一緒に仕事をする相手と業務委託契約を結ぶ際、スムーズに仕事を進めていくために注文書を発行することがあります。

注文書に正しく記載できていなければ、思ったように仕事を進めることができなくなってしまう可能性があるため、注文書の概要や記載事項について知っておくことが大切です。

そこで本記事では、業務委託契約における注文書の概要や記載事項、おすすめの雛形を紹介します。

業務委託における注文書とは

業務を発注する側が、業務を請け負う側に商品などを注文する際に発行する注文書ですが、文書の特徴を知っておかなければ、適切に仕事を遂行できなくなくなってしまう可能性があります。

そのため、注文書がどのような書類であり、どのような場面で使用されるのかということや、具体的にどのような内容が記載されるのかを知っておくことが、スムーズに取引を進めていくために重要です。

ここからは、業務委託における注文書の概要について説明します。

他人に一定の仕事を依頼する文書

業務委託契約における注文書は、他人に一定の仕事や納品物を依頼するために作成する文書になります。

注文書という名前の通り、仕事を発注する側が仕事を受注する側に対して送る文書なので、仕事を受注する側が注文内容に同意した場合、受注書を発行してもらうなど、何らかのリアクションを確認することで、契約が成立したかどうかを確認できるのです。

そのため、一方的に注文書を送ったとしても、確実に必要な納品物を受け取ることができなくなる場合があるため、注文書に沿って納品してもらえるかどうかを、必ず確認しましょう。

注文書の作成が必要になる場面

契約内容によっては、注文書を発注することなく取引を進めるケースもあります。しかし、取引金額が高額であったり、会社にとって重要な取引になったりする場合は、注文書を発行することで、取引内容を具体的かつ詳細に定めるのです。

また、取引ごとに契約書を作成すると、書類作成の手間や書類の量が増えてしまい、業務を圧迫しかねません。そのため、契約全体に関することは契約書に定めておいて、細かい取引の部分だけ注文書を作成することで、契約の手間や文書料を削減できます。

注文書の記載事項

注文書に必ず記載する事項は、以下の5つです。

・書類作成者

・発注日

・発注内容

・取引金額

・発注先

これらに加えて、納期や注文番号、納品場所や支払い方法といった事項を、必要に応じて記載していきます。

注文書は雛形を使用すると安心

注文書の作成に慣れていない場合、初めから作成してしまうと、書類の不備によって注文内容がうまく伝わらなくなってしまう可能性があります。

適切な注文ができるように、注文書の雛形を使用すれば、安心して取引を進められるのです。

ここからは、注文書の雛形について詳しく説明します。

自社の雛形を用意しておくと良い

今まで業務委託契約で注文書を取り扱っていた場合は、その注文書の雛形を利用して文書を作成するのがおすすめです。

それによって、必要とされる記載事項を漏れなく入力できるようになりますし、書類の集計作業も楽になります。

公正取引委員会の雛形

公正取引委員会も注文書の雛形を提示しているため、公的機関が提示している文書であるという信頼性を担保しながら、注文書を作成できるようになっています。

業務委託先に注文した後のトラブルを予防したり、裁判になった時に信頼性のある証拠として提出できたりするなど、注文する側にとってメリットの大きい方法なので、こちらを参考にしてあなたの事業に合った注文書にアレンジすると良いでしょう。

Microsoft Officeの雛形

多くの人が利用しているMicrosoft Officeにも、注文書の雛形があります。仕事でMicrosoft Officeをよく利用する人にとっては、使い慣れたアプリケーションで注文書を編集できるため、スムーズな文書作成ができるのです。

契約相手もMicrosoft Officeを利用していれば、電子データで注文書のやり取りをしながら、取引に合った注文書へと仕上げていけるので、より円滑に事業を運営できることが期待できます。

電子契約書の雛形

ペーパーレス化が推進されている近年では、電子契約書を利用して契約手続きを進める事業主も増えています。

電子契約書を利用すれば、契約書を電子化できるだけでなく、雛形を利用することで注文書の電子化ができるようになるため、よりスムーズな契約手続きや事業運営が可能になるのです。

注文書について理解した上で業務委託契約しよう

本記事では、注文書の概要や利用場面、具体的な記載事項や雛形について説明しました。

注文書について理解を深めておくと、トラブルを予防しながら事業の運営に不可欠な納品物を正確に手に入れられるようになります。

ここで説明した内容を参考にして、適切に注文書を取り扱えるようになってくださいね。