注文書と注文請書、注文請書と契約書は実際に取引する当事者からすると似たようなもののように思えますが、本来はそれぞれ違う意味があり、法的にも異なる効力を持ちます。

この記事では、注文請書と契約書との違いを解説します。

注文請書の意義とは

最初に押さえておきたいのは、注文請書とはどのような性質を持つのかということです。その上で契約書との関連を考察してみましょう。

注文請書とはいったいどんなものか

注文請書とは、注文書に対してその注文を「引き受ける」意思を正式に表明する文書をいい、発注者の手に渡ったときに正式な契約が成立したとみなされ、契約書と同等の性質を持つとされています。

注文書と注文請書の違いとは

注文書は発注者が受注者に対して作成・送付するもの、注文請書は逆に受注者から発注者に向けられる文書です。

したがって、注文書に記載されるのは主に次のような項目とされます。

・注文する商品名と数量

・希望する納品期日や納品場所

それに対して注文請書には、自ずと次のような内容が記載されます。

・受注できる商品名と数量

・納品の期日や場所（注文書とは違う場合もある）

発注者としても、希望どおりではなくても許容範囲内なら、納品を約束してもらえるのが安心です。

注文請書は、受注者が納品に関する商品や数量とともにそれにまつわる諸条件を発注者に対して明確にします。

一方、注文書には発注者が希望する納品条件を打診する意味合いがあり、どちらも単体で取引の存在を証明するのは難しいといえます。

注文請書がなくても契約は成立する

しかし、実際のビジネスの現場ではすべての注文書に対して必ず注文請書が発行されるわけではなく、主に次の2つの場合では注文請書がなくても契約は成立します。

・当事者間で「注文書のみで契約が成立する」ことについて合意している場合

・平常取引を行っている得意先からの発注に対して回答を行った場合

特に後者では、「いつもの取引をいつもどおりに行うもの」であることを前提としていることに注意が必要です。いつもどおりに取引できなければ、遅滞なく速やかに発注に対して諾否の回答を行うべきとされているのです。

注文請書は契約書と同じ効力を持つか

そうなると、注文請書には取引に必要な内容のほとんどが含まれており、実質的に契約書と同じ効力があるように感じるかもしれませんが、それは誤りです。

注文請書は、単体でそれほどの効力を持たないとされています。

契約書と注文請書との違い

注文請書は、あくまで「受注者が受注内容を発注者に向けて伝える文書」であり、あくまで一方的な意思表示であるといえます。

しかし契約書は、受注内容を含めたあらゆる取引条件について、受注者と発注者の両者が合意して成立するのです。

注文請書はその性質上、単体で発注者の意思（発注事実）を証明できず、取引自体が実際に発生したのかどうかが不明です。

そのため注文請書単体では取引の存在を法的に証明する効力を持つことはありません。

注文請書は注文書とセットで効力を持つ

ただし、発注者の意思を証明する文書「注文書」と注文請書がセットになれば事情は全く変わります。発注者の意思と受注者の意思が明らかにでき、法的にも取引が間違いなく存在していたことが証明されるのです。

あらかじめ取引基本契約書を作っておく

繰り返し何度も発生する取引では、注文書ごとに注文請書を作成すると業務に対して大きな負担となります。

それを避けるには、あらかじめ注文書だけで取引が成立することに合意する「取引基本契約書」を作成しましょう。

対象となる注文書に限らず、それにまつわるさまざまな事態への対処法について合意することで、よりスムーズに取引できるようになります。

注文請書単体では効力を持たない

注文請書と注文書が法的に取引の存在を証明できないのは、それぞれが「一方的に作成・通達される」文書であるからです。

契約書は、同一の内容について当事者全員が「合意した」ことを証明し得る文書ですが、注文請書単体ではその合意を証明できないことが法的効力を持たない大きな理由になるのです。

ということは、注文請書も注文書とセットにすることで発注者の意図と受注者の意図は明確になり、取引の存在を証明できることになります。

取引の証明として保管する場合は、この両方をセットにしておくことが必要なのです。

電子契約なら頻繁な注文請書も簡易に

近年、このような取引の多い企業の多くが電子契約への移行を始めています。電子契約では注文請書を含めたあらゆる紙文書を全て、法的に認められた電子文書に置き換えることができます。

紙文書ではないため自動で成立する注文書にも高額取引の注文請書にも収入印紙を貼り付ける必要がありません。

それだけでなく、そもそも文書の用紙代や印刷・作成・保管にかかる人件費も大幅に削減することが可能です。

電子契約は注文請書や契約書の作成頻度の高い企業にこそ大きなメリットがあります。これを機会に自社が受ける恩恵について具体的に調査し、導入を検討することをおすすめします。