「雇用契約は派遣会社と労働者の間で締結する一方、実際の就業は派遣先企業で」というのが「派遣契約」です。

契約を交わす際には、原則契約書類が発生するため、書類の数も増えてきます。

契約書類を整理整頓するという観点からも、また個人情報の紛失リスクを防ぐためにも保存期間を正しく知っておきたいところでしょう。

この記事では、派遣契約関連の書類保存期間を中心に解説します。

派遣契約に関する書類

最初に、派遣契約に関連する書類を確認します。派遣元と派遣先間、派遣元と派遣労働者間で締結する書類がそれぞれ異なるので、注意しましょう。

派遣元と派遣先の契約書類

派遣元と派遣先の間では、2種類の契約書が結ばれます。1つが、継続的に派遣する旨や機密保持・支払条件など、基本的内容を記した「労働者派遣基本契約書」です。

そして、業務内容や期間・人数といった具体的条件を定めた「労働者派遣個別契約書」があります。

〇基本契約書と個別契約書の違い

このように、「基本」と「個別」で2種類の派遣契約書があります。それぞれ、違いがわかりにくいですが、記載される内容に着目するとわかりやすいです。

まず、基本契約書の場合、原則自由にその中身を取り決めることができます。一方、個別契約書の場合、派遣法に定められた事項の記載が必要です。

この法定記載事項には、

・従事する業務の内容

・従事する業務に伴う責任の程度

・派遣期間及び派遣就業をする日

といった様々な事柄があります。

派遣元と派遣労働者の契約書類

派遣元と派遣労働者の間では、就業条件明示書と労働条件通知書のやり取りがあります。前者は、労働者派遣法第26条で定められている内容を労働者に通知するためのものです。

一方、後者は、労働基準法で定められた労働条件を通知するものです。それぞれ重なる事柄もあるため、合わせてひとつで交わすことも多いです。

派遣元管理台帳

労働者派遣法第37条では、派遣元管理台帳について定められています。

これは、派遣先や派遣労働者と結んだり、交付したりするものではないですが、労働者が少人数でない限り作成は必須のため、注意しましょう。

適切な雇用管理を行うためにも不可欠なものであり、

・派遣者の氏名

・派遣先の名称

・始業及び終業の時刻

など内容は多岐に渡ります。

派遣契約の契約書保存期間は

では、ここから派遣契約に関する書類の保存期間を確認しましょう。保管については、労働派遣法で定められています。

派遣元管理台帳は3年

まず、法律の定めにより、派遣元管理台帳は3年間保存しなくてはなりません。

これは、労働派遣者の就業面でトラブルがあったときに、参考資料として必要になるためです。

派遣契約書に保存期間の決まりはない

一方、派遣契約書については基本、個別いずれも保存期間に法律の定めがありません。

しかし、曖昧な状態であれば社内で認識にズレが生まれ、紛失リスクも増加します。

そこで、保存期間について社内でルール決めをしておけば良いでしょう。

その期間については、台帳の「3年間」に合わせるのが一番わかりやすいのではないでしょうか。

3年間であれば、過大な手間にはならない上、台帳と足並みを揃えているので覚えておきやすいです。

保存に関する注意点

保存する際に、その期間の起算日が重要です。特に、タイムカードについては誤解が生じる場合があるので、注意しておきましょう。

タイムカードの保存の起算日に注意

『1-3 派遣元管理台帳』の項目で解説したように、台帳には労働時間などについても記載が必要です。

しかし、「別紙タイムカード記載」とすることでタイムカードと紐付けすれば、別紙での取り扱いも可能になります。

ここで注意したいのが、それぞれの起算日の違いです。通常、タイムカードは「最後の記入日から3年間」が保存期間とされます。

しかし、台帳保存の場合は「労働者派遣終了から3年間」が必須です。紐付けすることにより、タイムカードも「労働者派遣終了から3年間」に合わせなくてはいけなくなるのです。

記入から3年経過したからといって、即座に廃棄するのではなくしっかりと管理しておくようにしましょう。そのためにも、台帳と近くで保存しておくのが間違いないです。

今後派遣の分野でも電子契約が進む

以上、派遣契約の書面保存期間について解説しました。派遣元管理台帳のみ、保存期間に3年という定めがありますが、後々のトラブルを避けるためにも、その他の関連書類についても同期間保管しておくのが良いでしょう。

しかし、書面の保管をすると場所を取る上、紛失リスクも心配になるかもしれません。

最近では、雇用契約に関する電子化が可能になりました。

派遣契約については、まだはっきりしていないところも多く、現時点での電子化は難しいかもしれませんが、いずれその波が来るかもしれません。

印紙税削減などのメリットも多いため、その他の契約の電子化から取り掛かり、新しい波に乗り遅れないようにしましょう。