契約書の基本的な事項に記載されている内容とは別に、取引を進めていく中で注文請書を使用する機会が発生する場合があります。

しかし、注文請書について正しい知識を持っていなければ、スムーズに取引を進めることができなくなってしまい、お互いに気持ちの良い仕事ができなくなってしまうリスクがあるため、注意が必要です。

そこで本記事では、注文請書がどのような文書であるか、どのような内容を記載するのかということについて、詳しく説明します。

注文請書とは？

この文書は、継続する取引の中で、ある一定の場面で使用される契約書の一部です。注文請書について具体的な使用場面や性質を理解しておくことで、スムーズに取引を進めることができるようになります。

ここからは、注文書の概要について詳しく説明します。

受注側が注文を引き受ける意思を示す文書

商品やサービスの納品要請を請ける側が、発注する側から注文を引き受けるということを示す文書が注文請書です。

一方的に注文することで取引が開始されるケースもありますが、正式に契約が成立したことを証明するためには、この文書の存在が必須になります。

そのため、注文する量や契約金額が多くなるような規模の大きい取引においては、注文請書を発行しておいた方がトラブルを予防するために重要なのです。

発注側が注文書を先に発行する

発注する側が先に注文してから、請け負った意思を示すのが、正式な文書発行の流れとなっています。

これは、発注する側が商品やサービスを納品してほしいという意思を表明していることを示す根拠となるため、先に請負側が文書を作成すると、契約の流れとして不自然になってしまうのです。

契約者同士の取引が適切に行われていることを客観的に証明できるようになっておくために、文書を発行する順番について正しく理解しておきましょう。

必要に応じて収入印紙が必要

注文を請けたことを証明する文書は、契約が成立したことを証明する文書になるため、収入印紙を貼付する必要があります。

初回の契約時に作成した契約書に印紙を貼っているからといって、この文書に印紙を貼っていないと、過怠税の脱税を指摘されかねないため、文書と印紙の関係について理解しておくことが大切です。

注文請書に記載する内容とは？

注文請書に記載する内容は、大きく分けて以下の4つがあります。

・発注者と受注者の氏名や会社名

・発注や受注がされた日付

・具体的な契約内容

・料金や報酬に関する事項

注文請書に記載する内容について基本的な事項を理解していれば、適切な文書を作成できるようになります。

ここからは、注文請書に記載する内容について、詳しく説明します。

発注者と受注者の氏名や会社名

通常の契約書と同様に、注文請書においても発注者と受注者の氏名や会社名を記載することは必須です。

発生した注文が誰から依頼されたもので、注文を受注する人が誰なのかを明確にしておくことで、注文請書の中で責任の所在をはっきりとさせることができます。

発注や受注がされた日付

発注や受注がされた日付を記載することも、取引の流れを把握する上で大切です。

発注された日付は、注文書が発行された日付を参照して記載するようにしましょう。それによって、契約の流れや順序に齟齬が生じないことを客観的に証明できるようになります。

具体的な契約内容

注文請書において特に大切な部分が、具体的な契約内容について正確に記載することです。

大まかな注文内容だけでなく、実際に注文を受けた商品名や納品数、金額や納期、納品する場所といった内容について、できるだけ詳しく記載します。

それによって、発注者側とのトラブルを防ぐことにつながり、スムーズな取引を進めることができるのです。

料金や報酬に関する事項

契約内容に沿って注文された商品やサービスが納品された場合、発注者は受給者に対して料金や報酬を支払います。

その際、誰が見ても分かりやすい料金設定にしておくことや報酬の支払い方法や時期について具体的に定めておくことが、金銭トラブルを防ぐために大切です。

契約書の基本事項に納期についての定めがある場合は、お互いが同意していればあえて注文請書に記載する必要はありません。

しかし、金銭面でトラブルが発生してしまうと、双方の信頼関係に大きな溝が生じかねないため、リスク回避を重視したい場合はできるだけ具体的に記載しておいた方が良いでしょう。

注文請書についてよく理解して契約を結ぼう

本記事では、注文請書がどのような文書であるかということや、注文請書に記載すべき基本的な事項について説明しました。

業種や取引相手との関係によって記載すべき事項が変わってくる場合もあるため、取引相手の同意を得ながら文書を作成していくことが大切です。

ここで説明した内容を参考にして、適切な注文請書を作成できるようになり、スムーズな取引を実現できるようになってくださいね。