行われていないかなど、原本であることの証明をしなければいけません。最後の検索性は、見たいデータや必要なデータが検索できるようにしなければいけないことをいいます。

e-文書法に基づいた契約書の利点

e-文書法は、電子データで書類の保存が可能なので、それに伴い様々なメリットもあります。

紙が必要ないので印紙税の削減

電子データで保存することで紙が必要なくなるため、印紙税の支払いの必要がありません。さらに、紙を購入する代金もいらないため、コストが驚くほど安くなります。業界によっては契約書の作成が多く、紙の費用や印紙税がかかりすぎている場合もありますが、e-文書法を取り入れれば、全体的なコストが下がっておすすめです。

事務作業の効率が上がる

契約書によっては、数年間保存しなければいけないものもあります。数年前の契約書が必要になった時には、膨大な書類の中から探さなければいけません。それに比べ、電子データは検索できるため、昔の契約書や書類を探す手間が省けます。また、紙で郵送する際には発行、封入作業、投函、差出しなど様々なプロセスが必要ですが、電子データはFAXなどでデータを素早く送れるので便利です。さらに、パソコンがあれば請求書の作成を行うことができ、データを打ち込むだけなので素早く終わります。メールで添付して相手先に送れるので事務作業の効率がアップします。

 e-文書法の対象外文書

e-文書での対応外文書は、どのようなものがあるのかを紹介します。対象文書ではない文書を電子データで保存しても意味がないため、あらかじめ対応しているかどうかを確認する必要性があります。先ほどは保存が可能な文書を簡単に解説しましたが、これから詳しく紹介するので、是非参考にしてください。

手引書など緊急時に即座に閲覧が必要なもの

まずは船に備える手引書など、すぐに閲覧が必要な書類です。船などは緊急時にすぐに閲覧しないと事故につながる可能性もあります。これが電子データの手引書の場合は、必要な文書を探すまでに時間がかかります。しかし、紙で保存している場合は簡単に閲覧できるため、e-文書法の対象外になっています。

免許証など現物性が高いもの

2つ目は運転免許証などの現物性が高いものです。運転免許証は運転する際に持ち運ばなければいけません。また、提示する必要がある場合はすぐ取り出さないといけないので、電子データで保存することはできません。運転免許証と同様に、保険証やマイナンバーカードなども電子データでは保存できないので注意が必要です。

条約によって制限があるもの

最後は条約により制限がある文書です。何かしらの条約により、保存できない場合は紙のみでの保存が必要です。

e-文書法でデータ保存が簡単に

e-文書法は、ネット上で書類の保管が行えるため便利です。作業効率が上がり、紙の使用が減ることで印紙税の軽減などコスメ面でもメリットがたくさんあります。また、e-文書法で保存できる書類の幅も広いため、多くの書類を保存できて便利です。しかし、その一方では電子データでの保存が認められていない書類もあるので、十分に注意しましょう。