電子契約書などの電子データを業務内で扱う機会は年々増加しています。

その中で、データ保存などのためにサーバー運用を手掛ける必要がある場合も多いのではないでしょうか。

そんなサーバー運用をクラウド化によってより簡単にすることができるかもしれません。

今回はサーバーをクラウド化することで、サーバー運用や扱う電子データにどのような効果をもたらすのかについて解説いたします。

サーバー運用とは？

サーバー運用とは

サーバー運用とは、サーバーの性能や安全を守り、性能を最適化させて性能を向上させるための業務です。平たく言えば「サーバーが正しく安全に動いているか監視する」ことであり、トラブルや不具合が発生した際には迅速に対応にあたらなければなりません。

サーバー運用の課題

サーバー運用は専門性が非常に高い業務です。そのため、IT関係に詳しい社員が少ない場合は、外部からサーバー運用のための社員を雇わなければいけません。また、24時間常に管理しなければならず、人件費もかさんでしまいます。

クラウド化のメリット

コスト削減

サーバー運用をクラウド化する際には、ほとんどの場合外部企業のサービスにて既製のシステムを利用することになるため、自社に新たにシステムを設置することはありません。

そのため、初期費用はクラウドサービスの導入費用のみとなり、コスト面で非常に安価であるといえます。サービス導入後は自社でのサーバー運用が不要になるため、人件費などをコストカットできます。

利用する場所を選ばない

クラウド化したサーバーシステムを利用するのに必要なのはインターネット回線と操作デバイスのみです。どこからでもクラウド化したサーバーにアクセスし利用することができるため、テレワークなどの多様な働き方を実現することができます。

業務時間の短縮

クラウド化したサーバーシステムを利用することで、これまで必要だったサーバー管理業務を行う必要がなくなるため、業務時間を短縮することができます。他の事業などに人員を回すことができるので、業務の効率化にも繋がります。

コンプライアンスの強化

サーバーをクラウド化することで、コンプライアンスを強化することができます。

クラウドサーバーはほとんどがデータセンターによって管理されています。災害が発生した際にはシステムが停止しないように電源を自動で切り替えたり、仮にダウンしたとしても別のシステムでデータの復旧ができたりと、バックアップと復元の体制が整えられています。そのため、有事の際のリスクを考慮すると自社で運用するよりも安全であり、コンプライアンスの強化に繋がるといえます。

電子契約書をクラウドで管理するメリット

保存容量の拡大

電子契約書をクラウドサーバーにて管理することで、保存できる契約書の量が増えます。案件数を気にせずに取引できるだけでなく、膨大な量の契約書の中から1枚だけ確認がしたい場合でもすぐに検索をすることできます。また、クラウドの場合は保存容量が足りなくなった場合でも増やすことが可能なので、容量を気にすることなく利用することができます。

どこからでもアクセス可能

電子契約書をクラウドで管理することで、どこからでも電子契約を締結することが可能になります。クラウドサーバーにはどこにいてもアクセスが可能なため、全てオンライン上で契約業務が行える電子契約書との親和性は非常に高いものがあります。これにより、テレワーク下でも電子契約の締結と契約書の管理を行うことができます。

データ破損のリスク減少

電子契約書をクラウドサーバーにて管理することで、データ破損のリスクを減少させることができます。自社サーバーにて保存をしていた場合、何らかの原因でサーバーがクラッシュしてしまいデータが破損してしまうことも考えられます。しかし、クラウドサーバーはバックアップと復元の体制がしっかりと整っているため、データ破損のリスクを減少させることができます。

コンプライアンス強化

サーバーをクラウド化することにより、サーバー運用サービスを利用することができ、自社でサーバーを運用する必要がなくなります。そのため、サーバーのメンテナンス費用などが不要になるだけでなく、トラブルや不具合が発生した時にも迅速な対応が期待できます。さらに、電子契約書を守るためのセキュリティ体制を整えてもらうことができるため、コンプライアンスの強化につなげることができます。

まとめ

サーバー運用をクラウド化することによって、これまで自社でサーバー運用を行っていた場合の課題を解決することにつながり、多くのメリットを享受することができます。特に電子契約書を導入している場合は、契約書をクラウドサーバーにて管理することにより、電子契約書の持つメリットを最大限に引き出すことが可能になります。