契約書を作成する方法は、会社の慣例や作業しやすい方法を選択して作成します。中でもワードを使用して契約書を作成する人は多く、ワードに含まれている機能を最大限に活かすことで、適切な契約書を作成することにつながるのです。

そこで本記事では、ワードを使用してスムーズに契約書を作成するのに便利な機能について、詳しく説明します。

ワードで契約書を作成する際に使える機能

ワードで契約書を作成する際におすすめの機能は、以下の5つです。

1.　コメント機能

2.　変更履歴機能で修正履歴を記録

3.　書式のコピーでフォントを揃える

4.　アウトライン機能

5.　ページ区切りで印刷や製本を楽にする

これらの機能を契約書の作成場面に合わせて利用すれば、契約者双方が納得いく文章を作れるようになるはずです。

ここからは、ワードで契約書を作成する際に使える機能について、詳しく説明します。

コメント機能

1つ目はコメント機能です。

この機能を利用すれば、文章に対しての意見や変更点について、文章を変更する前に作成者に対してコメントできます。

コメントに対して返信をすることで、それぞれの文章に焦点を当てて意見交換ができるため、齟齬の無い適切な文章に仕上げることができるのです。

変更履歴機能で修正履歴を記録

2つ目は変更履歴機能で修正履歴を記録することです。

ワードで文章を編集していると、いつ誰が文言を変更したのかが分からなくなってしまうことがあります。

どのような内容をどういう文章に、いつ誰が変更したのかという記録を残しながら契約書を作成していくことで、修正点を明確にして、より完成度の高い文章に仕上げられるようになるのです。

書式のコピーでフォントを揃える

3つ目は、書式のコピーでフォントを揃えることです。

作成者ごとに書式が異なっていると、契約書をまとめて見る時に体裁が整っておらず、統一感がなくなってしまいます。

よりフォーマルな契約になるほど、書式やフォントを揃えることが大切なので、契約相手と書式について相談した上で契約書を作成しましょう。

書式やフォントが決まっていれば、書式をコピーすることで文章全体の文字を統一することができるため、作成者が違ったとしても、書式やフォントの崩れを起こしにくくなります。

アウトライン機能

4つ目は、アウトライン機能です。

契約書は、契約内容や条文が多くなるほど、文章をレベル分けして記載内容を把握しやすくしておくことが大切になります。

それによって、契約書を見た人全員が文書の全体像を掴めるようになり、重要な項目を頭に入れながら取引を進めることができるのです。

当然契約内容がよく理解できているほど、トラブルが発生しにくくなるため、損害賠償請求などの法的責任を回避することにもつながります。

また、大きな項目は文字の太さや色を変えることで、さらに明確に分類することができるので、この機能をうまく活用すれば、さらに体裁の整った文書に変化させられることも特徴です。

ページ区切りで印刷や製本を楽にする

5つ目は、ページ区切りで印刷や製本を楽にすることです。

紙媒体で契約書を作成している事業者の場合、印刷する際に文章の途中でページが変わってしまい、体裁が整わなくなってしまうという経験をする人が多くなっています。そのため、ページ数が多くなればなるほど、これらを修正する作業が長引いてしまうため、本来の業務に専念できなくなってしまうのです。

ページ区切りの機能を使用すれば、適切な位置でページを変更することを指定できるため、イメージ通りに書面へ印刷できるようになり、スムーズに製本できるようになります。

テンプレートを使用するとスムーズに作成できる

契約書をさらにスムーズに作成するためには、テンプレートを活用するのがおすすめです。

ここからは、契約書を作成する上で、テンプレートを活用することについて詳しく説明します。

ワードに対応したテンプレートはたくさんある

ワードにはスムーズに文書を作成できるような優れた機能がたくさんあります。

しかし、全ての機能を理解して活用できるようになるためには、ワードについてある程度勉強しなければならないため、どうしても時間を確保しなければなりません。

しかし、ワードに対応した契約書のテンプレートはたくさんあるため、これらを活用することで、契約書の作成業務にかかる時間を大幅に削減できるのです。

電子契約書にも多くのテンプレートがある

ワードに対応したテンプレートを使用するのもおすすめですが、契約者の業種や事業内容、法律の改正に沿った契約書をスムーズに作成するためには、電子契約書のテンプレートを使用するのがおすすめです。

電子契約書には、作成したい契約書の内容に合わせたテンプレートがたくさん用意されているため、あなたの求めているテンプレートが見つかりやすくなっています。

適切な方法で契約書を作成しよう

本記事では、ワードで契約書を作成する際におすすめの機能や、テンプレートを活用する方法について説明しました。

ここで説明した内容を参考にして、事業に適した文書を作成できるようにしましょう。