メールをクラウド化することで、様々なメリットを享受することができます。

しかし、メールをクラウド化する際に、どのようなサービスを選べばいいか迷ってしまうこともあるのではないかと思います。

そこで今回は、クラウドメールサービスを選ぶポイントやセキュリティ対策について解説いたします。

クラウドメールの種類

クラウドメールの種類は、大きく「個人向けクラウドメール」と「企業向けクラウドメール」の2つに分けることができます。

個人向け

個人向けクラウドメールとは、基本的に無料で利用することができる、複数のアドレスを取得したい時に便利なサービスです。フリーメールと呼ばれることも多く、メールの送受信を始め、メーリングリストや転送、アドレスの使い分けなども無料で行うことができます。

企業向け

企業向けクラウドメールとは、個人向けのクラウドメールに比べて高いセキュリティや大きな容量を利用できるなど、ビジネスに特化したサービスです。個人向けのクラウドメールにはないサービスとして必要に応じて容量を増やしたり、重要なメールを保護したりするといった機能が利用できます。

クラウドメールに必要なセキュリティ機能

ウィルス・スパムメール対策

ウィルスやスパムメールについての対策は、クラウドメールに必要なセキュリティシステムです。ウィルスに感染してしまうことで、端末が乗っ取られる、社内の機密情報やファイルの漏えい、他社へのウィルス被害などの可能性が考えられます。特にクラウドメールにおいては、Web上のデータや添付ファイルをダウンロードする際にウィルスに感染してしまう恐れがあります。そのため、その対策としてウィルスやスパムへのチェック対策機能が必要であるといえます。

無害化

メールを無害化する機能を使うことで、受信したメールを安全に取り扱うことができるようになります。本文内のURLリンクを単なる文字列に変換し、クリックするだけでは開けないようにする機能や、添付ファイルをチェックし安全性が認められない場合には削除する機能、メールをテキストではなく画像ファイルに変換し表示する機能などを取り入れることでメールを無害化することができます。

暗号化

クラウドメールを暗号化することにより、第三者による不正なアクセスやデータの改ざんを防ぐことができます。暗号化することによって、外部からのアクセスを防ぐのはもちろん、第三者にメールが受信されてしまった場合でも、データを閲覧することはできません。そのため、情報をしっかりと保護することができます。

誤送信防止

どれだけ細心の注意を払っていても、メールアドレスの打ち間違いや本文内の情報の誤り、必要な添付ファイルの付け忘れなどに気付かないままメールを送信してしまう可能性は否定できません。ヒューマンエラーやケアレスミスはどうしても発生してしまうものですので対策が必要です。これらの対策として、承認機能や一時保留の機能が使える場合があります。うまく活用することで、誤送信のリスクを減らすことが可能になります。

クラウドメールサービスを選ぶポイント

基本性能

クラウドメールの基本性能は最初に目を通しておきたい部分です。

メールボックスの最大容量やアカウント認証機能など、利用できるサービス内容についてしっかり確認しましょう。初期費用がどのくらいかかるかについても重要なポイントです。コストとそれに見合ったサービス内容かどうかについて良く考えて導入する必要があります。

拡張性

クラウドメールは使用できる容量の増減を行うことができます。メールボックスの容量を拡大させたい時のために、どの程度の拡張性があるのかを確認しておく必要があります。新たな機能が必要になった場合に、その機能を追加できるかどうかなどについても良く確認しておきましょう。

セキュリティ

クラウドメールに必要なセキュリティ機能をどのくらい備えているのかについても良く確認しておく必要があります。先述のようなセキュリティ機能が基本性能に含まれているのか、またはオプションで追加することができるのかについては、個人情報などを取り扱う上で特に重要なポイントです。

現在のシステムからの移行

これまで使っていたメールシステムからクラウドメールに移行する場合、現在のメール機能において必要である機能がクラウドメールサービスにも備わっているか確認しましょう。最低限の必要な機能について把握しておけば、導入後のトラブルを防ぐことが可能になります。

まとめ

クラウドメールを導入する際には、どのような機能が必要なのかについてよく確認しておく必要があります。特にセキュリティ機能については重要なポイントです。自社のビジネス形態に合った形のクラウドメールサービスを選ぶことで、より業務を効率化させることに繋がります。