企業によっては、業務で注文書をよく使用するということもあるでしょう。契約書の場合は印鑑が必要不可欠ですが、注文書も同様に押印は必要なのでしょうか。今回は、注文書の印鑑の要否とサインで代用できるかどうか、そして注文書の電子化について紹介します。

注文書についての基本を知ろう

まずは、注文書とはどのような書類なのか、契約書との違いから解説します。

注文書とはどのような書類？

注文書とは、物品などの発注をする際に作成する書類です。

販売時に交わした契約を書面で残す書類として、「契約書」があります。ただし、取引ごとに品目や数量が変わる場合、毎回作成するには手間がかかります。そこで注文書を用いれば、内容が毎回異なる注文を取り交わしやすくなるというわけです。

注文書に対して、注文された側は「注文請書」を作成し、注文を受け付けたことを証明します。

注文書における印鑑の必要性とは

企業同士で取り交わす書類は、印鑑が必要と考えてしまいがちです。注文書の場合はというと、印鑑が必須というわけでもなく、またサインでも代用できる場合があります。

必ずしも印鑑や角印は必要ない

注文書と注文請書には押印をするのが必須、と思われがちです。しかし、実は印鑑や角印がない注文書でも効力は変わりません。注文を取り交わす双方で特に問題がなければ、押印は必ずしも必要はないといえるでしょう。

ただし、押印があった方が相手先に安心感を与えられるというメリットもあります。また、もし将来的にその注文が関係する裁判などが起こった場合、押印のある注文書の方が証拠として有効となる可能性があります。

海外との取引における英語の注文書はサインのみ

注文書は、企業によっては国内企業だけではなく海外の企業と取り交わすこともあるでしょう。その場合、英語の注文書を使用することになりますが、英語の注文書では基本的に押印をすることはありません。

海外では、日本のような印鑑制度が存在しない国がほとんどだと言われ、海外との契約では押印の代わりにサインが用いられます。サインは個人の筆跡がわかりやすく、筆跡で本人と判定できる点から、偽造も困難と考えられています。

日本での取引でもサインを代用可能

では、印鑑制度が主流の日本での取引では押印なしでサインのみでの注文書は有効となるのでしょうか。

注文書などの書類には、押印する箇所が指定されています。その部分に手書きでサインをしても、その書類は有効なものとなります。手書きのサインは署名として扱われるため、押印が一般的な書類であっても、サインを手書きしていれば、有効な書類となるのです。

〇 法律における「押印」の意味とは

法律上では、押印と署名は明確に分かれています。

例えば、民事訴訟法第228条において「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」とされています。また、保険法でも第6条で「前項の書面には、保険者（法人その他の団体にあっては、その代表者）が署名し、又は記名押印しなければならない。」と定めています。

つまり、法律においては書類に記名の上で押印、もしくは署名のいずれかがあれば、有効な書類として認められることになります。

注文書でも電子契約を活用できる

電子契約は、近年多くの企業で導入が進められています。主に契約書を電子化するケースが多くみられますが、注文書も契約書と同じように電子契約が活用できます。

電子署名を使えば民事訴訟での証拠になる

契約書と同様に、注文書も電子化しての使用が可能です。その場合、電子契約書の利用に必要な法律を最低限把握しておくべきです。

特に、押印の代わりとなる電子署名は、電子契約において必要不可欠なものといえます。電子署名は紙の契約書における印鑑の代わりとなるものですが、手書きのサインや認印の代わりになるものとして「電子サイン」もあります。

電子署名と電子サインいずれも、利用した人の「本人性」が確認できる仕組みができています。このことから、電子契約で作成した注文書でも電子署名または電子サインがあれば、民事訴訟で証拠として有効な書類となります。

印紙税が不要になるメリットも

注文書は収入印紙が不要となるケースが多いものですが、契約金額が1万円以上、注文請書がない場合などのケースでは、収入印紙が必要となることがあります。しかし、注文書を電子化すれば、どのような内容の書類であっても収入印紙が不要となる点がメリットです。

印紙税法では、「別表第一の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。」と定められています。この部分について、「課税文書」は紙の書類のみを指すと解釈されています。そのため、ペーパーレスとなる電子契約では、印紙税の支払いが不要とされています。

注文書におけるサインの要否を確認しておこう

注文書は印鑑が必要というわけでもなく、手書きのサインでも代用可能です。また、電子契約では電子署名や電子サインも活用できます。しかし、印鑑の方が安心して取引ができる場合もあるので、注文書のサイン可否は取引相手に応じて確認しておくべきでしょう。