メールのやり取りをする上で、メールサーバーをクラウド化することは様々なメリットの享受に繋がります。

しかし、当然デメリットもあるため、クラウドメールについてどのようなものなのか理解をしておく必要があります。

今回は、クラウドメールがどのようなものなのか、メリットとデメリットを解説いたします。

クラウドメールとは

クラウドメールとは、メールサーバーを外部のクラウドにて管理し、Webブラウザ上からメールの送受信ができるサービスです。

これまで利用されていた電子メールシステムやメールソフトとの違いとしては、パソコンから直接メールサーバーにアクセスして送受信を行っていたのに対し、クラウドメールはWebブラウザからサーバーにアクセスをします。

Webブラウザからそれぞれのメールサーバーにアクセスし、Webブラウザ上でメール作成や送受信を行います。

Webメールとどう違う？

クラウドメールとWebメールに大きな違いはありません。

Webメールとは、インターネット環境下においてメールの送受信や閲覧をすることができるサービスのことです。メールを端末にダウンロードする必要がないため、保存容量を気にする必要がありません。送信したメールも全て表示させることができます。クラウドサーバーを利用することから、クラウドメールとも呼ばれています。

クラウドメールのメリット

次に、クラウドメールのメリットについて解説していきます。

場所を選ばない

インターネット環境があれば、どのような場所からでもメールの閲覧や送受信が可能です。

これまでの電子メールでは、メールの送受信用に設定をしたソフトをパソコンにインストールする必要がありました。しかし、クラウドメールはWebブラウザ上でメールの送受信ができるため、ソフトの有無だけでなくデバイスも選びません。そのため、外出先や自宅からのメールの送受信が可能になります。

容量が大きい

クラウドメールは、サービスを提供する事業者が保有している大規模なサーバーにメールを保存します。そのため、有料のサービスであればほぼ無制限にメールボックスの容量を使用することができます。無料のサービスでもかなりの容量のメールボックスを使用できます。つまりメールボックスの容量不足の心配がなくなります。

導入・運用・管理が簡単

クラウドメールサービスは、サービス提供事業者が提供するサーバーを利用するため、自社内にサーバーを設置する必要がありません。トラブルが起こった時の対応や、定期的なメンテナンスも必要無く、運用や管理を簡単に行うことができます。また、初期費用もほとんどかからず、ユーザー情報を登録するだけで利用できるものもあるため、簡単に導入することができます。

セキュリティ対策も同時にできる

メールの誤送信を防止するシステムや、情報漏えいを防止するシステム、メールを暗号化するシステムや大容量ファイルの転送時などに必要なセキュリティ対策ツールなど、クラウドメールシステムとセットにして提供する企業も存在します。このようにセキュリティ対策がセットになっているサービスを選ぶことで、サービスの導入と同時にセキュリティ対策まで行うことが可能になります。

クラウドメールのデメリット

クラウドメールにはデメリットも存在します。

以下の点をしっかりと理解し、注意しながら利用しましょう。

使用する人数によっては割高に

基本的にクラウドサービスの利用料金は月額定額制です。この料金は1ユーザーに対して発生する料金であるため、利用人数が増えるとその分コストが割高になってしまう可能性があります。ただし、サーバーを自社で管理するためのコストや人件費を含めて考えた場合、クラウドメールサービスを利用した方が結果的にコストの削減に繋がるケースもあります。トータルで見たときにコストがどれくらいかかるかで判断する必要があります。

サーバー障害が起こると使えなくなる

インターネットに問題が生じた場合や、サーバーシステムに障害が発生した場合には、クラウドメールを利用できなくなります。問題が解決するまでは自社ではどうすることもできません。そのため、サービスを選ぶ際は稼働率や安定性を考慮する必要があるといえます。

カスタマイズしにくい

クラウドメールサービスで提供されるサービスの内容は固定されています。

そのため、自社のビジネス形態に合わせた形にカスタマイズすることが難しい場合があります。プランなどによってある程度なら機能を追加、削減することが可能なこともありますが、基本のサービス内容がどのようなものなのか、しっかりと比較して検討する必要があるといえます。

まとめ

クラウドメールサービスは導入のコストが低く、使用する場所を選ばないため非常に使い勝手の良いメールサービスです。しかし、導入には多少のデメリットも存在します。デメリットをよく理解し、自社のビジネス形態に適したプランを慎重に選ぶことで、クラウドメールを導入するメリットを最大限に享受することができます。