ビジネスにおいて非常に重要な契約書は件数が増えると管理が大変ですが、さらに数の多い請書になればなおさらです。

最近、契約書や請書などの書類を電子化する企業が増えていますが、それにはどんなメリットがあるのでしょうか。この記事ではそんな疑問にお答えします。

請書とは何か？

請書（うけしょ）はもともと注文請書（ちゅうもんうけしょ）という、ビジネスではよく見かける書類です。

受注の意思を表す書類である

請書は取引で注文を受けた際、受けた側が引き受ける意思を表すために作られます。注文書とセットで正式に取引の成立を示す法的効力を持ち、一般に次のような内容が記載されます。

・書類の発行日

・発注者および受注者の名称や住所、連絡先

・商品・サービスの名称や数量、納期や納品方法

・代金の支払方法や支払期限といった支払情報

収入印紙の貼り付けが必要

契約書や請書は、印紙税法では契約の成立を証明する書面にあたり、収入印紙の貼付が義務付けられています。受注金額が1万円以上の場合は、すべて定められた額の収入印紙を添付しなくてはなりません。

「受注金額別の収入印紙額面」：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7140.htm

請書を電子化するとどうなるのか？

ではより詳しく、請書を電子化するとどうなるのかを見てみましょう。

印紙税がかからなくなる

請書には金額ごとに添付しなくてはならない収入印紙の額面が定められていると解説しましたが、この印紙税法が課税対象としているのは紙の文書に限られます。そのため電子化された請書は印紙税法上課税対象とはならず、受注金額に関係なく印紙税がかかりません。

請書に関する手間が軽減できる

書類を電子化すると、原則として紙で印刷する必要がなくなります。すると、従来のようなコピー用紙やホッチキス、製本テープが必要なくなり、そのコストをゼロにできます。

また、書類作成には工数がかかります。請書は契約書に比べればかなり簡潔な書類ですが、それでも件数が多ければ1件ずつ丁寧に作成しなくてはならず、それにも人件費はかかります。

書類を電子化すれば、コンピューター上で書類を作成するだけです。そのチェックや承認も社内ネットワークを使えば、紙の書類よりずっとスムーズに共有・回覧できます。間違いがあったら修正するのも難しくありません。

検索が容易になり管理コストが抑えられる

電子化する大きなメリットの1つが、この「書類の保管方法」です。契約書のような取引にまつわる重要な文書は、おおむね7年間の保管が義務付けられています。取引ごとに契約等が発生する業種では、書類だけで倉庫が必要なほどの量に上り、その中から1つだけを取り出すのはかなり大変です。

電子化された書類は、全てサーバー上に保管されます。そのため倉庫の必要がなく、つまり倉庫のコストがかかりません。また検索性の面でも、日付や取引先、提供した商品・サービスなど、幅広い要素であっという間に検索・絞り込みができます。

もちろん従来の紙の書類であれば、保管にも検索にもかかっていた人件費も削減できます。削減できた予算を営業やマーケティングといった業績に直結する部署に回せば、業績アップも大いに期待できます。

契約書と請書の違い

ここまでの解説で「では契約書と請書は同じではないのか」と感じた人がいらっしゃるかもしれません。確かに似ている印象がありますが、実際は用途によって使い分けられています。

両方とも契約の証明である

まず「似ている」点でいうと、どちらも「両者とも取引契約の成立を証明している」書類です。しかし請書には次のような契約書との違いがあります。

・請書は注文者と受注者の双方が捺印することはほぼない

・そのため、発注を受けて受注者が発行する請書は容易に発生する

注文書は義務的に作ることが多いのですが、請書は場合によって発行されないこともあります。

一方契約書は、同じ内容について必ず双方の同意が必要です。その証拠として、双方が1部ずつ同じ契約書を保管するのです。請書も法的効力がありますが契約書の方がより確固とした証明だといえます。

請書と契約書を取引金額で使い分ける

請書と契約書は、取引についてその重要度によって使い分けられます。

例えば、金額が比較的少ない取引では、一般的に請書が発行されます。これは、請書というものは受注者が一方的に作成するため、原則として発注者への強制力がないためです。不履行となっても損害が少ないため、簡素な手続きに留めているのです。

しかし契約書は、発注者と受注者が相互に発行するものです。お互いに同意を証明するため契約書をもって契約が成立し、受注者・発注者の双方に強制力があります。「不履行に備えた保険」というわけではありませんが、取引がきちんと履行されるよう強制力があるため、高額取引に用いられるのです。

契約書・請書の電子化にはメリットがある

契約書との違いから請書の概要、と電子化のメリットについて解説しました。数は違っても、契約書や請書をはじめとした書類の多さに、「なんとかしたい」と感じている人はきっと多いはずです。

特に請書や契約書の作成が多い業種は、電子化によって大きなメリットが期待できます。管理方法や検索性アップ、さらに作成や共有の手間が省けるなど、直接的・間接的なコストの削減や、人的資源の有効活用など、業績アップにつながる要素が多いのです。

また混同されがちな契約書と請書を、基準を定めて使い分けることにも意味があります。書類の電子化をきっかけにして、業績アップに上手に利用しましょう。