プロジェクトの進捗などをチームや社内で共有できる「プロジェクト管理ツール」を導入する企業が増加しています。
従来はExcelなどの利用が一般的でしたが、近年クラウド型のプロジェクト管理ツールが普及しつつあります。
今回はプロジェクト管理の必要性とクラウドへの移行をおすすめする理由、理想的なツールを見つける選び方について解説いたします。
目次
プロジェクト管理ツールとは
なぜプロジェクトを管理する必要があるのか、またプロジェクト管理ツールを導入するメリットなどを解説いたします。
プロジェクトを管理する必要性
決められている予算や納期を守って、仕様に従いシステムや商品開発を行うことを管理として捉えている方も少なくないのではないでしょうか。いわゆるQCDと呼ばれる「予算・納期・品質」を守ることは当たり前であり、達成までのプロセスも総合的に管理した上で、顧客のニーズに沿ったものを届けることがプロジェクト管理の目的であるといえます。また、徹底的にプロジェクト管理を行うことで無駄なコストを抑え、利益をできるだけ上げるというのも目的の一つです。
プロジェクト管理を行う上で確認すべきこと
従来、プロジェクト管理はメモや付箋、Excelを利用するといった方法が一般的でしたが、社内やチームでの共有、状況把握が困難、また情報更新のしづらさや紛失リスクなどの課題がありました。管理ツールを導入することでアナログな管理方法を一新し、効率化を図る企業が増加しています。
ここで確認しておくべきことが「管理手法」についてです。カレンダーやタイムラインなど簡単に使えるものから、広く使われているガントチャート、WBSなど細かくスケジュールを明確に表すツールまで様々です。どの形態が自社に合っているのかしっかりと検討した上で導入しましょう。
プロジェクト管理ツール導入のメリット
プロジェクト管理ツールを導入することでExcelなどを利用するよりも進捗状況を把握しやすくし、効率的に作業を進めることができます。作業スケジュールや想定されるコストなども一括で管理することが可能です。ガントチャートなどのグラフ化ツールを使えば簡単に可視化され、ミスを防ぐことに繋がります。また、社内やチーム間での情報共有も容易になります。リアルタイムでのデータ共有が可能なので、タスク管理やスケジュール管理の機能と併用することでプロジェクトをより円滑に進めることができます。
クラウド型を選ぶメリット
プロジェクト管理ツールには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれに特徴がありますが、今回はクラウド型を選ぶことでどのようなメリットがあるのかについて解説いたします。
様々なツールが利用可能
クラウドサービスを活用することで様々なツールが利用可能です。
社内で連絡を取り合う場合はフォーマルな形式ではなく、気軽にコミュニケーションが取れるチャットツールなどを活用するのがおすすめです。素早くやり取りすることで作業効率がアップし、積極的にコミュニケーションを取ることでメンバーの雰囲気も良好になりモチベーション向上にも繋がります。
アプリケーションを変更する必要がない
クラウド型の管理ツールは情報共有がしやすいだけでなく、仕事のたびに仕様変更を行う必要性がなくなります。自分が使っていないツールを求められても、それぞれのツールが互換性を持っていることが多いため、新しくアプリケーションをインストールして使うといった手間が省けます。
どこでも利用可能
クラウド型ならいつどこにいても進捗管理やドキュメント管理ツールの編集ができるため、時間コストの削減や状況把握が容易であるといったメリットがあります。
同時編集や履歴機能が備わっていると異なる場所で作業を行っていても安心です。
一方でインターネット環境がない場合使用することができないため注意が必要です。
クラウドプロジェクト管理ツールの選び方
クラウド型プロジェクト管理ツールには様々な種類があります。どれを選べばいいか迷ってしまいますよね。そこで、ツールを選ぶ際、どのポイントに注目すべきかご紹介いたします。
機能要件や目的を定める
プロジェクトを進行する上で必要な機能は何か、そのツールにどのような機能が備わっているのかを判断しましょう。また、現状の問題を解決したいという目的であれば、その問題を解決することが可能かどうかも見定めましょう。特定の業界や業種にのみ対応したプロジェクト管理ツールなどもあるため、プロジェクトの目的に合っているかどうかしっかりと確認した上で導入しましょう。
セキュリティ対策
クラウド型の場合、システムの運用はすべてベンダーが行っています。セキュリティ対策のレベルも運営しているベンダーに依存することになるため、プロジェクトに関わるデータをクラウド上に保存することを不安に思うという方もいらっしゃるかもしれません。
運営会社がどのようなセキュリティ体制なのかを事前に確認しておきましょう。
サポート体制が充実しているか
システム上に何か問題が生じた場合、ベンダーのサポート体制が重要になります。OSのアップデートによって再起動できなくなることや、データセンターの作業ミスなど最悪の場合業務が止まってしまう可能性があります。様々な事態を想定してベンダーを選ぶことが大切です。
まとめ
プロジェクトを円滑に進行させるなら「プロジェクト管理ツール」の活用が有効です。
クラウド型はチーム内で情報や進捗状況を共有するという点において大きなメリットがあります。機能やセキュリティ対策に注意して自社の業務に合うプロジェクト管理ツールを選択しましょう。
