電子契約書を作る際には、通常の契約書と同様に住所や氏名などを記載する必要があります。この時に、電子契約書にはどこの住所を記載すればいいのか、と疑問に思う方もいることでしょう。実際に電子契約書を作る前に「そもそも契約書に記載する住所に決まりはある？」「間違った住所を書いたら契約書が無効になったりしないか？」といった不安も解消しておきたいところです。

そこで、ここでは契約書に記載する基本的な住所や、間違った住所を記載してしまった場合の契約書の効力、電子契約書に住所を記載する必要性の有無などについて解説します。

契約書の住所は本店所在地が基本

紙や電子にかかわらず、契約書に記載する住所は「本店所在地」が基本となります。

「本店所在地」は会社登記時に記載した住所のこと

本店所在地とは、会社を登記する際に設定する「会社の住所」のことです。実際に業務をおこなっている事務所の住所ではなく、登記上の本店所在地を記載する必要があります。登記する際、会社の所在地などの情報は公示する必要があるため、契約書に記載の住所が公示内容と相違しないことが大切です。

本店所在地と実際の事務所が異なる場合は併記しても可

本店所在地と、実際に業務をおこなっている事務所や店舗の住所が同じ場合は迷うこともありませんが、中には新規事業を新しく店舗を構えておこなうケースもあるでしょう。契約書を作成する担当者の連絡先が本店所在地とは異なる場合もあるため、契約書にはじめて見る住所しか記載されていない場合、取引先が不安に感じる可能性もあります。

その場合は、本店所在地を記載した後に、実際に業務をおこなう窓口となる本社や店舗の住所を併記する形を取ることも可能です。

契約書の住所を間違えても効力はある

「本店所在地ではなく、実際の会社の住所を書いてしまった」「本店所在地の住所を間違えた」といった場合でも、すぐに契約書の効力がなくなってしまうことはありません。

契約を交わした相手が争う姿勢を取らない限り無効にはならない

契約書に記載する住所を本店所在地として、登記時に設定した住所を間違いなく記入するに越したことはありませんが、たとえ間違えていたとしても、その契約書がすぐに無効となるわけではありません。契約を交わした相手が「この契約は無効だ」として争う姿勢を見せない限り、契約書の住所について言及されることはないからです。

紛争が起きたとしても、整合が取れれば無効とはならない

仮に契約書の効力について紛争が起こった場合でも、住所を間違えていたという1点だけで即時に無効となることはありません。

契約書に記載の会社名が同一で、契約に至るまでの履歴や、記載された住所と本社所在地との関係性などが証明できれば、契約書の効力を主張することは可能です。

とはいえ、あらゆるケースを想定して、契約書には正しい住所を記載することをおすすめします。

電子契約書にも住所の記載は必要

契約書に記載する住所は本店所在地であることと、仮に住所を間違えても契約書の効力には影響しないということがわかったところで、電子契約書にも住所の記載が必要な理由について解説します。

電子契約書はドメイン名で契約者が特定できる

電子契約書の場合は紙と違い、住所などのテキストデータではなく、会社が取得しているドメイン名が会社の情報と紐づくため、住所については必ずしも記載する必要はありません。実際に、住所を記載せずに電子契約書を交わしている企業もあります。

とはいえ、住所の記載なく電子契約書を作成している会社は少数派であり、必要がなくても住所記載欄は設けるのが一般的です。

ではドメイン名で確認できる電子契約書に、必要のない住所欄を設けるのには、どのような理由があるのでしょうか。

記載の必要がない電子契約書でも住所を記載した方がよい理由

電子契約書に会社の住所を記載する欄を設ける理由としては「安心」と「万が一の備え」という2点が大きく影響しています。契約には信頼関係が重要となるため、実際には紙に書かれた情報よりもドメインで調べた方が確実性があるにも関わらず、契約を交わす相手が「ドメイン情報で確認できる」という点について疑問を感じる場合、その点について契約前に丁寧に説明する必要も出てきます。

また、万が一契約について紛争状態になってしまった場合、住所を文章として確認してもらう必要も出てきます。

これまで普及していた紙による契約書と同じ形式を取ることと、紛争時の備えとして、電子契約書であっても本店所在地は記載しておくことをおすすめします。

紙や電子に限らず、契約書では住所として本店所在地を記載します。住所を間違えても契約が無効になることはありませんし、電子契約書ではドメイン情報で住所が確認できるため、住所を記載する必要もありません。それでも万が一のために多くの会社が住所を記載しています。電子契約書であれば記載された住所でのソートが容易ですし、保管や郵送の手間とコストが圧倒的に少ないのでおすすめの契約手段だといえるでしょう。