新型コロナウイルスの影響から、クラウドを利用してテレワークを行う企業が増加しました。

その中でもWeb会議は自宅にいても複数人でコミュニケーションを取れることから特に利用されています。しかしまだ導入を検討中という方もいらっしゃるかもしれません。

今回は、クラウドを利用したWeb会議システムの特徴やメリットを詳しくご紹介いたします。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、業務における会議やミーティングのほか、面談などをオンライン上で行うことができるシステムです。

会議室の手配や資料の印刷、移動の手間などを削減できるため、業務の効率化や生産性の向上を実現させることができます。

最近では企業の人事採用活動においてもWeb会議システムが活用されています。

交通費や移動時間を削減することができるため、双方にメリットがあるシステムです。

需要が高まっている理由

業務用コミュニケーションツールとして利用されるツールは、電話やメール、チャットなどがほとんどです。これらは場所を選ばずにコミュニケーションをとることができるため、非常に便利です。しかし、お互いの顔が見えないため、コミュニケーションエラーが生じてしまう可能性もあります。

Web会議システムを利用することで、前出のツールと同様に距離や場所を選ばず対面コミュニケーションをとることが可能となるため需要が高まっています。

Web会議とテレビ会議の違い

テレビ会議システムとは、専用の機材を備えた会議室などで多人数がミーティングを行うシステムです。対してWeb会議システムは自分のパソコンやスマートフォンでインターネットにアクセスしてミーティングを行います。

テレビ会議システムは専用の機材や有線のインターネット回線を使用するため、画質や音質が安定している一方、機材の初期費用が高いというデメリットを抱えています。そのため、初期費用を抑えたい場合や、手軽なミーティングを行いたい場合はWeb会議システムが重宝されます。

クラウド型Web会議のメリット

次に、クラウド型Web会議のメリットをご紹介します。

最新のサービスを利用できる

クラウド型のWeb会議システムの最新機能の搭載や不具合の修正などはクラウドサービス提供事業者が行います。その都度アップデートが行われ、常に最新のサービスを利用することができます。

サーバーの管理が不要

クラウド型のWeb会議システムは、ユーザーがアクセスするサーバーの管理をクラウドサービス提供事業者が行います。そのため、セキュリティ対策や停電・災害などの緊急事態に備えた対策を自社で行う必要がありません。運用や管理の負担が軽くなり、業務を効率化させることができます。

低コストで利用できる

クラウド型のWeb会議システムは、先述したように自社で設備を構築する必要がありません。そのため、低いコストでシステムを導入することができます。サービスの使用料金もユーザー1人あたり数千円程度の場合がほとんどです。トータルコストの面から見てもテレビ会議システムに比べて低コストで運営できるといえます。

クラウド型Web会議の注意点

クラウド型Web会議を利用する際には注意点もあります。

以下のことをしっかりと理解したうえで活用しましょう。

相手の表情が読み取りにくい

クラウド型のWeb会議システムは、パソコンやスマートフォンのカメラを通した映像となるため、表情が読み取りにくいと感じる場合があります。

実際に対面するコミュニケーションに比べて、細かい表情の変化や声色などが分かりづらく、得られる情報が少なくなってしまう場合もあります。

セキュリティの問題

クラウド型のWeb会議システムは、オンライン上で手軽に会議やミーティングができる一方で、セキュリティ対策が行われていなかった場合、情報漏えいやウイルス感染といったトラブルが生じるリスクがあります。そのため、暗号化やIPアドレスの指定による接続制限などの対策がなされているサービスを選ぶ必要があるといえます。

また、使用端末自体のセキュリティ対策も重要です。社内での管理を徹底し、社員一人ひとりの意識を向上させることが重要といえます。

ネット環境に左右される

インターネット回線の状態が不安定だった場合、ミーティング中に映像や音声が乱れたり停止してしまったりといったこともあります。スマートフォンから接続していた場合、通信速度制限の状態の可能性も考えられます。Web会議システムを利用する場合は、インターネット回線を安定した状態に整えておくことが大切です。

まとめ

Web会議システムとは、業務における会議やミーティング、面談などをオンライン上で行うことができる便利なシステムです。活用することで交通費や移動時間を削減することができるほか、人事採用活動の幅が広がるなど様々な面で業務の効率や生産性を向上させることができます。

Web会議システムを利用する際には、安定したインターネット環境を用意する必要があります。また、細かい表情を読み取りにくいと感じる場合もあるため、利用する場面などに注意する必要があります。