契約解除通知書がどのような書類かご存知ですか？

契約解除通知書は、実際に自分達の生活の中で作成する機会や受け取る機会があるかもしれません。

そのため、それがいったいどんな書類なのか、作成方法などをきちんと確認しておくと良いでしょう。今回は、契約解除通知書について詳しく紹介します。

契約解除通知書とはどのような書類？

契約解除通知書とは、どのような書類のことをいうのでしょうか。

契約解除を求める際に使われる

契約解除通知書は、契約の解除を求める際に使われます。例えば、雇用契約において、労働に従事した相手に対して報酬を与えるために結ばれるものであると、民法第623条にその定めがあります。そのため、雇用する際には、雇用契約を結ぶのが一般的です。

雇用に限らず、ほかにも何かの開発をする際に結ぶ開発契約やリース契約、個別取引の際に結ぶ個別契約など色々な種類の契約があります。

これらの契約は、一度結ばれるとどちらかが解除を申し出ない限り継続するので、途中でその契約を解除したい場合には契約解除通知書を作成しなければなりません。

契約解除通知書は電子ファイルでも作成可能

契約解除通知書の作成を書面で行うと、印刷や捺印、製本などの手間やコストのかかるプロセスがあります。これらのプロセスをこなす上では当然それなりの時間と労力を要します。

電子ファイルで契約解除通知書を作成すれば、そんな状態を一気に解決してくれます。

契約解除通知書を電子ファイルで作成する上では、いくつか気をつけなければならない点があります。

1つ目は、電子署名です。双方が契約に合意した証拠を残すためには、改ざんのできない電子署名が必要になります。

2つ目は、電子帳簿保存法への対応です。これは、契約の原本である電子データを、財務省令の満たす形式で保存する義務を果たすということです。

3つ目は、雇用契約においては労働条件通知書の交付が必要だということです。これは、労働基準法施行規則の定めにより、本人の希望を確認することが求められているからです。

「通知書」と「合意書」の2種類がある

契約解除通知書には「合意書」と「通知書」の2種類があります。この2つには大きな違いがあり、契約内容に応じて作成する書類が変わるので注意が必要です。

当事者双方の合意がある場合は「合意書」

合意書は、当事者双方の合意がある場合に作成されます。合意書による契約解除は、契約の解除の申し入れをした際に相手の合意が得られていることが前提なので、最もスムーズに契約を解除することができる方法です。

合意書はとてもシンプルで、「いつ」「誰と誰が」「どの契約を解除するか」が記載されます。シンプルなものとはいえ、契約がいつ終了するかはしっかりと明記しなければなりません。

万が一解釈に疑義があった場合に備えて、協議の上に解決したことを記載しておきましょう。

クーリングオフは内容証明で申し込みの撤回を

通知書は、家賃の滞納や納期遅延、商品の欠陥、クーリング・オフなどの問題が発生した場合、契約の解除を求めるものとして作成されます。

様々なケースが存在するため、ケースによってそれぞれ通知書の書式も変わります。

クーリング・オフとは、一定期間内であれば無条件で契約を解除できる制度です。この制度は、断りきれずに購入したり、契約したりした商品やサービスに適用されるもので、訪問販売やアポイントセール、エステ、語学学校のローンなどが対象となります。とはいうものの、通信販売や店頭販売は、自分の意思で購入しているので対象にはなりません。

契約解除通知書の具体的な例を紹介

契約の解除は、具体的にいうとどのようなときに行われるのでしょう。最後に、具体的なケースを紹介します。

リースをやめたいリース契約の解除

リース契約を解除したい場合には、契約を解除したい理由とともに通知書を作成します。

例えば、解除の理由が料金の停滞である場合は、「◯年◯月〜◯年◯月までの支払いが滞っているため、リース契約書第◯条の解除条項に基づき上記契約を解除致します。

また、停滞した料金は◯年◯月◯日までにお支払いください。」など、具体的に書くようにしましょう。

期待どおりでないシステム開発契約の解除

システム開発の解除といったケースの場合、プロジェクトを進める上で契約されるものが多いため、その契約を終了する理由には、プロジェクトを終了させる意味を持つことが多いです。

そのため、解除の原因（「未完成のものが納品された」「大きな欠陥があるものが納品された」など）を具体的に記載することが必要です。

取引基本契約および個別契約の解除

取引基本契約及び個別契約を解除する場合は、責務不履行に基づいて解除されることが多いものです。

とはいうものの、個別契約において契約の解除事由がない場合は、特に慎重に対応しなければなりません。

契約解除通知書を電子ファイルで作成しよう

契約解除通知書は、電子ファイルでの作成も可能です。

電子ファイルで作成することによって、これまで必要としていた時間と労力を大幅に削減することが可能で、生産性の向上にもつながります。契約の多い企業では、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。