これまで、見積書や請求書などを管理する見積管理システムは、パソコンにインストール「インストール型」が主流でした。

しかし、近年はクラウド型に移行する企業が増加しつつあります。

今回は、クラウド管理システムのインストール型、クラウド型それぞれが持つ特徴と、クラウド型に移行するメリットを解説いたします。

見積管理システムとは？

見積管理システムとはなんでしょうか。

まずは、見積管理システムについてしっかりと理解しましょう。

見積管理とは

見積りとは一般的に見積書のことを意味します。見積書には、日時や場所、納期や支払い条件のほか、金額や有効期限などが記載されています。

見積り業務において発生する作業は見積り書の作成・発行だけにとどまりません。発行した見積書を承認してもらうフローが存在するため、見積管理は見積書の作成・発行・承認までのフローを最適化し、迅速な見積り業務を行うことが求められます。

見積管理の課題

見積管理の課題として、情報の一元化と共有が難しい点が挙げられます。

過去の見積書をすぐに探し出したり、進行状況をリアルタイムで確認・参照したりといったことができません。また、単価などの金額情報の共有についても、すぐに共有することができません。承認フローについても、承認の発行に時間がかかり、ビジネスチャンスを失ってしまう可能性があります。

見積管理システム導入のメリット

見積管理システムを導入することの一番のメリットは、情報を一元的に管理できる点です。

システム化することにより、各担当が個人でそれぞれ管理してきた見積書の情報を一元化できるため、活用の形がより広がります。

見積書のフォーマットを統一できるだけでなく、過去の見積書の情報を参照して作成することが可能なため、見積書を一から作成する手間を省くこともできるようになります。また、インターネットを介して見積書を確認できるため、承認フローのスピードを向上させることも期待できます。

クラウド型とインストール型

見積管理システムにはクラウド型とインストール型があります。

それぞれの特徴について詳しく解説いたします。

クラウド型の特徴

クラウド型の特徴は、インターネットを介して見積書の情報を入力・閲覧できる点です。

インターネット環境が整っている場所であれば、時間と場所にとらわれない利用が可能になります。また、見積書のデータは管理会社によって保護されている外部サーバーに保存されるため、データの破損や紛失といったリスクを回避できます。

インストール型の特徴

インストール型は使用するパソコンに直接インストールして使用します。

インターネット環境を必要とせず、スペックの高いパソコンであれば膨大なデータ量でも常に快適に処理することができます。

インストール型の課題

インストール型の課題として、「情報共有がスムーズに行えない」という点が挙げられます。

情報が共有できると過去のデータを参照したりリアルタイムで作成している他の見積書を参照したりできるほか、承認フローを効率化できるなど見積書の作成の時間を短縮することが可能になります。インストール型は情報共有が難しいため、これらのことが課題といえます。

続いては、フォーマットの統一です。

フォーマットを統一することができれば、よりほかの見積書データが参照しやすくなりますが、担当者や案件ごとにフォーマットが異なるため統一しにくいといった点もインストール型の課題の一つであるといえます。

クラウド型見積管理システムのメリット

次に、クラウド型見積管理システムのメリットについてご紹介いたします。

見積書作成が可能

システム内に見積り案件を登録することで、見積書が印刷可能な形式で作成されます。

案件の登録と見積書作成が同じシステム内で管理できます。また、見積書の複製や、受注、売り上げ登録、請求書の作成も以前に作成したものをベースに作成できたり、見積り案件の検索も容易に行えるようになります。

いつでも管理ができる

クラウド型は、インターネットを介して利用するため、インターネット環境が整っている場所であればパソコンやスマートフォンなどの端末を使用して、いつでも管理画面にアクセスして見積書を作成することができます。そのため、作成場所や時間を選ばないだけでなく、見積書の承認フローを効率的に行うことができるようになります。このように、見積書管理業務をスムーズに行うことが可能になります。

リアルタイムで状況把握が可能

クラウド型は、各担当者が登録した内容がリアルタイムで共有されるため、常に最新の状況を把握することができます。見積りを登録することで収支管理にそのまま反映させることも可能なため、案件別で見積り状況をリアルタイムで把握できます。クラウド型のシステムを導入することで、経営判断がより行いやすくなるといえます。

まとめ

見積管理システムを導入することで、見積管理の業務効率化を実現することができます。

特にクラウド型の見積管理システムを導入することによるメリットは多く、大幅な業務の効率化や生産性の向上、業務成績の向上などに繋がります。