契約書をデータベース化するメリットとは?優先すべき事項も紹介

カテゴリ:契約書

契約書をデータベース化するメリットとは?優先すべき事項も紹介

多くの事業者が契約書をペーパーレス化して、効率的な事業運営を目指しています。しかし、これらを全てデータベース化するには、契約先の会社ごとに優先順位を決めて、少しずつ作業を進めていかなければなりません。

 

そこで本記事では、契約書をデータベース化するメリットを紹介するとともに、契約書で優先的にデータベース化すべき項目について、詳しく説明します。

 

契約書をデータベース化するメリット

契約書をデータベース化することには、以下の4つのメリットがあります。

 

・契約書の管理が容易になる

・必要な情報を簡単に検索できる

・契約情報を共有しやすくなる

・法的なリスクを回避しやすくなる

 

これらのメリットを知っておくことで、紙ベースで書類を管理するよりも、データベース化するほうが良いと理解できるはずです。

ここからは、これらのメリットについて、詳しく説明します。

 

契約書の管理が容易になる

1つ目は、契約書の管理が容易になることです。紙ベースの管理方法では、書類の保管スペースや仕分けに悩んでしまう会社が多いものです。これらをデータベース化することで、わざわざ保管スペースを確保する必要がなくなり、より効果的なオフィススペースの管理が実現できるようになります。

 

必要な情報を簡単に検索できる

2つ目は、必要な情報を簡単に検索できることです。紙媒体で書類を保管していると、膨大な書類の中から必要な情報を探し出すのに苦労してしまいます。データベース化して書類を保管しておけば、必要な項目やキーワードに絞って文書を検索できるようになるため、よりタイムリーに必要な情報を得られるようになるのです。

 

契約情報を共有しやすくなる

3つ目は、契約情報を共有しやすくなることです。抜け目なく取引を進めていくためには、社内の従業員はもちろん、契約相手とも情報を共有しながら仕事を進めていかなければなりません。すぐに確認しづらい紙媒体の文書では、契約内容が曖昧になったまま取引を進めていってしまい、後になって大きなトラブルに気づくこともあり得ます。

データベース化して契約内容を共有できるようにしておくことで、その都度内容を確認しながら仕事を進められるようになるため、より精度の高い取引が遂行できるようになるのです。

 

法的なリスクを回避しやすくなる

4つ目は、法的なリスクを回避しやすくなることです。会社によっては、複数の取引先と同時に契約を進めていくことがあるため、納期や契約期間、具体的な成果物といった内容などが曖昧になってしまう場合があります。

契約内容を適切に履行できなければ、損害賠償責任を負ってしまうリスクが高くなるため、データベース化することによって情報を整理し、法的な責任を回避できるようにしておくことが大切です。

 

契約書で優先的にデータベース化すべき項目

全ての文書を一度にデータベース化することは、事業規模が大きくなるほど困難になります。そのため、契約先の会社ごとに優先順位をつけながらデータベース化しておくことが、スムーズに電子化を進めていくために重要です。

ここからは、契約書で優先的にデータベース化すべき項目について、詳しく説明します。

 

契約相手の名称や契約内容

1つ目は、契約相手の名称や契約内容です。この項目は、紙媒体で文書を管理している会社の多くが採用している分類方法ですが、データベース化する上でも優先順位が高い項目になります。このように基本的な項目をデータベース化するだけでも、多くの文書が削減できるようになり、検索の手間が省けるようになるのです。

 

契約期間や取引金額

2つ目は、契約期間や取引金額です。契約手続き行う場合、これらの項目は必ずといっていいほど定められる項目となっています。これらをデータベース化することで、契約満了の時期をあらかじめ把握することができ、適切なタイミングで契約を更新できるようになるのです。また、取引金額についても把握しやすくなるため、健全な事業運営を実現するための計画を立てやすくなります。

 

会社にとって特に必要な事項

3つ目は、会社にとって特に必要な事項です。例えば、損害賠償額についての具体的な内容やトラブルが発生した場合の紛争解決手段といった、会社に生じる不利益を回避するための独自の項目をデータベース化していきます。これによって、事業運営に最適化したデータベースを作成することができ、より効率的な事業運営が可能になるのです。

 

メリットなどを理解して契約書のデータベース化

本記事では、契約書をデータベース化するメリットや、データベース化する上で優先的な事項について説明しました。

ペーパーレス化を実現することで、さらなる効率的な事業運営が期待できるため、ここで説明した内容を参考にして、あなたの事業に適したデータベースを作成できるようになってくださいね。

>> コスト削減&業務効率化!電子契約サービスを 【 無料 】 で試すなら「 Great Sign 」

カテゴリー

  • 電子契約書

  • 契約書

  • 契約

  • 収入印紙

  • ニュース

  • クラウド

  • PAGE TOP

    「契約書」関連記事一覧