業務委託契約書、顧問契約書、コンサルティング契約書など、企業においては実に多くの重要な書類を保管しています。最近では、エクセルやワードなど従業員が簡単に利用できるソフトで作成されていることが多いでしょう。

しかし、それぞれの契約書の管理や更新などは、どのように管理されているのでしょうか。使い勝手のよいエクセルで管理することは、一見利便性があるように見えて、不正がおきやすくもあります。契約書をエクセルで管理するコツや注意点を紹介します。

エクセルで契約書を作成する際の手順を紹介

契約書をエクセルやワードで作成して、データとして保存しておけば、修正や追加、削除などの編集もスムーズに対応することができます。ここでは、エクセルやワードで契約書を作成する手順を紹介します。

契約書の構成に必要な項目の解説

契約書を作成する際に重要なことは、「いつ、だれが、どのような契約をしたか」を明記することです。

①タイトル：誰がみてもどんな内容の契約書なのかわかるようにします。

②前文：どのような内容の契約を結ぶのか、また当事者間を甲乙と仮称することを明記します。

③損害賠償：当事者間においてトラブルになった際の賠償金額やその範囲を記載します。

④契約期間：いつからいつまでという期間の記載と、期限が切れた際の更新などについても明記します。

⑤契約解除の事由：どのような場合に契約を解除できるか明確にしておきます。

⑥反社会勢力の排除：お互いが反社会勢力でないことを確認するものです。

⑦合意管轄：裁判になった際に、どこの裁判所で争うのかをあらかじめ合意の上で決めておくことです。

⑧末文：契約書の作成数、所持数、原本か写しかという契約書の所在を記載しておきます。

⑨署名・捺印：最後に署名か記名をして押印しておきます。

ただし、契約書の項目は自由ですので絶対ではありません。トラブルを未然に防ぐためにはこのような内容を盛り込んでおくと良いでしょう。

エクセルの契約書のテンプレートを利用

契約書を一から作成するのは、なかなか難しいと思うこともあるでしょう。インターネット上では、さまざまなタイプのエクセルのテンプレートが無料で公開されています。それをベースとして、自社に合うように作り直すことで簡単に契約書を作成することができるでしょう。契約書は文書なのでワードのテンプレートが多いですが、エクセルやPDFも公開されています。

ワードの契約書を作るのに便利な機能を紹介

ワードで契約書を作成する際に特有な便利な機能を紹介します。

①変更履歴の記録：どのような設定や削除、変更などをしたのかを見ることができます。

②コメント機能：さらに情報を追加したりする場合に使用します。

③ルーラー：インデントの設定と調整をします。

このようにワードならではの便利な機能を活用しながら契約書を作成することができます。

契約書をエクセルで管理！把握しておきたいコツと注意点

契約書をエクセルやワードで管理する場合には、どのような点に注意して運用すべきなのでしょうか。

現行の管理フローの確認と問題点

契約書の現状の管理は、企業によってさまざまです。大企業になれば、同じ取引先で部署によって違う契約書を取り交わしていることも多く、各部署に契約書が保管されており、一元管理できていない場合もあるでしょう。企業として何かトラブルがあった場合には、すぐに全体像を把握できないので企業としてもリスクとなります。

契約書の管理方法の決め方とは？

そこで現在の業務フローを見直してみましょう。管理方法をルール化する必要があります。

①統括して管理する担当者を決める

②契約書関連の業務の課題を出し合う

③契約書を管理する台帳を作成する

④契約書の棚卸しをする

⑤契約書を管理するルールを制定する

このようにルール化することにより、以前見えなかったものが見えてきて管理しやすくなります。

エクセル台帳で管理できること

実際にエクセル台帳で契約書を管理することで、どのようなことが可能になるのでしょうか。

エクセルは広く利用されているツールなので、比較的誰でも利用することが可能です。特に教育する手間もありませんので、すぐに台帳管理をすることができます。またエクセルならではの機能として、関数が利用できるので難しい計算式もミスなくできます。簡単な編集作業も可能です。

契約書の書き換えが誰でもできるデメリット

エクセルのように誰にでも利用できるソフトの場合は、誰かが書き換えたりする場合もあります。エクセル台帳には書類の添付ができませんので、一元管理は難しいでしょう。エクセルでは追跡ができないので、誰が使用したのかがわかりません。

契約書を電子取引にして管理ミスをなくそう

従来のエクセルの管理方法の場合は、契約書の更新時をお知らせする機能がなく、契約更新や解約などを手作業で管理する必要がありました。また、紙の契約書は保管場所も必要になり管理運用の問題もありました。契約書を電子取引にすると、契約更新の際にアラームでお知らせをしてくれたり、保管もデータ上で管理できるので場所も問題もありません。契約書を電子化し、契約更新の漏れなどの管理ミスがないような対策をおすすめします。