何かの契約を途中で解除する際に作成される契約解除通知書。この書類を作成する際に印鑑が必要なのか気になりますよね。

必要なものを忘れてしまって、後から問題になっても困ります。契約相手と取り交わす重要な書類ですから、しっかりとした対応を心がけなければなりません。

今回は、契約解除通知書の印鑑について説明します。

契約解除通知書に印鑑は必要なのか？

まずは、契約解除通知書において印鑑を押す必要があるかどうかを説明します。

自分の名前であることを示すために必要

契約解除通知書を作成する際には、表記した名前が自分の名前であることを証明するために、印鑑を押す必要があります。

契約解除通知書は、雇用契約やクーリングオフなど、様々なケースで作成される書類です。何らかの理由で契約を途中で終了する際に契約解除通知書を作成し、契約を終わらせます。

そのため、後で問題が起きないように、正しい書き方であることが大事なのです。

基本的に印鑑の種類はどれでも良い

契約解除通知書に押す印鑑の種類は、特に決まっていません。登録された印鑑でも問題ないですし、登録されていない一般的な三文判でも特に問題はありません。

ゴム印でも良いとされています。しかし、大きな取引や重要な契約において会社名で契約している場合は、会社で登録された印鑑を使うほうが良いでしょう。

契約解除通知書の書き方と通知方法

では、契約解除通知書はどのように書けば良いのでしょうか。ここでは契約解除通知書の内容ではなく、書く際に注意すべき点をいくつか紹介します。

書式ルールは特に決まっていない

契約解除通知書の書式ルールは特に決まっておらず、必要なことがしっかりと書かれていれば問題ありません。書く際には、手書きでもワープロでもよく、横書きでも縦書きでも構いません。とはいえ、中には縦書きがダメという相手もいるかもしれないので、通知書を作成する前には一度相手に確認してみるのもよいかもしれません。

封筒の宛名書きは一般的な書き方で

契約解除通知書を送る際には、封筒に入れて郵送するのが一般的です。そのため、契約解除通知書を入れるための封筒を用意する必要があります。

封筒には、一般的な書き方で宛名を書きます。右上に郵便番号を書き、右側から住所、中央に宛名を書き、左上に切手を貼ります。宛名は会社名でもよいです。

名前が分かる場合は、担当者宛にするのが良いでしょう。誰から送られてきたかが分かるように、裏側に自分の住所を書くことを忘れてはいけません。

契約解除通知書の通知方法

契約解除通知書の通知には、メールや電話を使用します。契約解除通知書を普通郵便で送った場合、送った日のうちに送付したことを相手方に知らせておきましょう。

あらかじめ伝えておくことで相手は届くことを把握できるので、郵便物を受け取った際に見落としを防げます。

なお、日付指定便で送る際には、送る前にいつ送れば良いのかを相手方に確認すると良いでしょう。相手の都合の良い日に送れば受け取りも確実になるので、送る側としても安心です。

契約解除通知書が電子媒体の場合

契約解除通知書は、電子ファイルとしても作成することができます。電子ファイルで作成する場合、紙媒体のように物理的なものが存在するわけではないので、印鑑を押すことができません。この場合に、本人であることの証明がどのように行われているのかが非常に気になるところです。

最後に、電子ファイルとして契約解除通知書を作成した場合の署名事情について説明します。

印鑑ではなく電子署名が使われる

契約解除通知書を電子ファイルで作成する場合には、印鑑ではなく電子署名が使われます。従来、紙の文書においては印鑑がないと本人確認ができませんでした。

電子ファイルの場合はいくら印鑑を押そうと思っても、物理的に押すことができません。したがって、電子ファイルにおいて本人を確認する手段として電子署名が使われるようになったのです。

〇電子署名とはどのようなもの？

電子署名は、紙媒体における印鑑やサインと同じように、作成した文書が正式な文書であることを証明できるものです。電子署名があることによって、その契約書を本人が作成したこと、契約書の内容が改ざんされていないことが証明されます。

ただし、電子署名だけでは簡単に偽装されてしまうこともあり、中には改ざんによって悪用される場合もあるため、電子署名に併せてタイムスタンプが使われるのが一般的です。

タイムスタンプは、電子署名と併用されるものであり、そこには付与時刻が記載されます。タイムスタンプが押されることで、その文書がその時間に存在していること、また、押された時刻以降に改ざんされていないことが証明されるのです。

以上のように、電子ファイルでは電子署名とタイムスタンプといった2つの処置を施すことが重要です。

電子ファイルとして作成した文書の有効性を確保するためにも、また偽造されたり、改ざんされたりといった損害を受けないためにも忘れずに処置するようにしましょう。

電子媒体で作成すれば印鑑が必要ない

契約解除通知書を作成する際には、印鑑を押す必要があります。印鑑がないと本人であることが証明されないため、後々問題になることがあります。

最近では、各種の契約において電子契約システムを導入している企業も増えています。

自社にシステムを導入するときに備えて、電子ファイルで契約書や契約解除通知書を作成する際の要領などに関する知見を高めておきましょう。