契約解除通知書もほかのビジネス文書と同様、自社だけでなく相手先に誤解のないよう正確に意図を伝える必要のある重要な文書です。

ここではそれに必要な項目を示し、雛形作成のための構成例を紹介します。

契約解除通知書とは何を表すのか

まずは基本となる契約解除通知書とは何か、契約解除とは何かを見てみましょう。

契約解除を一方的に通知する

契約とは、一定の法的効果を持つ約束事のことで、立場の異なる当事者間で合意によって成立します。

しかし、社会環境の変化など様々な理由によりそれを解除するとなると、契約の当事者全員にそれを通知する必要があります。

それは一旦当事者の合意で定められているため、解除にも原則として合意が望ましいとされているからです。

契約解除は通常、当事者の誰かが申し出るものですが、それに合意したくない当事者がいる可能性は充分あり得ます。契約解除通知書は、契約解除を通知すると同時に、当事者全員に解除を受け入れてもらうために最初に送付される文書です。

形式的には一方的に送付されますが、その申し出やまつわる事情に理解を求め、よりスムーズに合意に至るために欠かせないツールだといえます。

できるだけ合意解除が望ましい

契約解除は、契約満了に伴う契約の終了とは違い、あくまで当事者の意思表示によるイレギュラーな申し出です。

そのため、スムーズに手続きを進めるためにもほかの当事者の合意による「合意解除」が望ましいとされています。やむを得ない理由があるとしても、ほかの当事者にとって損害を被る可能性の高い突発的な申し出であることに違いはありません。

申し出る側から、丁寧に説明してほかの当事者から理解を得るのが当然といえます。

契約解除が可能な状況

契約解除の理由が申し出る当事者の自己都合である場合を除くと、契約を解除できる状況には大まかに次の2つの状況が考えられます。

債務不履行・債務遅延

債務不履行や債務遅延とは、一方の当事者が契約で定められた義務を履行せず、契約に違反している状態に陥ることをいいます。

例えば、自社が契約相手から商品を購入する契約を締結していたものの、相手は契約上定められた日までに商品を納入しない場合や、自社が取引相手に対して商品を売却する契約において、自社は納品しているにもかかわらず相手が期日までに代金を支払わない場合などがそれに該当します。

このような場合、自社としても多少の期間は待つこともできますが、債務の履行が期待できなかったり、この遅れによってビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあれば契約を解除し、取引のない状態に戻したいと考えるのは仕方ないといえます。

契約上の契約解除項目に該当

取引における債務の不履行や遅延のほかにも、次のような解除事由が契約書に定められていれば契約を解除できます。

・監督官庁より営業の許可の取り消し等の処分を受けた

・手形・小切手が不渡りとなった

・破産や民事再生・会社更生または特別清算の手続き開始の申し立てを受けた、または自ら申し立てた

・支払停止または支払不能の状態となった

・差押え・仮差押え・仮処分・担保権の実行または公租公課の滞納処分を受けた

・解散の決議を行った

・合併・会社分割または事業譲渡等の組織再編行為を行った

これらは契約相手の信用状態が著しく悪化したことから、契約を継続するための前提が損なわれたと考えられます。

このような場合、相手に対して特に通知しなくても解除することができます。これは通知したとしても事態が改善することはないためです。

契約解除通知書の雛形の例

ここからは具体的に、契約解除通知書に記載する項目をどのように配置したらよいのかという例を雛形として紹介します。

一般的な契約解除通知書の構成

契約解除通知書には、解除する契約を特定すること、その契約を解除する旨を明確に記載します。具体的には次のような項目を記載し、例のとおり配置することになります。

・通達した年月日：最上段右端

・（文書の趣旨として）「〇〇契約解除通知書」：2行目中央

・（相手先名）様：3行目左端

・（自社名）：4行目右端

・本文＝解除する契約を特定するための日付や名称とそれを解除する旨と解除理由、それによって発生する損害賠償金や違約金などの処理方法を簡潔に記載：5行目から

・以下からは、必要に応じて契約解除の日付などを補足

契約解除理由については、その根拠となる契約条項や法律条文などを明確に記載します。手続きをよりスムーズに進めるためには、解除理由を明確にしておく必要があります。

英文の契約解除通知書の例

英文で契約解除通知書を作成するときは、項目はほぼ同じですが一部の表記や配置が変わることに注意が必要です。

・通知した年月日：最上段左端　表記例：「2020年8月30日」は「August 30,2020」

・（相手先名）＝英語表記で記載し、住所も併載することが多い：2段目左端

・（相手先代表者名）：3段目左端　表記例：「Dear（Mr.〇〇など）」

・（文書の趣旨）「Annulment of a contract（契約解除）」など

・本文

・（代表者名/自社名）：最下段左端

電子契約なら雛形から直接送付も可能

契約解除通知書も1通・2通程度ならさほどの手間はありませんが、それが10通・20通となると通常業務にも影響が出始めます。

しかも紙文書は通知するにも保管するにも時間やコストがかかるデメリットがあります。

そんなデメリットを最小限にしてくれるのが、最近導入企業が増えている「電子契約」です。電子契約ではパソコンで作成した書面を一定の手続きを経て暗号化し、メールに添付して安全に送付もできて法的にも有効とされています。

契約解除通知書に限らず、文書の多い企業は特に大きなメリットが期待できます。これからのコスト見直しのためにも、具体的な導入をぜひ検討しましょう。