様々な機能を併せ持つコピー機のことを複合機といいます。

近年、この複合機にクラウド機能が実装されることが多くなっています。インターネット技術の進化に伴い、クラウドサービスを利用する企業が増えてきました。

今回は、複合機がクラウドに対応することによるメリットや、実際どのように活用されているのか例を挙げて解説いたします。

複合機がクラウドに対応

複合機がクラウドに対応するとはどのようなことを指すのでしょうか。

クラウドとは

クラウドとは、インターネットを介してサーバーにアクセスし、メールや文書作成のアプリケーションなどを利用することができるシステムです。自社で用意するサーバーに比べて容量の大きいものが多く、近年ではあらゆる分野の企業で広く普及しています。

複合機がクラウドに対応

複合機は普段の業務において欠かせないものであるといえます。コピーやプリント機能はもちろん、スキャナー機能やファックス機能なども備わっており、様々な業務で活躍しています。

最近ではクラウド化に対応した複合機が登場し、注目を集めているようです。クラウド化に対応した複合機は、コピーした情報をそのままクラウドやパソコンに保存することが可能になったり、ファックスで受信した資料を紙に印刷せずデータとして保存することが可能になったりします。

複合機がクラウドに対応するメリット

複合機がクラウドに対応することで多くのメリットを享受することができます。

どのようなメリットがあるのか簡単にご紹介いたします。

業務効率化

複合機がクラウドに対応するメリットとして業務の効率化が挙げられます。その際によく用いられるのが「ストレージ機能」です。

複合機でスキャンしたデータや受信したファックスのデータをクラウドストレージにアップロードし、保存することが可能になります。それによりローカルストレージの容量が節約できるだけでなく、パソコンの操作だけでコピーからアップロードまでが可能になるほか、USBメモリや接続ケーブルが不要、外出先であってもスマートフォンなどのデバイスからデータにアクセスできるようになるなど、多くのメリットがあります。これらの機能により、業務をより効率化させることが可能になります。

セキュリティ対策

複合機の中にハードディスク内のデータを保存している場合、ハッキングの被害を受けて情報が外部に漏えいしてしまう可能性があります。

クラウド上にデータを保存しておくことで、社内の情報が外部に漏えいしてしまうことを防ぐことができます。また、データの破損についても、ローカルストレージに保存しておくことに比べて、クラウドサーバーに保存していた方が破損のリスクを少なくすることができます。

クラウドに対応した複合機の活用例

複合機がクラウドに対応していることで、複合機の機能を更に活用することが可能になります。

スキャンしたデータを保存

クラウドに対応した複合機を使用することで、スキャンしたデータをクラウドストレージに直接保存することができるようになります。従来の複合機であれば、クラウドにデータを保存する場合、一度パソコンなどの媒体を経由しなければなりませんでした。手順としてはスキャンしたデータを一度パソコンなどに取り込み、そこからクラウドに保存しなければならず手間がかかってしまいます。しかし、クラウドに対応した複合機ならば直接データを保存することができるため手間がかかりません。

別の場所から印刷

クラウド上に保存したデータを直接印刷することができるのも、複合機とクラウドが対応していることのメリットの1つです。

クラウドに対応していることにより、クラウドストレージと複合機で直接データをやり取りすることが可能になり、複合機が無い場所でもインターネットを介することで別の場所から直接印刷することができます。パソコンで作成した文書データなどもクラウド上に保存することで直接印刷することができるため、業務を効率化させることに繋がります。

ほかにも、外出先で作成したデータの間違いに気付いたときなど、修正作業を行ってから再度印刷しなおせる点も、クラウドと複合機が連携することで享受できるメリットといえます。

資料管理

複合機で印刷した資料などを社内で管理する場合、印刷して保存するかパソコンの中に保存していたため、資料の管理や整理・検索に大きな手間がかかっていました。特に紙で印刷した資料は、保管場所が必要であり、資料を探す際にも時間がかかってしまうため、かなり非効率的であるといえます。しかし、クラウドに対応させることで、データの保存や管理、検索が簡単に行えるようになったため、これまでの資料の管理業務の効率を向上させることができます。

まとめ

複合機をクラウドに対応させることで業務の効率化や、セキュリティをより強化させることができます。クラウドサービスを活用し、複合機をより効率的なツールにすることで、更なる生産性の向上につながります。